Форма обложки дел постоянного и долговременного хранения
Приложение 12
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях*1 осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. _____
*1 В дальнейшем именуются “организации”.
1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
Видео:Тема 1.1 «Содержание документационного обеспечения управления»Скачать
1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик – управления делами.
В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия.
В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) – правлением;
в акционерных обществах – учредительной конференцией;
в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел.
В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР*1. _____
*1 Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в приложении 1.
1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами.
Видео:Тема 9. Технология работы с документами - Документационное обеспечение управленияСкачать
1.7.
Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения.
https://www.youtube.com/watch?v=MDtlARvhqwI
Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.
Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в приложении 2.
1.9.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
Видео:Организация службы документационного обеспечения управления образовательной организации1Скачать
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
Видео:К вопросу о структуре службы документационного обеспечения управления (доу) в организацииСкачать
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
cont/2562686-p12.html
5.8.3. Положение о службе доу
Положение о службе ДОУ— это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления предприятием.
https://www.youtube.com/watch?v=Hsk8JYkuoYs
Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия.
Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя предприятия.
Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Текст положения должен состоять из следующих основных разделов:
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Ответственность.
Взаимоотношения. Связи.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Видео:Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя, а также обязанности.
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения.
Связи» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
5.8.3. Положение о службе доу
Положение о службе ДОУ— это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления предприятием.
Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия.
Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя предприятия.
Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Текст положения должен состоять из следующих основных разделов:
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Ответственность.
Взаимоотношения. Связи.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Видео:Документационное обеспечение управленияСкачать
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя, а также обязанности.
https://www.youtube.com/watch?v=7pPFTW5CRlc
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения.
Связи» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
🎬 Видео
Урок 5. Правовые основы документационного обеспечения управления.Скачать
К вопросу о структуре службы документационного обеспечения управления (доу) в организацииСкачать
Охрана труда. Основные требования законодательстваСкачать
Урок 3. Нормативные положения по документационному обеспечению управления. Часть 1Скачать
Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать
Что такое документационное обеспечение управления и как управлять документами в эпоху цифровизацииСкачать
1. Особенности подготовки и оформления приказовСкачать
Урок 30. Регламентация документооборота.Скачать
Основы документационного обеспеченияСкачать
Лекция 1. Документационное обеспечениеСкачать
Тема 1.3 «Технологии документационного обеспечения управления»Скачать
Делопроизводство. Лекция 2. Роль и место документационного обеспечения в менеджментеСкачать
Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать
