Журнал учета приказов по личному составу

6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

• о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
• о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
• об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Виды приказов по движению кадров

К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

• О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
• О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
• О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
• Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
• О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
• Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
• О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
• О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
• О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
• Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
• О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

• О дисциплинарных взысканиях.
• О краткосрочных командировках.
• О ежегодных оплачиваемых отпусках.
• О праздничных днях и др.

В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки.

Журнал учета алкогольной продукции в рознице: бланк и образец заполнения документа находятся в статье по ссылке.

Для систематизации документов и оптимизации работы с ними, подтверждения их наличия и быстрого поиска в организации создают различные журналы учёта документов, к ним относится и журнал регистрации приказов по личному составу.

Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.

Варианты и требования к оформлению

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

1. Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

1. На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
2. Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность.
   Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
3. Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
4. Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
5. Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.

Правильное заполнение и оформление

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Наличие твердой обложки

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

Заполненный титульный лист

На нем должны быть указаны такие данные:

• название компании;
• дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
• дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
• название документа (такое же, как на обложке);
• индекс журнала;
• данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Прошивка и нумерация

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

Видео:Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец и правила оформления

Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.

При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих журналах и книгах. Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу. Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.

Понятие и назначение

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

1. Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
2. Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

https://www.youtube.com/watch?v=VZpgEoCVjCs

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Установленная форма и образец

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.

Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).

Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

zhurnal-registracii-prikazov

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

• порядковый номер записи;
• дата издания документа;
• его номер;
• вид приказа,
• ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
• основание для его издания;
• краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
• подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
• должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
• его подпись;
• примечания.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Ведение и хранение документа

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

• сотрудниками кадровой службы;
• специалистом по персоналу;
• делопроизводителем;
• секретарем;
• самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится, в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Видео:Какие приказы должны быть в организации - Елена А. ПономареваСкачать

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?

На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Зачем нужен журнал?

Законодательством не предусмотрено наказание за отсутствие журнала по основной деятельности компании, не установлены главные указания к его оформлению. Компании разрабатывают свой формат журнала, руководствуясь законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ. В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует.

Личный состав – весь персонал компании (постоянный и временный), занятый в трудовой сфере компании.

Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

Здесь можно подробно почитать о том, что такое “штат” и “штатное расписание”.

Что необходимо фиксировать в документе?

В журнал вносятся приказы, которые имеют отношения к рядовому персоналу компании. К основным таким приказам относятся:

Распоряжения, касающиеся руководителей компании, не заносятся в журнал.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета приказов по личному составу.

Правила ведения

Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации. Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.

Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:

• даты начала/завершения ведения журнала;
• название компании;
• персональные данные работника, который ведет журнал;
• время хранения.

Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:

• дата документа;
• вид документа, его содержание и номер;
• персональные данные сотрудника, его номер по табелю;
• основание.

Образец журнала:

Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.

Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты, заверены печатью и подписью директора (доверенным лицом директора).

Срок хранения

Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.

Журнал имеет два срока хранения:

Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала.

5 лет хранят журналы с приказами на отпуска, дежурства, поощрения. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет.

Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов, осуществлять профессиональный контроль.

Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.

Посмотрите видео о приказах по личному составу:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Видео:Зачем нужны журналы регистрации документов по личному составуСкачать

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу — Эксперт права

Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

• учет изданных документов;
• контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
• поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

https://www.youtube.com/watch?v=vgzd5zR_b-c

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

• порядковый номер позиции;
• номер и дата издания приказа;
• тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
• основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
• краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
• Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
• подпись об ознакомлении;
• отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Ответственный за ведение

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

По истечении срока хранения регистр уничтожают.

Скачать образцы заполнения журнала приказов: по личному составу и по основной деятельности.

(: 1, средняя оценка: 5,00

Видео:Журналы регистрации кадровых документов - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Последние изменения: Январь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

• приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
• прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
• оплата труда, доплаты и премирование;
• отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
• длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

• ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
• кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
• дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

• изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
• утверждения обновления штатного расписания;
• назначения работников на руководящие посты;
• сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

• на титульной странице;
• на последнем листе;
• в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
2. Название распорядительного документа.
3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
   • отпуска;
   • приём или увольнение;
   • внесение изменения в штатное расписание;
   • перевод на другую должность;
   • назначение совмещения.

1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

https://www.youtube.com/watch?v=j7bPSCA8vqw

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Видео:1. Особенности подготовки и оформления приказовСкачать

Книга приказов: как вести правильно, образец

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

• срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
• большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

• трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
• прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
• перемещение между должностями;
• совмещение сотрудника;
• совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
• порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
• направление в командировку;
• оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
5. простановка печати фирмы;
6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

• титулка;
• список лиц, ответственных за ведение Книги;
• главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
3. дата заведения отчетной тетради;
4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

• фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
• реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
• подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

1. порядковый номер подписанного документа;
2. дата подписания и регистрации Приказа;
3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

https://www.youtube.com/watch?v=E0ZVJLBjEjI

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

• В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
• К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
• КМ – оформление командировок;
• ЛС – распорядительные документы по личному составу;
• О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Видео:Приказы по кадрам и основной деятельности в компании | Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Журнал учета приказов по личному составу: форма, электронный журнал

Эффективная работа любого трудового коллектива невозможна без целенаправленной согласованной управленческой деятельности. Немалую роль играют локальные нормативные акты, которые образуют внутренний документооборот.

Одно из важнейших направлений в нем – приказы по кадрам. Как их  правильно  регистрировать, учитывать и хранить – познакомитесь в настоящей статье.

Также предложим примерный образец журнала регистрации приказов по личному составу.

Для чего в организации нужен журнал приказов по кадрам

Издаваемые приказы можно разделить на три группы:

• по основной деятельности. К ним относятся юридические акты по утверждению структуры управления, назначению руководителей и др.;
• по административно – хозяйственной деятельности. В них находят отражение текущая работа, финансовые, снабженческие и другие проблемы. Документы хранятся 5 лет;
• по личному составу. Юридические акты можно отнести к двум  подгруппам. К одной из них относятся нормативные акты, связанные с трудоустроством, увольнением, поощрением работников, декретным отпуском. Документы хранятся 75 лет;
• приказы краткосрочного действия – о предоставлении отпусков, взысканиях, направлении в командировки и т.д. хранятся 3 года.

Все приказы организации должны храниться определенное количество лет

Привести в систему, упорядочить документы, организовать действенный контроль их исполнения, оперативно найти нужный локальный акт – для этих целей предусмотрен журнал учета приказов по личному составу.

Целесообразно завести несколько таких книг со своим порядковым номером во внутреннем документообороте, к примеру, приказы:

• по трудоустройству;
• по увольнению;
• по направлению в длительные командировки;
• о поощрении работников;
• по аттестации и т.д.

Законодательство не ограничивает администрацию трудового коллектива по количеству регистрационных книг. Этот вопрос зависит от численности работающих, решается на месте администрацией и утверждается приказом по основной деятельности. В нем указывается название журнала, его номер, ФИО сотрудника, который будет вести документ, кто исполняет эту работу в случае отсутствия специалиста.

https://www.youtube.com/watch?v=lLIyC9MUHZQ

Также систематизируют и локальные акты скоротечного действия. Тогда документы четко распределены по журналам учета и кадровику не придется долго их искать при необходимости.

Требования к ведению книг учета:

• начинаются со дня организации фирмы и заканчиваются с ее закрытием. Новая книга может быть заведена только в случае полного использования старой;
• обложка должна быть прочной, на ней проставляется номер и название, дата начала книги учета и дата ее завершения, ФИО ответственного специалиста;
• страницы нумеруются, прошиваются и пломбируются. Пломба делается просто: пробиваются два отверстия, протягивается прочная нить, концы которой приклеиваются прямоугольником из бумаги. Ставится дата, подпись ответственного лица и печать;
• категорически запрещено вырывать или подменивать листы, править и вымарывать записи. Если допущена неточность, ее зачеркивают и переносят ниже или дублируют в примечании;
• внесение записей должно быть строго в хронологическом порядке;
• хранится в сейфе, несгораемом шкафу в отделе кадров или бухгалтерии.

Документ ведется в строгом соответствии с требованиями

Бланк документа

Единой формы регистрационного журнала не установлено. Таблицу можно разработать самим и заказать в типографии. Но есть общие обязательные для указания в таблице сведения:

• номер и дата создания приказа;
• вид нормативного акта (называется действие, которое предпринимается к сотруднику. Например, перевод на другую должность);
• содержание документа;
• ФИО и табельный номер работника;
• основание для издания приказа (заявление, докладная записка, договор).

Скачать образец заполнения журнала приказов по личному составу

Электронный журнал регистрации приказов по личному составу

В современной жизни стремительно меняются методы работы. Взамен бумаготворчеству пришли электронные средства.

Теперь широко применяется электронный документооборот с учетом указанных выше требований. При этом следует обеспечить надежную защиту файлов с регистрационными таблицами от доступа посторонних лиц, исключить возможность  исправлений.

Работа с электронным журналом ускоряет поиск нужных материалов и подготовки документов. Если на компьютере установлена программа 1С, то регистрация приказов происходит автоматически. Для работы с внутренним документооборотом создается электронная версия в Excel.

При сдаче в архив книга распечатывается, сшивается и заверяется.

Ведение документов, касающихся кадров, требует от сотрудника внимательности,  глубокого знания законодательства и грамотности. С момента присвоения документу номера он обретает юридическую силу и может использоваться  работниками в различных ситуациях: при получении кредита, отъезде за рубеж, при решении трудовых споров и др.

Наши практические рекомендации, примерный образец заполнения журнала можно доработать и использовать применительно к вашим условиям.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

🔥 Видео

Прошивка на 4 прокола дел по личному составу - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал регистрации исходящих документовСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись - Елена А. ПономареваСкачать

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТАСкачать

Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.Скачать

Сроки хранения приказов с 18.02.2020 - Елена А. ПономареваСкачать

Изготовление журналов в твердом переплетеСкачать

Онлайн Марафон по кадровой работе день 2. Приказы по личному составу.Скачать

Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. ПономареваСкачать

Как правильно подшивать журнал?Скачать

Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать

Реквизиты в документах. Журналы учета документов. Примеры.Скачать