Порядок учета сотрудников, находящихся в командировке, был утвержден приказом Министерства социального развития № 739 и отменен в 2015 году приказом № 646м, вступившим в силу 19.10.2015. Ведение этой документации на предприятии продолжается, если обязанность и порядок закреплен в локальной нормативной документации.
- О документе
- Заполнение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки
- Срок хранения
- Общие сведения
- Аренда служебного жилья
- Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
- Вид основного раздела журнала
- Нормативные материалы:
- Полезная информация:
- Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — Центр Про
- Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки: бланк, образец, заполнение
- 🔥 Видео
О документе
Многие предприятия продолжают вести эти журналы, хотя налоговое законодательство и закон «О бухгалтерском учете» не относят их первичным учетным документам.
Форма была разработана для юридических лиц, что противоречит Трудовому кодексу, так как в командировки могут отправляться и сотрудники организаций со статусом ИП.
Журнал может быть полезен работодателю в любом статусе, поэтому необходимо тщательно взвесить, стоит ли от него отказываться.
Журналом работников, находящихся в командировке, называется документ, который ведет руководитель или назначенный его распоряжением работник кадровой службы. В нем фиксируются основные данные о командировках: информация о сотрудниках, дата отъезда и приезда, место назначения.
Цели разработки журнала:
- подтвердить факт нахождения сотрудника в служебной поездке;
- сверить данные с табелем учета рабочего времени;
- иметь данные о числе и продолжительности поездок, местах, куда сотрудники направлялись;
- получать информацию о частоте деловых контактов.
Наличие этого документа упрощает ведение кадрового, управленческого и статистического учета. При налоговых спорах его можно использовать в качестве доказательства для признания в учете расходов на служебные поездки частью издержек, снижающих налогооблагаемую базу.
При разработке можно использовать типовую форму, утвержденную Министерством социального развития в приказе № 739.
На титульной странице указывается:
- полное наименование предприятия;
- наименование документа;
- ссылка на нормативный акт, в соответствии с которым журнал разработан (например, «Положение о командировках»);
- начало и окончание заполнения.
На последней странице чаще всего есть надпись-заверитель.
Заполнение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки
В этот документ вносится информация о поездках, которые длятся более одного дня, и связаны с перемещением в другой населенный пункт. Но это не обязательно, так как порядок и правила утверждает руководитель в локальной нормативной документации.
Заполнением занимается директор или назначенный его распоряжением сотрудник кадровой службы. На большом предприятии этот работник занимается исключительно этим видом учета. Сотрудники, отправляющиеся в служебные поездки, сразу обращаются к нему.
Работник, ведущий журнал, должен соблюдать требования, установленные законодательством и руководством для оформления документации. Руководитель обязан обеспечить хранение заполненной документации в соответствии с требованиями законодательства.
Графы типовой формы
На практике удобнее добавить дополнительную информацию:
Дополнительные графы
До 2014 года исправления не разрешались даже в том случае, если поездка отменялась или руководство направляло в командировку другого работника. Сейчас при необходимости исправить запись она перечеркивается, заносится новая информация. Обязательна подпись сотрудника, заполняющего документ.
Пример правил заполнения журнала учета служебных поездок сотрудников:
- у журнала имеется твердая обложка;
- страницы пронумерованы и прошнурованы (подшиты);
- записи осуществляются на дату выдачи командировочного удостоверения (если оно на предприятии разработано и используется);
- на последней странице имеется заверительная запись (название документа, количество страниц (прописью), подпись с расшифровкой руководителя, отвечающего за работу с сотрудниками, дата окончания заполнения);
- нумерация возобновляется в начале каждого года;
- при исправлениях требуется подпись работника, заполняющего документ.
Скачать бланк журнала можно здесь.
https://www.youtube.com/watch?v=iCzlus1EMSg
Образец Журнала
Срок хранения
Для каждого налогового периода (чаще всего это календарный год) заполняется отдельный журнал. Это удобно работнику, ведущему его, и руководству, так как старые данные не могут быть полезными, если учтены в бухгалтерии.
До 2015 года информацию о местных командировках обязательно нужно было хранить 5 лет, о заграничных – 10 лет. На данный момент срок хранения законодательно не определен. На практике порядок устанавливает руководитель, но срок хранения не должен быть менее 5-и лет.
Общие сведения
Форму и порядок ведения документации, предназначенной для учета командировок работников, можно установить в отдельном внутреннем нормативном акте «Положение о командировках».
Положение содержит:
- правила направления работников в служебные поездки;
- документально оформление;
- порядок компенсации расходов.
Служебная командировка и ее документальное оформление — тема видео ниже:
Аренда служебного жилья
Наличие журнала позволяет решить в свою пользу споры с налоговиками по поводу возмещения затрат на командировки и отнесению их к расходам, снижающим базу налогообложения.
Например, предприятие часто отправляет сотрудников на предприятие партнера в другой город, поэтому снимает служебную квартиру для их проживания.
По закону налогооблагаемая база снижается на сумму арендной платы за периоды, в которые на жилплощади находятся работники предприятия-арендатора.
Арендная плата и коммунальные платежи необходимо вносить регулярно, но арендованная квартира дешевле, чем гостиничные номера, если работники часто направляются в один населенный пункт. Суммы, внесенные в качестве арендной платы и коммунальных платежей, согласно п. 1 ст.
252 Налогового кодекса, списать в расходы в налоговом учете нельзя, если это не установлено локальными правилами налогового учета.
Если подобные правила разработаны, налогооблагаемую базу можно снизить на сумму, равную расходам на аренду и коммунальные услуги, внесенные за дни, в которые квартира не пустовала.
Подтверждением проживания в арендованной квартире сотрудников предприятия служат записи в журнале командированных сотрудников, содержащие данные о местопребывании, дате выезда и приезда.
Желательно иметь так же:
- приказ руководителя об аренде квартиры;
- договор аренды с указанием цели найма;
- командировочные удостоверения;
- отчеты о командировках;
- проездные документы.
Хотя журнал учета работников, направляемых в командировки, с 2015 года не является обязательным первичным документом, он может быть полезен руководству предприятия при условии, что его наличие и правила заполнения закреплены в локальной нормативной документации. Основное предназначение – подтверждение законности отнесения расходов на командировки к снижающим налогооблагаемую базу издержкам предпринимательской деятельности.
Видео:Находим ответ. Как направить сотрудника в командировку?Скачать
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.
Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.
https://www.youtube.com/watch?v=BWam_Rp6Rm8
Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:
- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).
Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.
Вид основного раздела журнала
Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст.
313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.
Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Полезная информация:
Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).
Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения.
Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (Приказ Минтруда России от 17.09.2015 N 646н).
Видео:Служебная командировка. Документальное оформление.Скачать
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — Центр Про
Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы
Бумага: белая, высокого качества
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.
Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.
https://www.youtube.com/watch?v=BWam_Rp6Rm8
Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:
- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).
Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки: бланк, образец, заполнение
🔥 Видео
Служебные командировкиСкачать
Приказ на командировку в 1С 8.3 БухгалтерияСкачать
КомандировкиСкачать
Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать
Как оформить командировку в 1С Бухгалтерия 8.3? Пошаговая инструкцияСкачать
Командировка группы сотрудников. Оформление в 1С:ЗУПСкачать
Командировочные #FactorAcademy#ШпаргалкаБухгалтераСкачать
Ролик «Оформление направления сотрудника в командировку»Скачать
Как разнести командировки и принять обязательства правильноСкачать
Учёт заграничных командировокСкачать
Командировки и служебные поездки. Порядок оформления и оплатыСкачать
Урок "Оформление командировки в 1С ЗУП 8.3"Скачать
Как оформить приказ на командировку - Елена А. ПономареваСкачать
Служебные командировкиСкачать
Командировка в ЗУП 8.3Скачать
Режим работы в командировке - Елена ПономареваСкачать
Журналы учёта генеральных уборок. Книги учёта генеральных уборок.Скачать
ДЕЗликбез. Как заполнять журнал генеральных уборокСкачать