Должностная инструкция архивиста

Видео:Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

Должностные обязанности архивариуса – на предприятии, инструкция — Дело

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

• к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
• кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
• кому работник подчиняется (заведующему архивом);
• каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
• к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

• правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
• единой государственной системы делопроизводства;
• руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
• правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
• порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
• правил оформления актов об уничтожении документации;
• организационно-штатной структуры предприятия;
• норм ведения составления и учета отчетности;
• правил обращения со средствами коммуникации;
• основных принципов организации труда;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• норм этики и делового общения;
• законодательства о труде;
• норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

• создании справочной системы документов;
• отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
• контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
• приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
• обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
• шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
• разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
• создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
• подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
• слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
• контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
• выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
• составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
• использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
• разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
• оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
• инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

• вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
• принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
• отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
• требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
• подписывать документы в рамках собственной компетенции;
• представлять интересы организации в установленном порядке;
• получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
• обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
• получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
• вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

• нанесение ущерба организации;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
• неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
• качество ведения отчетной документации;
• нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
• последствия самостоятельных решений и действий;
• несанкционированное руководством представление интересов организации;
• нарушение норм делового общения и этикета;
• нарушение требований руководящей документации предприятия.

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

• Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT
• Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

1. Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW
2. Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Должностные обязанности архивариуса: образец

Архивариус – это сотрудник компании, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документации, которая в настоящий момент не актуальна для использования, но может стать необходимой в любой момент.

Бумаги хранятся в архиве, а человек, выбравший профессию архивиста, обязан обеспечивать соответствующий документооборот в подразделении, а также правильную организацию его работы.

Специальность имеет ряд особенностей, а также свои преимущества и недостатки, который нужно знать и учитывать, собираясь работать в этой сфере.

Общая информация

Управленческая, организационная, производственная и реализационная деятельность субъекта предпринимательства отражается документально в виде приказов, распоряжений, положений и локальных актов.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Каждый документ актуален только в определенный временной период, после истечения которого он не используется, но занимает место для хранения в ущерб новым бумагам. Ввиду избытка документов могут возникнуть проблемы с поиском нужной документации, а также с организацией документооборота.

Для решения этой проблемы, часть бумаг, информация из которых не используется в настоящее время, может быть перемещена для хранения в архив. Она может понадобиться в будущем периоде.

Руководство может прибегнуть к прежним разработкам для использования информации при составлении аналогичных бумаг, а также в качестве доказательной или информационной базы, которая может понадобиться при возникновении спорных или проблемных вопросов относительно событий прошлого периода.

Без архивариуса решение вопроса по поиску нужного документа может стать проблематичным. При хранении всех бумаг в одном месте, их поиск может занять много времени.

Поэтому их часть, которая не используется в текущем режиме, переносится в архив. Для обеспечения систематизации документооборота и упрощения поиска бумаг, руководством вносится в штатное расписание профессия архивариуса.

Он всегда знает, где лежит нужный документ и предоставит его по запросу руководства.

Кто такой архивариус и где может быть востребована профессия

Архивариус — работник предприятия, являющийся экспертом, в обязанности которого входит управление архивом документов и их систематизация, а также обеспечение сохранности конфиденциальных сведений.

Специалист востребован субъектами хозяйствования государственного или частного значения, для которых характерен большой документооборот. Чаще всего его обязанности вменяются по совместительству с основной профессией, поэтому отдельно найти такую вакансию очень сложно.

Услуги архивариуса могут понадобиться при формировании статистических данных медицинского учреждения или ЗАГСа для составления списков больных, вылечившихся, родившихся или умерших, а также вступивших в брачные отношения и разведенных. Сложно обойтись без специалиста в музейных заведениях, в которых они систематизируют все экспонаты по историческим периодам.

  Должностные обязанности заместителя генерального директора

Для образовательного учреждения важно систематизировать и хранить трудовые книжки преподавателей, а также зачетки и подготовленные к выдаче дипломы. Архивариусы могут работать и на частных лиц, где их задачей может стать составление генеалогического дерева или систематизация семейных записей.

Особое внимание следует уделять архивариусам документам по охране труда, поскольку в законе регламентировано их ответственное хранение на протяжении нескольких десятков лет.

Спорная ситуация или необходимость доказательства определенного факта может возникнуть в любое время, а поскольку все бумаги являются подтверждением или основанием для назначения определенных льгот, для произведения выплат или для привлечения к ответственности, то их хранение должно быть надежно.

История профессии

Архивариус в современном мире

Профессия архивариуса была создана в 1720 году Петром I. Им был подписан Устав, в котором был отражен организационный порядок государственного управления, одной из позиций которой была необходимость хранения документальных данных за прошлый период в архивах.

Для их систематизации была введена новая должность, при выполнении обязанностей по которой человек составлял акты, регистрировал их и систематизировал для хранения. Изначально процедура касалась только сферы судопроизводств, но впоследствии она вышла за ее рамки.

Преимущества и недостатки

Для работы по специальности не нужно иметь специального образования. Работник может переквалифицироваться с любой профессии. При этом он может посетить курсы или пройти самостоятельное обучение.

Профессиональная деятельность подразумевает умственный труд и не предполагает приложение физических усилий.

https://www.youtube.com/watch?v=J_bSv6ocxIw

Для нее характерен творческий подход и спокойная обстановка на рабочем месте. Ввиду большого количества свободного времени после приведения документации в архиве в соответствие рекомендациям руководства, а также ее систематизации, специалист может параллельно заниматься другим видом деятельности по совмещению, что позволит увеличить величину заработной платы.

Видео:Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Должностные обязанности архивариуса и требования к сотруднику

Трудовое законодательство постановляет необходимость всех предприятий разных форм собственности содержать деловые бумаги в сохранности в соответствующем состоянии на протяжении разного количества лет, определенного в законодательстве.

Нахождение документов в сохранности на предприятии обеспечивает специальный штатный работник – архивист или архивариус.

При этом нанимателю необходимо четко знать, а впоследствии закрепить документально в соответствующей инструкции, перечень должностных обязанностей архивариуса.

1. Нюансы работы архивариуса 2. Должностные обязанности работника архива 3. Архивариус: должностные обязанности и требования

Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.

Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.

В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.

Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.

Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии.

При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания.

Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.

Должностные обязанности работника архива

К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:

• организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
• прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
• принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
• на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
• формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
• формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
• принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
• осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
• контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
• выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
• принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.

В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.

Архивариус: должностные обязанности и требования

Работник архива, который несет ответственность за сохранность документов, должен обладать спокойным темпераментом, быть терпеливым, осмотрительным, наблюдательным и аккуратным. Для подобной профессии, в частности, характерны такие черты личности, как дисциплинированность и организованность. Помимо уже обозначенного, архивариус должен:

• быть ознакомленным с основами делопроизводства;
• отточить навык регистрации документов;
• ознакомиться с правилами ведения архива.

Фактически, к данным сотрудникам не предъявляются специфические требования. Архивариусы не контактируют с клиентами, а их активное участие в отношениях между отделами минимально.

Ввиду этого к подобным работникам не применяют особые требования касательно внешнего вида и поведения.

Основными требованиями при трудоустройстве являются аккуратность и внимательность субъекта, что относится к личным качествам.

https://www.youtube.com/watch?v=JKaibRQcMLk

Касательно профессиональных характеристик, то трудоустраиваемый субъект должен иметь, как минимум, начальное профессиональное образование. Стаж также не является обязательным в контексте найма архивариуса.

Таким образом, должностные обязанности рассмотренного эксперта связаны с обеспечением сохранности деловых бумаг, оформляемых в компании. Нанимателю следует детально проработать текст должностной инструкции субъекта, а работнику – следовать правилам, зафиксированным в локальном нормативе.

(16 голос., 4,56 из 5)
Загрузка…

Видео:Типовая должностная инструкцияСкачать

Должностная инструкция архивариуса — образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности

Время чтения: 4 минут(ы)

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Видео:Про должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Должностная инструкция архивариуса

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2020 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2020 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Видео:Работа архива от первого лицаСкачать

Должностная инструкция архивиста

Архивист

—————————— (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ —————————— (наименование должности) 00.00.0000 N 000 ——— ——————- (подпись) (инициалы, фамилия) Архивиста 00.00.0000

1.1. Архивист относится к категории специалистов.

1.2. На должность:

— архивиста принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» без предъявления требований к стажу работы;

— архивиста II категории принимается (переводится) лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 1 года;

— архивиста I категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы, либо среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.

1.3. Архивист должен знать:

— законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;

— нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

— вспомогательные исторические дисциплины;

— текстологию;

— состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;

— системы хранения и классификации архивных документов;

— нормативы условий и режимов хранения документов;

— виды справочно-поисковых средств архива;

— основы организации труда;

— порядок составления планово-отчетной документации;

— отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения;

— основы документационного обеспечения управления;

— основы применения компьютерной техники;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка организации;

— правила охраны труда и пожарной безопасности;

— ______________________________________________________________________.

1.4. Архивист в своей деятельности руководствуется:

— Уставом (Положением) _______________________________________________; (наименование организации)

— настоящей должностной инструкцией;

— ____________________________________________________________________. (иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией архивиста) 1.5. Архивист подчиняется непосредственно ____________________________. (наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия архивиста (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.

2.2. Обеспечение специалистов архива научно-технической информацией.

3. Должностные обязанности

Архивист исполняет следующие обязанности:

3.1. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации.

3.2. Составляет отчеты о проделанной работе.

3.3. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.

3.4. Ведет работу по топографированию документов.

3.5. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.

3.6. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.

3.7. Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

3.8. Ведет вспомогательные учетные документы.

3.9. Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

3.10. Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций.

3.11. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций — источников комплектования.

3.12. Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.

3.13. Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.

3.14. Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.15. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

3.16. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.17. Исполняет запросы различного характера.

3.18. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

3.19. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.

3.20. Осуществляет сверку текста с оригиналом.

3.21. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.

3.22. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.23. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.

3.24. Участвует в разработке методических документов и их внедрении.

3.25. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.

3.26. Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией.

3.27. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

3.28. ________________________________________________________________. (иные обязанности)

4. Права

Архивист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________. (иные права)

5. Ответственность

5.1. Архивист привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за нарушение Устава (Положения) организации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Архивист» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов», утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.

2012 N 338н), ____________________________________________. (реквизиты иных актов и документов) 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой ___________________________________________________________________________ частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными ___________________________________________________________________________ инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся __________________________________________________________________________. у работодателя; иным способом)

6.3. ___________________________________________________________________.

🔍 Видео

Дело по плечу № 10 (Архивист)Скачать

Как работает современный архивист на СХКСкачать

10 минут, чтобы узнать о профессии архивистСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Профессия 46.01.02 «Архивариус»Скачать

Специальность "Архивариус". НКТС.Скачать

Должностные инструкции: как сделать ДИ, разбор понятие "трудовая функция" и как проще оформлять ДИСкачать

Как работать в архиве.Скачать

Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова Мария. РУНОСкачать

Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Технические мероприятия при производстве работ в электроустановкахСкачать

Организация работы с электронными документами длительного срока храненияСкачать

Начинающий руководитель: что важно сделать первым делом? / Александр ВысоцкийСкачать

Охрана труда. ВидеолекцияСкачать

3 приема как поставить подчиненного на место / Управление персоналом 16+Скачать