Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

Видео:Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова Мария. РУНОСкачать

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия — Образец-док

Представляю новую рубрику сайта «Новости партнеров«. Буду пополнять ее по пятницам. Сегодня с удовольствием представляю вам портал Архивное делопроизводство и любезно предоставленную им статью — положение об архиве организации. Конечно, это только проект, но он запросто может стать основой локального нормативного акта для каждой компании, в которой есть архив.

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в «Наименование организации» создается архив.

1.2. Архив создается в составе “службы делопроизводства”, и осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.

*как вариант архив может быть самостоятельным структурным подразделением.

1.3. «Наименование организации» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Должностные лица «Наименование организации» несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами работы архивов организаций.

1.5.

В состав документов архива «Наименование организации» входят документы, образовавшиеся в процессе деятельности: управленческие, бухгалтерские, финансовые, документы кадрового учета, личные дела и лицевые счета сотрудников, техническая и инженерная документация, планы и схемы; научно-справочный аппарат архива; так же в состав документов архива входят все документы организаций предшественников.

1.6.

Архив «Наименование организации» в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по вопросам архивного дела; нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива); Основными правилами работы архивов организаций, действующими в «Наименование организации» правовыми актами и методическими документами по вопросам организации работы с документами, а также настоящим Положением.

1.7. Положение об архиве «Наименование организации» утверждается руководителем «Наименование организации»

1.8. При смене ответственного за архив «Наименование организации», прием-передача документов, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем «Наименование организации».

1.9. При ликвидации «Наименование организации» или структурных подразделений, входящих в состав «Наименование организации», передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.

II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. Основными задачами архива организации являются:

Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве «Наименование организации»;

• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.2. В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:

• принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
• проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
• организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

III ПРАВА АРХИВА

3.1. Для выполнения основных задач и функций архив «Наименование организации» имеет право:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив «Наименование организации» документов в упорядоченном состоянии;
• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива «Наименование организации»;
• запрашивать от структурных подразделений и организаций — источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

IV ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

4.1. Архив «Наименование организации» совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

V ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

5.1. В архиве составляются: годовой план работы и план-график приема дел в архив «Наименование организации».

5.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

5.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

5.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

5.5. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

5.6. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

5.7. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

VI ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Ответственным за архив «Наименование организации» назначается специалист с высшим профильным образованием, либо со стажем работы не менее двух лет в сфере архивного дела. Должность утверждается в штатном расписании «Наименование организации».

6.2. Ответственный за архив исполняет обязанности согласно должностной инструкции.

6.3. Ответственный за архив несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, обусловленных положением об отделе, его задачами и функциями.

__________

Это положение об архиве организации представлено в виде проекта. На его основе каждый может составить положение о собственном архиве. Еще раз спасибо партнеру!

?p=5483

Положение об архиве организации: образец

За годы функционирования в учреждении накапливается множество важных документов. Многие из них остаются актуальными в течение длительного времени. Согласно ст. 29 ФЗ 2011 № 402-ФЗ, администрация обязана обеспечить их сохранность. Положение об архиве регламентирует порядок хранения бухгалтерской, учетной и другой важной документации.

Какие документы подлежат архивированию

В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:

• регистры бухучета;
• первичные учетные листы;
• финансовые отчеты;
• справки и заключения аудиторов;
• налоговые декларации;
• заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
• документы, касающиеся кадрового учета персонала.

В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.

В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:

• документы с реквизитами организации-предшественника;
• документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
• завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).

Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.

https://www.youtube.com/watch?v=WWkE39_LZ0Q

Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.

Задачи архива

Недостаточно просто создать архив. В рамках одного учреждения в него будут стекаться важные бумаги из структурных подразделений, удаленных филиалов и прочих точек.

Финансовые документы имеют долгое хождение. Они остаются актуальными даже после реализации и закрытия какого-то бизнес-проекта. Поэтому только строгая систематизация архивных данных поможет отыскать справку для предоставления по требованию.

Прежде всего, руководитель должен назначить ответственное должностное лицо, которому будет вменяться в обязанность не только прием бумаг в архив, но и организация их хранения в определенном порядке.

Кроме того, в его обязанности входит:

• по мере необходимости информировать администрацию о пополнении и содержании архива;
• готовить копии особо ценных документов;
• выполнять запрос сторонних организаций о предоставлении какого-либо документа.

Это же должностное лицо будет обязано фиксировать передвижение нужных бумаг.

Образец Положения об архиве организации

Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.

Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.

Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:

• учета важных бумаг, которые скапливаются во время реализации профессиональных или производственных задач;
• гарантии сохранности справок, актов и прочих учетных бумаг;
• обеспечения физической сохранности каждого документа;
• обеспечения качественного восстановления в случае порчи.

Положение об архиве должно быть утверждено руководителем учреждения. Оно вступает в силу после локального приказа о создании архива.

Данное Положение — это нормативный документ руководителя учреждения. Все должностные лица, которые будут привлечены к приему, учету и комплектации документов, должны быть ознакомлены с текстом Положения.

Скачать образец положения об архиве организации 2019.

Правильно сформированный архив является автономным подразделением учреждения. Однако он функционирует по плану, который составил и утвердил руководитель организации. Данное структурное подразделение подотчетно администрации. (25 голос., 4,30

Видео:Архивы учреждений организация работы экспертных комиссийСкачать

Положение об архиве организации: образец

За годы функционирования в учреждении накапливается множество важных документов. Многие из них остаются актуальными в течение длительного времени. Согласно ст. 29 ФЗ 2011 № 402-ФЗ, администрация обязана обеспечить их сохранность. Положение об архиве регламентирует порядок хранения бухгалтерской, учетной и другой важной документации.

Видео:Четвертый выпуск обучающего видео на тему «Экспертиза ценности документов в архиве организации»Скачать

«Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

(утв. приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176)

1. Общие положения

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях.*

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

https://www.youtube.com/watch?v=-vmXNa5CFpU

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5.

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;**

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; **

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

Видео:Создание архива организации. Часть 2. Положение об архиве, долж. инструкции, штат архива. 30.11.2022Скачать

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

Утверждено Приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях .

————————————

Далее — «учреждениях».

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

https://www.youtube.com/watch?v=-vmXNa5CFpU

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5.

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу .

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников .

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации .

————————————

Документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти.

2.4. Личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив.

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.

3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

Видео:Создание архива организации. Часть 4. Организация учета документовСкачать

Положение об архиве организации: проект

Представляю новую рубрику сайта «Новости партнеров«. Буду пополнять ее по пятницам. Сегодня с удовольствием представляю вам портал Архивное делопроизводство и любезно предоставленную им статью — положение об архиве организации. Конечно, это только проект, но он запросто может стать основой локального нормативного акта для каждой компании, в которой есть архив.

🎥 Видео

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023Скачать

Создание архива организации. Часть 1. Ознакомление с нормативно правовой базой. 28.09.2022Скачать

Паспортизация архива организации - источника комплектования РГАНТДСкачать

Росархив утвердил новые правила хранения архивных документов #новости #рекомендации #документыСкачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Архив в здании тюрьмы. Архивы России и УкраиныСкачать

Государственный архив: куда и как сделать запрос на получение документов?Скачать

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

ОНЛАЙН-СЕМИНАР ДЛЯ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ВЕДЕНИЕ АРХИВА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИЯХСкачать

Как создать с «0» и организовать работу архива в организации. Эксперт Доронина Л.А.Скачать

Ситуация со сканированием архива вызывает вопросыСкачать

10 минут, чтобы узнать о профессии архивистСкачать