Сводный отчет службы персонала организации о подборе персонала

Видео:Как правильно считать воронку подбора персонала в excelСкачать

“Спрятанное золото” в отчётах службы управления персоналом

HR-отчетность – важное и необходимое условие для принятия решений на основе данных. Почему? Потому что сложно принимать обоснованные решения, когда HR-партнеры и другие заинтересованные стороны имеют слабое представления о своей организации. Бояться тут нечего, HR-отчетность может решить эту проблему! Как? Собственно, статья именно об этом.

Мы рассмотрим преимущества HR-отчета, а также данные и метрики, которые могут быть в него включены. Кроме того, здесь добавлено несколько шаблонов HR-отчета, чтобы дать вам некоторые практические идеи о том, как приступить к работе.

3 функции HR-отчета

Отчетность по персоналу – это ключевая задача HR-специалиста. Если все делается правильно, то это дает три ключевых преимущества как для отдела HR, так и менеджмента:

• HR-мониторинг. Регулярная отчетность позволяет HR-специалисту держать руку на пульсе организаций, отслеживая ключевые показатели персонала. На раннем этапе можно обнаружить новые тенденции и возможности, таким образом, возникающие проблемы решаются до того, как они существенно повлияют на бизнес.
• Информация для менеджмента. HR-отчет может помочь менеджерам более эффективно выполнять свою работу. Фактически HR-отчет информирует менеджеров о происходящем в их командах и отделах. Когда, например, отдел маркетинга борется с высокой текучестью кадров и долгой продолжительностью найма, менеджеры станут уделять больше внимания удержанию сотрудников и будут знать о таких рисках, как более долгие сроки замены сотрудников, если кто-то собирается увольняться.
• Отслеживание проблемных областей. НR-отчетность также является отличным методом отслеживания основных проблемных областей, причем весьма прозрачно. Прозрачность в показателях текучести кадров у каждого менеджера будет мотивировать их уделять более пристальное внимание удержанию сотрудников, поскольку на кону их репутация! Путем отслеживания проблемных областей HR-специалисты могут существенно улучшить ситуацию.

Как создать HR-отчет

Прежде чем приступить к составлению HR-отчета, необходимо продумать моменты, а точнее ответы на вопросы «как» и «когда».

Автоматическое VS ручное составление

Масса организаций продолжают работать с привычными статистическими отчетами в зависимости от ситуации. Например, когда менеджер или директор хотят что-то знать о персонале, они просят HR-специалиста отправить им отчет.

После такого запроса отдел HR-данных начнет срочно составлять этот отчет (нередко сверхурочно). Это пример (неэффективной и) ситуативной отчетности. HR-отчеты должны составляться моментально, а потому их следует автоматизировать.

Стандартное составление VS инфопанель (dashboard)

Увы, как уже было упомянуто, все еще существует немало организаций, которые работают с бумажными отчетами, составленными вручную. Это не всегда плохо: когда информация не подвержена изменениям, бумажные отчеты могут быть вполне эффективными.

Кроме того, мейл с отчетом увидят быстрее, чем редкие обновления на инфопанели. Тенденция такова, что люди не будут использовать панели мониторинга, которые не показывают и не доказывают свою ценность и удобство.

Однако инфопанель предлагает возможность получения более детальной информации.

Текучесть кадров может быть интересным показателем, но какой процент из этого показателя действительно обидные и нежелательные потери персонала? Не проблема, когда уходит неэффективный сотрудник, но упускать действительно перспективных людей катастрофично.

Интерактивные инфопанели позволяют вам анализировать данные и делать необходимые выводы. Вы можете либо предоставить всем доступ к этой инфопанели, либо открыть отдельные части для просмотра и ознакомления.

Гигиенический фактор

HR-отчетность часто рассматривается как гигиенический фактор. Это означает, что необходима надежность и точность. Если у кого-то «плохая гигиена» (то есть, в отчетности встречаются ошибки и погрешности), люди это заметят и будут жаловаться.

https://www.youtube.com/watch?v=AL-Yx63zdJE

Это подчеркивает важность надежной отчетности. Точность – обязательное условие. Без этого HR-специалист быстро утратит свою репутацию.

Люк Смейерс (компания iNostix) очень четко сформулировал это несколько лет назад.

Конечно, каждый HR-отдел должен (максимально) хорошо справляться с этим «классическим» уровнем отчетности. Без обсуждений. Без дебатов. Уметь это делать. В каждой организации этот уровень должен быть полностью автоматизированным, высокоэффективным, супербыстрым, информативным, легким для чтения, хорошо структурированным и понятным на уровне нажатия одной клавиши.

Не все организации пока находятся на «очень эффективном и супербыстром» уровне. Тем не менее, каждая компания должна уметь вести HR-отчетность.

Характеристики HR-отчета

В HR-отчет необходимо включить несколько важных показателей. Обратите внимание, что большинство из них являются метриками высокого уровня, так как они дают общее представление об организации.

• Трудовой стаж
• Пол: общее соотношение, фактор диверсификации (см. образец инфопанели ниже)
• Возраст: возраст становится все более важным аспектом с учетом сегодняшнего «старения» персонала. Возраст также часто является ключевым ориентиром для компаний, которые хотят внедрять инновации и реорганизовывать структуры.
• Уровень образования: уровень образования включается только при наличии таких данных, и когда это уместно для общих целей организации. В противном случае этот фактор рискует стать так называемой «ванильной метрикой» в HR-отчете, то есть для создания позитивного образа.
• Тип функции: такая метрика, как тип функции или кластер функций может помочь различать разные группы внутри компании. Примером может быть топ-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный персонал и вспомогательный персонал.
• FTE: или полная занятость (ставка) – это рабочие часы, отработанные одним сотрудником на постоянной основе. Количество FTE часто меньше, чем общее количество сотрудников. Это тот случай, когда в организации много работников, занятых неполный рабочий день.

FTE дает точную оценку общей рабочей нагрузки в организации. Кроме того, люди, которые работают менее 1 FTE, могут считаться работниками, занятыми неполный рабочий день.

• Активные сотрудники: этот показатель дает общее количество сотрудников, работающих в организации.
• Текучесть кадров: этот показатель отражает количество и / или процент сотрудников, уволившихся в предыдущем периоде.
• Новые сотрудники: этот показатель отражает количество и / или процент новых сотрудников, присоединившихся к организации за последний год.
• Отсутствие на рабочем месте: это процент времени, в течение которого сотрудники в среднем отсутствовали в предыдущем периоде. Эта цифра также показывает общее количество дней отсутствия на каждого сотрудника.
• Издержки от отсутствия на рабочем месте: этот показатель не является стандартной метрикой, но он может конкретизировать и детализировать предыдущий показатель в финансовом эквиваленте.
• Стоимость труда: это общая сумма денег, которую организация платит своему персоналу. Эта цифра включает выплаты сотрудникам и налоги на зарплату. Стоимость труда может быть разделена на прямые или косвенные затраты. Прямые затраты – это затраты, связанные с людьми, которые вносят свой вклад в основной процесс (работник конвейера). Косвенные затраты не относятся к производственным этапам (например, охрана).
• Стоимость обучения: представляет собой общую сумму, которую компания тратит на обучение как новых сотрудников, так и старых.
• Затраты на подбор персонала: общая стоимость работы по набору персонала, куда включаются расходы на внешние агентства, рекламу и (иногда) снижение производительности.
• Время для заполнения вакансии: это количество дней между открытием вакансии и моментом, когда кандидат занимает эту вакансию. Этот показатель будет значительно различаться в зависимости от типа работы: например, разработчиков ПО, специалистов по аналитике больших данных и высококвалифицированных продавцов найти гораздо труднее, чем маркетологов начального уровня.

Это далеко не исчерпывающий список. Сюда могут быть включены и другие метрики:

Матрица динамики состава персонала

Простой фиксации количества людей, которые приходят в организацию и покидают её, зачастую недостаточно, поскольку она не дает вам полной картины. Решением может быть матрица динамики состава персонала. Такая матрица предлагает отличный способ представить, сколько людей пришло, сколько пошло на повышение и сколько уволилось, а также как эти цифры выглядят.

https://www.youtube.com/watch?v=q80Jp7xpoGI

Эта немного сложно выглядящая таблица – отличный пример матрицы динамики состава персонала. Строки представляют четыре категории персонала (A, B, C и D) и изменения в них в период с 2017 по 2018. Например, в течение 2017 года 10 человек перешли из категории менеджмента среднего звена в топ-менеджмент.

В нижней строке отображаются данные по сотрудникам на 1 января 2018 года, а общая численность сотрудников на 1 января 2017 отображается в крайнем правом столбце. Общая текучесть кадров за 2017 года показана в колонке «текучесть», также отображены повышения / понижения в должности.

Этот обзор помогает визуализировать развитие организации, текучесть кадров (у этой организации низкая текучесть среди производственного персонала, но все другие категории борются с текучкой, которая превышает 10%). Таблица также визуализирует развитие персонала (обратите внимание на 10%-ное увеличение кол-ва топ-менеджмента, с 45 в 2017 году до 50 в 2018 году).

С одной стороны, подобная таблица дает хорошую общую картину, с другой – помогает выявить некоторые ключевые проблемные области в компании.

Шаблоны HR-инфопанели и HR-отчета

В поисках образцов и примеров HR-отчетов, мы наткнулись на инициативу «Оценка ваших талантов». Это достаточно интересный ресурс, в том числе тематическое исследование от компании Capgemini, которое содержало отличные примеры HR-инфопанелей (dashboard).

Основная HR-инфопанель

HR-инфопанель: Больничные / отсутствие на работе

HR-инфопанель: Управление талантами – инструмент «9-box grid»

HR-инфопанель: Разнообразие

Ошибки при составлении HR-отчетности

В HR-отчетности существует несколько подводных камней. Это необходимо учитывать, чтобы не наделать ошибок.

• Автоматизируйте HR-отчетность: не пытайтесь генерировать каждый отчет вручную. Это крайне неэффективно и сведет на нет все возможности вашего отдела HR-данных. Все отчеты, описанные в этой статье, можно легко автоматизировать и генерировать автоматически.
• Предоставьте соответствующую информацию: не пытайтесь сделать всех счастливыми. Если вы можете сделать 80% людей счастливыми с помощью 20% информации, это может быть лучшим решением. Создание чрезмерно усложненной инфопанели и отчетность с нерелевантными данными могут привести к неэффективности отчетов и инфопанелей и, соответственно, снизить их ценность.
• Устраните ошибки: HR-данные будут считаться несоответствующими действительности, если в ваш HR-отчет закрадутся ошибки. Исправьте эти ошибки в исходных системах и проверьте их на корректность работы по точному вводу данных.

HR-отчетность и HR-инфопанели часто становятся первым шагом для тех организаций, которые хотят перейти к HR-аналитике, и именно поэтому для них столь важна эта тема. Все зависит от ваших данных. Удачи вам в составлении HR-отчета!

Список литературы и
blog/hr-reporting-hr-report-hr-dashboard/

Видео:7 ОШИБОК НЕОПЫТНЫХ РЕКРУТЕРОВ. ПОИСК И ПОДБОР ПЕРСОНАЛА | +18Скачать

Аналитическая отчетность в управлении персоналом

На сегодняшний день персонал представляет собой один из основных ресурсов фирмы, управление и развитие которого во многом определяет состояние организации в целом. Работа с ним требует эффективной политики руководства, по сути, уникальной для каждого предприятия.

Одной из проблем работы с персоналом является текучесть кадров. Она может привести к упущению прибыли, потере квалифицированных рабочих, снижению качества продукции, росту изделий с браком и увеличению числа прогулов.

Чтобы контролировать увольнения и понять, как удержать лучших сотрудников, необходимо определить причины, по которым люди покидают компанию. Для изучения мотивов ухода большое значение имеет сбор и анализ информации о них.

В первую очередь это сведения об общем числе уволившихся, долях сотрудников различных возрастных категорий, о работниках с низкой и высокой квалификацией, а также об их стаже работы и образовании.

https://www.youtube.com/watch?v=mxgX9FttPpc

Для изучения проблем управления персоналом возможно применение следующих методов:

1. Оценка состояния структуры персонала. Анализ структуры персонала позволяет делать выводы о влиянии той или иной категории на суммарную производительность труда и результаты работы компании; выявлять потребности в расширении, определять необходимую численность сотрудников и их профессиональный и квалификационный состав.
   • Квалификационный состав.
   • Динамика приёма на работу.
   • Возрастной состав.
2. Оценка причин временной нетрудоспособности. Временная нетрудоспособность — невозможность по состоянию здоровья выполнять работу в течение относительно небольшого промежутка времени. Анализ данного показателя позволяет определять причины и сроки временной нетрудоспособности, выявлять сезонные зависимости, снижать затраты на компенсационные выплаты.
3. Изучение движения персонала:
   • Оценка текучести кадров. Избыточная потеря кадров приводит к появлению дополнительных расходов, связанных с затратами на восполнение численности, обучение новых сотрудников и устранение недостатков из-за некомпетентных действий. Для измерения текучести персонала часто применяют коэффициент текучести кадров — это отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за определенный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход и т.п.), к среднему количеству сотрудников за тот же промежуток времени. Текучесть бывает естественная и излишняя. Первая способствует обновлению коллектива (для офисных работников она обычно лежит в пределах от 3 до 5%). Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Вторая ведёт к появлению экономических потерь, она дестабилизирует бизнес, влияет на производительность труда не только сотрудников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать.
   • Изучение диаграммы увольнений и кривой выживаемости. Основным вопросом анализа данных по увольнениям является возможность оценить продолжительность работы сотрудника с момента вступления его в должность. Помимо этого, руководителя интересует, в какой момент времени следует ожидать ухода работника. Для анализа используют: кумулятивную долю оставшихся служащих — оценка функции выживания, то есть вероятность того, что сотрудник проработает более t лет в организации, и плотность вероятности – оценка возможного ухода сотрудника на данном интервале.
   • Определение экономического ущерба, вызванного текучестью кадров. При увольнении сотрудников возникают не только потери, связанные с уходом высококвалифицированных кадров, но и существенные денежные затраты. Экономический ущерб складывается из затрат на оплату пособий по увольнению, подбор нового персонала, расходов, связанных с браком на производстве при привлечении работников с низким профессиональным уровнем, и т.д.

Есть решение

Большинство организаций за время своей работы накапливают огромное количество информации о сотрудниках. Зачастую для её получения и обработки используют различное программное обеспечение. Кроме того, компания может иметь удалённые филиалы.

Всё это приводит к возникновению трудностей при попытке соединить данные воедино. Оптимальным в этом случае является применение специализированных систем, ориентированных на решение задач консолидации данных.

Подобные комплексы позволяют собрать информацию из различных источников, унифицировать представление, очистить от избыточных и некорректных сведений. Для поддержания непротиворечивости данных и высокой скорости их получения целесообразно внедрение хранилища данных.

Аналитическая платформа Deductor содержит всё необходимое для реализации подобных задач и построения законченных решений.

Консолидированные данные чаще всего используются для получения различной отчетности, в том числе и при первоначальном анализе персонала. Deductor поддерживает множество способов визуализации в виде разнообразных таблиц, графиков, диаграмм, карт…

Оценка состояния структуры персонала и причин временной нетрудоспособности

Отчетность представляет собой набор многомерных таблиц, кросс-диаграмм и графиков, дерево отчетов показано на рис. 2.

Динамика по персоналу позволяет выявить возрастной состав сотрудников, уровень их квалификации, основные причины нетрудоспособности и т.д. Ниже приведены примеры отчетов, построенных с помощью Deductor Studio.

Изучение движения персонала

Между сроком работы людей в компании и причинами их увольнения существует зависимость, которую можно обнаружить, исследуя диаграммы увольнений.

https://www.youtube.com/watch?v=oLfCPaOiqAA

Стадия подтверждения. Исходя из статистических данных, наибольшее число увольнений приходится на начальный этап работы (от одного года до полутора лет).

Основные причины высокой текучести кадров – некомпетентность персонала (отсутствие знаний, опыта, навыков), непринятие организационной или корпоративной структуры, неадекватное введение в должность.

В большинстве случаев на данном этапе уходят сотрудники со слабой мотивацией и низким потенциалом развития.

Стадия консолидации. В течение второго и третьего года работы причинами увольнения являются: неудовлетворённость техническими ресурсами, системами материального и морального стимулирования, отсутствие перспектив карьерного роста. На этом этапе уходят сотрудники с высоким потенциалом развития в данной компании.

Стадия нового импульса. Из организации уходят сотрудники, чьи долгосрочные планы не были реализованы, нет повышения в должности, увеличения заработка, оплата труда ниже, чем в других компаниях, занимающихся аналогичным бизнесом. Потери персонала в этот период особенно не желательны, так как компанию покидают ключевые работники, в развитие которых уже были вложены немалые силы и средства.

Анализ коэффициента текучести позволит формировать структуру кадров исходя из:

• отраслевой специфики;
• квалификации персонала;
• сезонности производства;
• особенностей структуры организации (стиля управления, кадровой политики, отношения к найму и увольнению персонала со стороны руководства).

Коэффициент текучести даёт лишь обобщённый результат по всей организации. Более детальный анализ позволяет определить, характеризует ли коэффициент всю компанию, охватывая должности и сотрудников, или на его формирование в большей мере оказывает влияние лишь небольшая категория работников.

Такой анализ поможет руководителю выявить должности, на которых проявляется наибольшая текучесть. Аналогично можно оценить, сотрудники какого возраста и с какой квалификацией чаще других покидают компанию. Всё это позволит принять своевременные меры по удержанию наиболее ценных служащих.

Благодаря полученным графикам можно сделать выводы о том, когда вероятность увольнений максимальна.

Для прогноза поведения сотрудника используется параметр интенсивности увольнений или функция риска, которая показывает вероятность того, что служащий уволится в следующем отчетном периоде при условии, что в начале он работал в компании.

Определение экономического ущерба, вызванного текучестью персонала

Для определения величины экономического ущерба от текучести кадров используют следующие рассчеты.

Потери, вызванные проведением процедуры увольнения

Выплаты выходных пособий увольняющимся работникам (если они производились). Здесь можно также учесть законодательные особенности начисления выплат, производимых по разным основаниям увольнения.

При сокращении штатов и при увольнении по собственному желанию суммы выплат будут разными. Консультацию по данным вопросам может дать юридическая служба (юрист) предприятия.

Исходя из полученной информации, можно рассчитать «переплаченные» средства и включить их в потери.

Потери от судебных издержек, связанных с незаконным увольнением, последующим восстановлением и оплатой времени вынужденного прогула

Если увольнение или перевод на другую должность будут признанны незаконными, то работник должен быть восстановлен на прежней работе органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор. Он же может принять решение о выплате сотруднику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработной плате за все время выполнения нижеоплачиваемой работы.

Эта статья потерь может быть весьма значительной, т.к. шансы на восстановление на прежнем рабочем месте весьма велики.

Потери, вызванные проведением процедуры найма работников на вакантное рабочее место

• затраты на поиск кандидатов (объявления в средствах массовой информации, на рекламных щитах и др.);
• расходы на отбор кандидатов (затраты рабочего времени на проведение процедуры отбора — тестирование, собеседование, просмотр анкет и др. и на подбор персонала, в том числе размещение объявлений о наборе и оплата услуг кадровых агентств, т. е. финансовые, не уменьшают налогооблагаемую прибыль, если в результате этих мероприятий сотрудники не будут набраны);
• издержки, вызванные оформлением принятых на работу (затраты рабочего времени сотрудников отдела кадров и финансовые расходы на эту процедуру);
• прямые затраты по поиску, отбору и оформлению кандидатов в виде оплаты услуг консалтинговых, кадровых, рекрутинговых агентств.

Потери при перерыве в работе

Они обусловлены простоем рабочего места между увольнением сотрудника и принятием нового. Они определяются как произведение трех показателей: среднедневной выработки, приходящейся на одного работника, средней продолжительности перерывов в работе, вызванных текучестью, и числа работников, выбывших по причине текучести:

Nпр = В*Т*Чт ,

где В — среднедневная выработка на одного человека;

Т — средняя продолжительность перерыва, вызванного текучестью;

Чт — число выбывших по причине текучести.

Потери, обусловленные необходимостью обучения и переобучения новых служащих

Эти потери показывают затраты на проведение трудовой адаптации сотрудника, обучение на рабочем месте, расходы на обучение с отрывом от производства. Рассчитываются как произведение количество средств, потраченные на обучение, доли текучести в общем числе выбывших, деленное на коэффициент изменения численности работников в отчетном году по сравнению с базовым:

По = Зо*Ди*Ки,

где Зо — затраты на обучение и переобучение;

Ди — доля излишнего оборота текучести;

Ки — коэффициент изменения численности работников в отчетном периоде.

Потери, вызванные снижением производительности труда у рабочих перед увольнением

Они определяют стоимость недополученной продукции и рассчитываются как произведение коэффициента снижения производительности труда, ее среднедневного уровня, числа дней перед увольнением сотрудников, выбывших по причине текучести:

Пспт= Срв*Ксп*Чу,

где Срв — средняя выработка;

Ксп — коэффициент снижения производительности труда перед увольнением;

Чу — число дней перед увольнением, когда наблюдается падение производительности труда.

https://www.youtube.com/watch?v=KNeCEsUOUhU

Определяются как произведение числа работников, выбывших по причине текучести, суммы произведений показателей среднедневной выработки служащего в каждом месяце периода адаптации, помесячных коэффициентов снижения производительности труда и числа дней в соответствующем месяце:

Рассчитываются как произведение затрат на набор и доли текучести в общем числе уволившихся, деленное на коэффициент изменения численности работников:

Рассчитываются как произведение затрат на набор и доли текучести в общем числе уволившихся, деленное на коэффициент изменения численности работников:

Убытки, вызванные текучестью персонала, равны сумме всех частных потерь.

Показатели, приведённые выше, можно использовать для построения KPI-систем (Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности), они позволят сравнить схожие экономические процессы, оценить выход коэффициентов за допустимые границы, управлять эффективностью действий.

Разработка таких систем не отделима от изучения специфики работы конкретной организации. Кроме того, использование KPI позволит вовремя обнаружить отклонения, выявить «слабые места» бизнес-процессов. Динамическая модель показателей поможет скорректировать направление развития компании.

Такой анализ поможет предупредить выше озвученную проблему, создать более эффективную и целостную кадровую стратегию, направленную на удержание специалистов. Текучесть персонала можно спрогнозировать, что позволит своевременно принять меры для сохранения ценных сотрудников.

При этом предоставляется случай наиболее эффективных кадровых перестановок. Изучение отчетности дает возможность определить, что общего между сотрудниками, опаздывающими на работу, или каковы причины временной нетрудоспособности, какие черты объединяют хороших топ-менеджеров.

Тщательный анализ предыдущего опыта позволит, например, выявить, к чему приводят задержки заработной платы. Знания, полученные при таком исследовании, помогут лучше подбирать кандидатов на вакантные должности, вкладывать деньги в обучение наиболее перспективных сотрудников.

Видео:КАК БЫСТРО ЗАКРЫВАТЬ ВСЕ ВАКАНСИИ. ПОИСК И ПОДБОР ПЕРСОНАЛА | +18Скачать

Кадровая отчетность в 2020 году: календарь кадровика

Росстат утвердил приказ от 15.07.2019 № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками. В 2020 году сильно меняется перечень того, какие отчеты нужно делать специалисту отдела кадров.

Один раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо сдавать обновленные данные по формам:

• № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
• № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
• № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
• № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала».

Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодателям предстоит заполнять и отсылать в Росстат кадровые отчеты по обновленным формам:

• № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
• № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
• № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
• № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
• № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:

• № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
• № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что 1 раз в 3 года придется подавать дополнительные кадровые отчеты:

• № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
• № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена приказом МВД России от 04.06.2019 № 363.

Военкомат

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение.

В этом случае график сдачи отчетности кадровика индивидуален: на подготовку документов есть 2 недели с даты приема нового работника.

Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (приложение № 9 к методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017).

Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (приложение № 13).

Служба занятости

Если организацию планируется ликвидировать либо готовится сокращение штата, какие отчеты сдает отдел кадров? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости.

Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников.

Если ликвидируется ИП, то необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

https://www.youtube.com/watch?v=CLqG6coGUzk

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели и о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Видео:Подбор персонала в 1С:ЗУП КОРПСкачать

Отчет о кадровом составе

Отчет о кадровом составе – это набор показателей, отражающих качественную характеристику персонала. Отчет делается за период и по отделам (или департаментам). Какие показатели важно отразить в отчете? Как сделать такой отчет максимально быстро? Разберемся в статье.

Отчет о кадровом составе. Показатели

Главный вопрос – какие показатели отражать в отчете? Обычно руководство компании не может конкретно ответить на этот вопрос и специалисту по кадрам приходится самостоятельно «придумывать» список таких показателей. Из самых основных предлагаем использовать следующие:

• Численность сотрудников (за период или среднесписочная численность)
• Количество сотрудников по категориям (руководители, специалисты, рабочий персонал)
• Возраст сотрудников (средний возраст по компании или департаменту, а также срез по возрасту в % соотношении)
• Количество сотрудников, проработавших 1 год, 2 года и т.д.
• Количество вакансий (в том числе срез по категории – руководители, специалисты, рабочий персонал)
• Количество принятых сотрудников (также срез по категориям)
• Количество сотрудников, перешедших на другую должность внутри компании
• Количество закрытых должностей, срез по департаментам и за период)
• Данные об образовании (по департаментам и за период)
• Сведения об обучении (повышения квалификации, аттестации)
• Количество уволившихся сотрудников (срез по причинам, департаментам, за периоды, также важны причины увольнения и куда ушли – конкурент, свой бизнес)

Конечно, это неполный список. Ваш отчет может содержать еще больше показателей. Или наоборот, какие-то показатели не важны для вашей компании.

В идеале, чтобы отчет получился полезным (а ведь именно для этого он и делается), поговорите с руководителем, пусть он своими словами объяснит, что хотелось бы отслеживать.

И устройте «мозговой штурм» с коллегами – сообща приходят очень интересные идеи.

Отчет о кадровом составе. Форма

Отчет должен быть не только содержательным, но и понятным и красивым. Еще на этапе «планирования» отчета подумайте над его структурой и логикой. Обычно в начале отчета размещают сводную информацию по основным показателям, и далее раскрывают все показатели подробно.

Отчет должен быть:

• Простым и понятным (логика, структура, понятный язык),
• Достоверным (никаких предположений и интуиций, только цифры и выводы на их основе),
• Красивым (графически и визуально привлекательным – используйте графики и диаграммы, такая информация воспринимается в 1000 раз быстрее, а значит – ваш отчет будет вызывать положительные эмоции).

Отчет о кадровом составе. Работа с источниками информации

В качестве источников для отчета о кадровом составе подойдут ваши внутренние учетные системы, табличные файлы, карточки сотрудников, данные из CRM и т.д.

Основная проблема на этом этапе – собрать всю эту информацию из нескольких источников. Причем сделать это вручную! А если в компании 100, 1000 или более сотрудников? Сбор отчета превращается в головную боль и кошмар.

Многие крупные компании – лидеры рынка – используют для создания отчетов аналитические системы.

Это программные решения, которые автоматически собирают данные из разных источников и компонуют их в отчет по заданному алгоритму.

Проблема здесь только в том, что такие системы требуют длительного внедрения и бюджета на специалистов – аналитиков и программистов, которые будут обслуживать систему и помогать вам собирать отчет.

Отчет о кадровом составе. Автоматизируй!

Сегодня на международном рынке набирают популярность «легкие» аналитические системы (аналитика для не-аналитика). Такие как Tableau.

_____________

Что такое Tableau?
Подробнее>>

_____________

Их называют «легкими», потому что:

• Легко установить и внедрить (скачивается на любой компьютер как обычная программа)
• Легко изучить (разработаны специально для специалистов, которым нужны отчеты. Но нет знаний IT или статистики)

Мы в компании АНАЛИТИКА ПЛЮС работаем с Tableau (официальный представитель на территории России с 2012 года)

• Работаем со всей Россией
• Помогаем, консультируем и поддерживаем

Клиенты, которые уже работают с Tableau, отмечают, что если раньше на создание отчетов уходило 6-8 часов, то теперь на такой же отчет тратится 15-20 минут!

Интересно? Закажите консультацию по Skype или в офисе:

Видео:Массовый подбор. Как ежемесячно закрывать 300 вакансий: инструменты, фишки, лайфхакиСкачать

Бланк оценки кандидата

Ф.И.О. кандидата: _______________________________________________ ________________

Должность: _____________________________________________________ ________________Дата интервью: «_________ «____________200__ годаУстановленное время начала интервью _____________________________ ________________Фактическое время прихода кандидата (при опоздании указать причину опоздания)______________________________________________________ ________________№ _____________________________________________________________ _________Характеристика «Идеальный» кандидат (в эту графу заранее вписывают желаемые качества после экспертизы вакансии) __________________________________________________________Соответствующие данные кандидата (в эту графу вписывают фактические качества кандидата)  __ ________________________________________________________________ _____________ _

Оценка

1.    Пол _____________________________________________________________ ________________

2.    Возраст __________________________________________ _______________ _____________

3.    Семейное положение ______________________________________________ _____________

4.    Названия учебных заведений, где кандидат мог бы получить необходимые для успешного выполнения своих функциональных обязанностей знания. Его желательная
специализация и дополнительное образование ________________________ ______________________________________________________

5.    Названия возможных занимаемых кандидатом  должностей._______

6.    Профиль и названия компаний, где кандидат мог бы получить и освоить необходимые для вакансии навыки.

7.    Минимальный опыт работы.

8.    Список, должностных обязанностей, которые кандидат должен был выполнять.

9.    Степень владения оргтехникой (ПК, ксерокс, факс, др.), знание программных продуктов.

10. Степень владения иностранным языком_______________
11. Профессиональные знания и навыки, необходимые кандидату.

1.    Наличие автомобиля, водительских прав с указанием категории, стажа вождения.

2.    Наличие жилья, желательное место проживания.

3.    Психологические качества, которые помогут успешно справляться с должностными обязанностями и освоить  новые  навыки .

4.    Психологические качества, несовместимые с работой на данной должности

5.    Психологические характеристики, позволяющие достичь совместимости с сотрудниками, непосредственно связанными с будущим работником и соответствующие корпоративной культуре организации.

6.    Психологические качества, несовместимые с работой в данной компании

7.    Дополнительные требования.

https://www.youtube.com/watch?v=cuUJSObAbN8

Краткая информация и мнение должностного лица, проводившего первичное интервью (т.е. ваша неформальная оценка кандидата) тоже очень важна. Ниже приведена форма, по которой вы сможете оценить соискателя.

Для заполнения этой формы обведите подходящую (вашему, по возможности объективному, мнению о кандидате) цифру в каждой строчке. Посчитайте общую оценку, максимальный балл равен 60 минимальный — 12.

Оптимальный балл получится, если кандидат набрал не больше трех троек при условии, что остальные отметки 4 и 5.

При оценке не путайте внешний вид со стоимостью одежды и личным вкусом кандидата, в графе внешний вид имеется в виду аккуратность прически, адекватный макияж и маникюр (если перед вами женщина), чистая, опрятная, подходящая случаю одежда, ненавязчивость аксессуаров.

Кроме тембра голоса, нужно обращать внимание на темп речи, возможные дефекты звукопроизношения, словарный запас, использование жаргонных слов. В графе физического состояния особо внимательно оценивайте женщин и пожилых людей. Также следует отличать качества, необходимые при поступлении на работу, от тех, которые могут быть достаточно быстро приобретены в процессе адаптации на рабочем месте (критичность условий).

Внешний вид

1.    Неопрятный

2.    Небрежность в одежде

3.    Опрятный

4.    Уделяет особое внимание своему внешнему виду

5 Безупречный
ГОЛОС

1.    Резкий, раздражающий

2.    Невнятный

3.    Приятный

4.    Ясный, понятный

5.    Экспрессивный, энергичный

Физическое состояние

1.    Неприятная, нездоровая внешность

2.    Неэнергичный, апатичный

3.    Хорошая физическая форма, приятная внешность

4.    Бодрый, энергичный

5.    Очень энергичный, в отличной форме

ПОВЕДЕНИЕ

1.    Нервный

2.    Стеснительный

3.    Манерный

4.    Напряженный

5.    Смущенный

6.    Спокойный

7.    Адекватный

8.    Необычайно выдержанный

УВЕРЕННОСТЬ

1.    Застенчивый

2.    Заносчивый

3.    Последовательный, доказательный

4.    Достаточно самоуверенный

5.    Прямолинейный

6.    Демонстрирует уверенность

7.    Необычайно самоуверенный

ХОД МЫСЛЕЙ

1.    Нелогичный

2.    Неопределенный

3.    Неясный

4.    Распыляется по пустякам

5.    Ясно выражается, слова адекватны значениям

6.    Убедительный

7.    Логичный

8.    Необычайная способность в логике мысли

Гибкость ума

1.    Тугодум, медленно соображает

2.    Равнодушно воспринимает сказанное

3.    Внимателен, четко выражает свои мысли

4.    Сообразителен, задает адекватные вопросы

5.    Необычная острота ума, воспринимает комплекс идей

МОТИВАЦИИ И АМБИЦИИ

1.    Вял, не амбициозен

2.    Отсутствие интереса к саморазвитию

3.    Демонстрирует стремление к саморазвитию

4.    Определяет будущие цели, хочет добиться успеха

5.    Высокие амбиции, саморазвитие

ОПЫТ РАБОТЫ, ОБРАЗОВАНИЕ

1.    Не соответствуют должности

2.    Не соответствуют, но полезны

3.    Соответствуют

4.    Выше требуемого

5.    Особо подходящие

6.    Продолжает учиться, повышать уровень

ЛИЧНОСТЬ КАНДИДАТА

1.    Незрелый, импульсивный

2.    Упрямый

3.    Разумный, зрелый

4.    Кооперативный

5.    Ответственный

6.    Зрелый, самодостаточный

ОТНОШЕНИЕ К ПРЕЖНЕМУ МЕСТУ РАБОТЫ

1.    Ярко негативное

2.    Демонстрирует недовольство

3.    Уклоняется от прямых вопросов

4.    Выражает позитивное отношение

5.    Демонстрирует позитив, объективно оценивает  «+»  и «-»

ПОВЕДЕНИЕ В ЭКСТРЕМАЛЬНЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ

1.    Выражает крайнюю степень смущения или агрессии

2.    Заметно нервничает

3.    Не выражает дискомфорта, не стремится продолжать беседу

4.    Демонстрирует спокойное поведение, продолжает диалог

5.    Реагирует адекватно, ищет способы продолжения беседы

https://www.youtube.com/watch?v=yrFO7fTE_YM

Принятое решение: «Принять» ( ), «Отказать» ( )

🌟 Видео

Как правильно организовать массовый подбор персонала и закрывать вакансии быстрее конкурентовСкачать

Как нанимать только сильных сотрудников. Подбор персоналаСкачать

Главный инструмент подбора персонала. Воронка рекрутинга / найма. Валерий ГорячевСкачать

Подбор персонала: Развитие бизнеса: как нанимать нужных людей. Система найма персонала.Скачать

Как искать линейный персонал массовых специальностей, если классические способы не работают?Скачать

Как обучить сотрудника предоставлять ежедневный отчет о своей работе?Скачать

Массовый подбор персонала: как правильно сделать?Скачать

Эффективные инструменты массового подбора персоналаСкачать

«Массовый подбор: система и инструменты» — почему важна система в массподборе и с чего начать?Скачать

Чтение отчета по итогам "Самооценки процесса подбора персонала"Скачать

Искусство подбора персонала - Светлана ИвановаСкачать

Этапы подбора персонала I Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Оценка эффективности подбора персонала, КPI для рекрутера | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Подбор персонала: Воронка рекрутингаСкачать

Екатерина Кичигина. Какие методы подбора персонала используют успешные компании? 16+Скачать