Лист использования документов

Лист использования документов Лист
Содержание
  1. Текущее хранение документов: порядок формирования дел
  2. Правила и сроки хранения документов
  3. Порядок формирования дел
  4. Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
  5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации
  6. I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  7. II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ
  8. III. ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К ДЕЛАМ, ДОКУМЕНТАМ, СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СРЕДСТВАМ К НИМ, ПЕЧАТНЫМ ИЗДАНИЯМ
  9. Опись документов: правила использования и оформления
  10. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  11. Применение и назначение описи
  12. В делопроизводстве
  13. В архиве
  14. Правила составления
  15. Особенности оформления в различных ситуациях
  16. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
  17. Внутренняя опись для личного дела
  18. Для почты
  19. Для передачи в архив
  20. На уничтожение
  21. Изъятых документов
  22. Форма листа использования документов
  23. Карта-заместитель дела
  24. Лекция 12. Организация работы государственного архива, планирование и отчетность архивных учреждений
  25. 12.1. Порядок работы архива
  26. 🌟 Видео

Видео:Когда путевой лист и предрейсовый осмотр не нуженСкачать

Когда путевой лист и предрейсовый осмотр не нужен

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Лист использования документов

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

https://www.youtube.com/watch?v=oBEuIhp4u08

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

https://www.youtube.com/watch?v=Tlrv3t7teZM

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Видео:Урок 12. Шаблоны и бланки документов. Практическое использование при создании документов.Скачать

Урок 12. Шаблоны и бланки документов. Практическое использование при создании документов.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации

Лист использования документов
Приложение к приказу
Росархива

от 1 сентября 2017 г. № 143

I. Общие положения

II. Порядок оформления пропуска пользователя в читальный зал

III. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям

IV. Права и обязанности пользователя

V. Приложение к Порядку

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее – Порядок) разработан в соответствии с 

    Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014. № 40. Ст. 5320; 2015. № 48. Ст. 6723; 2016. № 10. Ст. 1317. № 22. Ст. 3097; 2017. № 25. Ст. 3596).

1.2.

Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), справочно-поисковыми средствами к ним и находящимися на хранении в научно-справочных библиотеках архивов печатными изданиями (далее – печатные издания) в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов, помещениях каталогов) государственных и муниципальных архивов (далее – архивы) или (при отсутствии специально выделенного помещения) в рабочей комнате архива (далее – читальный зал) под контролем работника архива.

1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. На основании Порядка архивы, являющиеся учреждениями, могут разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архива с учетом специфики документов архива, особенностей его работы. 

II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), учёное звание и учёная степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования. 

2.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (приложение к Порядку), в которой указывает:

фамилию (обязательно для заполнения);

имя (обязательно для заполнения);

отчество (при наличии) (обязательно для заполнения);

дату рождения (обязательно для заполнения);

гражданство (обязательно для заполнения);

место работы (учёбы) и должность (при наличии);

образование, учёное звание и учёную степень (при наличии);

основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);

тему, хронологические рамки исследования (обязательно для заполнения);

цель работы;

адрес регистрации по месту жительства (пребывания) (обязательно для заполнения);

адрес фактического проживания (обязательно для заполнения);

номер контактного телефона (при наличии);

адрес электронной почты (при наличии);

вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ (обязательно для заполнения);

фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица (обязательно для заполнения в случае посещения читального зала архива с сопровождающим лицом).

Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала докумень, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядке несовершеннолетним пользователем.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, им, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учёбы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.   

2.3. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи. 

2.4. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.3 Порядка.  

 

III. ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К ДЕЛАМ, ДОКУМЕНТАМ, СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СРЕДСТВАМ К НИМ, ПЕЧАТНЫМ ИЗДАНИЯМ

3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям c учётом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации. [1]

3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;

имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учётом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности. 

3.5.

Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

3.6. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем;

выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственногой власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документов на проведение выставки;

выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем.

Видео:Ст 327 УК РФ - Какое наказание за подделку документов - Уголовный адвокат МоскваСкачать

Ст 327 УК РФ - Какое наказание за подделку документов - Уголовный адвокат Москва

Опись документов: правила использования и оформления

Лист использования документов

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

https://www.youtube.com/watch?v=YJOIH-u2Qds

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

В архиве

Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления

Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  • дела следует систематизировать по хронологии;
  • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  • при описи важна правильная последовательность документов:
  • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

В опись входит:

  • титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
  • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  • сама опись – главная часть описи;
  • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  • указатели – дают пояснение предметных понятий;
  • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
  • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  • лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Особенности оформления в различных ситуациях

Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

https://www.youtube.com/watch?v=HL04DuawAkA

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

  • вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
  • исходящий номер;
  • заглавие;
  • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  • внизу указывается общее количество документов.

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Внутренняя опись для личного дела

Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

  • номерах документов;
  • наименовании;
  • количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Для почты

Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107.

Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

  • ценных писем;
  • бандероли;
  • посылки.

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

Образец описи документов для почты

В каждом из экземпляров указывается:

  • ФИО (или название организации) получателя;
  • примерную стоимость отправления;
  • количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

Для передачи в архив

Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:

  • оглавление;
  • предисловие;
  • основная часть;
  • сокращения.

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

  1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
  2. далее проводится рассмотрение  экспертной комиссией;
  3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
  4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

  • полное наименование архива;
  • название фонда и его номер;
  • номер и наименование описи;
  • крайние даты описанных дел.

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

https://www.youtube.com/watch?v=DbEgmbSFfgM

Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Изъятых документов

Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

  • наименование документов;
  • количество;
  • индивидуальный признак – оригинал или копия;
  • стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Видео:ПУТЕВОЙ ЛИСТ 2023 года. Новые изменения и правила заполнения.Скачать

ПУТЕВОЙ ЛИСТ 2023 года. Новые изменения и правила заполнения.

Форма листа использования документов

Лист использования документов

Наименованиеорганизации

ЛИСТИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд№ _________________Опись № ___________________ Дело№_________

Заголовокдела_______________________________________________________

Дата использования

Кому выдан: фамилия инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)

№ использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

Пример 12

Карта-заместитель дела

Дело________________________________________________________________

(№и название)

Опись_______________________________________________________________

(№и название)

Фонд________________________________________________________________

(№и название)

Выданово временное пользование (читальныйзал):

№ п/п

Ф.И.О. пользователя

Дата выдачи

Дата возврата

1

2

3

4

Вопросы длясамоконтроля:

  1. Цели использования документов АФ РФ.

  2. Значение документальных памятников в развитии культуры.

  3. Использование документов в социально-правовой сфере.

  4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

  5. Виды информационных документов в архивах.

  6. Организация выставок документов.

  7. Организация работы читального зала.

Лекция 12. Организация работы государственного архива, планирование и отчетность архивных учреждений

План:

12.1. Порядок работыархива.

12.2. Планированиев архиве.

12.3. Работа сперсоналом.

12.1. Порядок работы архива

Управление вцелом – этообщее свойство, присущеетехнико-технологическим, биологическими социальным системам: для сохраненияили поддержания существующих параметровсистемы; изменения каких-либо параметровна величину (+); изменения каких-либопараметров на величину (-), т.е. сведениесуществующих параметров к 0.

Виды управленияопределяются предполагаемым или реальнымобъектом управления, при этом существуют:технико-технологические системыуправления (неживые); автоматизированныесистемы управления технологическимипроцессами; биологические системы(живые); социальные системы, где главнымсубъектом и объектом управления являетсячеловек.

https://www.youtube.com/watch?v=96WKZqhxfr4

Менеджмент – этосовокупность современных концептуальныхмоделей и специфических технологий,нацеленных на постоянное изменение иразвитие предприятий и организаций вдинамично меняющейся среде хозяйствования.

Основными функциямиуправления на сегодняшний день являются:

  1. организация – предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;

  2. прогнозирование – система и процесс определения вероятностей событий: научно-техническое; экономическое; экологическое; политическое;

  3. планирование – система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;

  4. координация – взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;

  5. работа с персоналом – изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.;

  6. маркетинг – вид человеческой деятельности, связанной с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворению этого спроса;

  7. инновации – нововведения на предприятиях, в организациях.

Характерныефункции для архивов: планирование,работа с персоналом и маркетинг.

Вся деятельностьархива базируется на правовой основе.

Нормативно-правовую базу архивасоставляют помимо архивногозаконодательства, нормы гражданского,административного и трудового праваРФ, постановления и указы правительства,ведомственные нормативные акты (приказыРосархива, постановления ее коллегии,основные правила работы государственныхи ведомственных архивов, отраслевыеинструкции и нормативы, типовые структуры,типовые нормы времени и выработки наосновные виды работ в архивах).

Основные нормативныедокументы, которыми в своей работеруководствуются директор архива ируководители структурных подразделений,разрабатываются в самом архиве иутверждаются органами управленияархивным делом данного субъекта РФ.Состав этих документов различен длягосударственных архивов и архивовучреждений:

Государственный архив

Архив учреждения

  1. Положение об архиве (Устав архива).

  2. Положение о структурном подразделении архива.

  3. Структура и штатная расписание архива.

  4. Смета расходов архива на год

  5. Должностные инструкции сотрудников.

  1. Положение об архиве учреждения; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственным) архиве.

  2. Инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) или инструкции по делопроизводству организации.

  3. Если в архиве учреждения есть подразделения – положение о структурном подразделении.

  4. Должностные инструкции сотрудников архива.

Самый важныйдокумент, определяющий деятельностьархива – Положение (Устав).

Положение огосударственном архиве или архиве учреждения (Устав) определяет егоюридический статус (юридическое лицо,структурное подразделение); ранг(центральный республиканский, объединенныйведомственный); профиль архива (источникикомплектования, состав документов,принимаемых на хранение); задачи,функции, права и обязанности архива,организационные основы деятельностиархива.

Положение оструктурном подразделении архиваопределяет задачи, функции, права,организацию деятельности структурногоподразделения архива.

Должностныеинструкции сотрудников определяютобязанности, права и ответственностьсотрудников архива. Они составляютсяна всех сотрудников, кроме директораархива и его заместителей.

Штатное расписание– перечень должностей учреждения(организации) с указанием количества иразмера должностных окладов.

Все эти документы,кроме Положения об архиве и инструкциио службе документационного обеспеченияуправления (ДОУ), подписываются директоромархива.

https://www.youtube.com/watch?v=rt-nB5l4eWo

Положение (Устав)о государственном, центральном отраслевомархивах, центральном архиве министерства(ведомства) утверждаются соответствующиморганом управления архивными делами.

🌟 Видео

Автозаполнение Формуляров и Документов на основе ExcelСкачать

Автозаполнение Формуляров и Документов на основе Excel

Почему я бросил свою сеть по ремонту телефонов и причем здесь ОнлифансСкачать

Почему я бросил свою сеть по ремонту телефонов и причем здесь Онлифанс

Путевой лист нужен или нет на автомобиль? Инспектор ГИБДД требует путевой лист что делать?Скачать

Путевой лист нужен или нет на автомобиль? Инспектор ГИБДД требует путевой лист что делать?

Электронные путевые листы: как это работаетСкачать

Электронные путевые листы: как это работает

Урок 13. Общие принципы обработки документов. Согласование документов.Скачать

Урок 13. Общие принципы обработки документов. Согласование документов.

#3 Excel Перенос данных с листа на лист, функция ВПР короткоСкачать

#3 Excel Перенос данных с листа на лист, функция ВПР коротко

Электронный путевой лист (ЭПЛ): практика перехода и преимущества использованияСкачать

Электронный путевой лист (ЭПЛ): практика перехода и преимущества использования

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях?Скачать

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях?

Как на основании путевых листов списать расходы на ГСМ в 1С БП 8.3 ?Скачать

Как на основании путевых листов списать расходы на ГСМ  в 1С БП 8.3 ?

Работа с блоком «Диспетчерская» в программе. Особенности работы с документом «Путевой лист».Скачать

Работа с блоком «Диспетчерская» в программе. Особенности работы с документом «Путевой лист».

Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Как правильно прошить и опечатать документ

ЭЛЕКТРОННЫЙ ПУТЕВОЙ ЛИСТ: ЧТО НУЖНО ЗНАТЬСкачать

ЭЛЕКТРОННЫЙ ПУТЕВОЙ ЛИСТ: ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ

Штрафы за тахограф в 2023: размеры, как избежать, какие документы проверяютСкачать

Штрафы за тахограф в 2023: размеры, как избежать, какие документы проверяют

Использование документов личного происхождения в сети Интернет. Проблемы и перспективы.Скачать

Использование документов личного происхождения  в сети Интернет. Проблемы и перспективы.
Поделиться или сохранить к себе: