Примерное положение о службе документационного обеспечения управления организации (ДОУ)

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления – Эксперты

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления организации (ДОУ)

Форма обложки дел постоянного и долговременного хранения

Приложение 12

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях*1 осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.          _____

         *1 В дальнейшем именуются “организации”.

1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик – управления делами.

В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия.

В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) – правлением;

в акционерных обществах – учредительной конференцией;

в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел.

В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР*1.          _____

         *1 Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в приложении 1.

1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами.

1.7.

Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения.

Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в приложении 2.

1.9.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Источник: http://uchebana5.ru/cont/2562686-p12.html

5.8.3. Положение о службе доу

Положение о службе ДОУ— это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и опре­деляющий ее роль и место в системе управления предприятием.

Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсуль­том (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия.

Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя предприятия.

Положение должно быть разработано в соответствии с требова­ниями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Текст положения должен состоять из следующих основных разделов:

  1. Общие положения.

  2. Основные задачи.

  3. Функции.

  4. Права и обязанности.

  1. Ответственность.

  2. Взаимоотношения. Связи.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официаль­ное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует под­разделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем воз­главляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобожде­ния от должности руководителя подразделения, наличие у подраз­деления печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные пробле­мы, решаемые подразделением и определяющие характер и на­правления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных перед ним задач. Функции должны полностью отра­жать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение в лице его руководителя, а также обязанности.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисципли­нарной, административной, при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделе­ния в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения.

Связи» регламентируются ин­формационные и документационные потоки подразделения; ос­новные документы, создаваемые им, а также указывается, с каки­ми подразделениями и организациями осуществляется взаимодей­ствие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рас­сматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор­ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются ру­ководителем организации.

Источник: https://expertbl.ru/primernoe-polozhenie-o-sluzhbe-dokumentacionnogo-obespecheniya-upravleniya.html

5.8.3. Положение о службе доу

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления организации (ДОУ)

Положение о службе ДОУ— это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и опре­деляющий ее роль и место в системе управления предприятием.

Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсуль­том (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия.

Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя предприятия.

Положение должно быть разработано в соответствии с требова­ниями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Текст положения должен состоять из следующих основных разделов:

  1. Общие положения.

  2. Основные задачи.

  3. Функции.

  4. Права и обязанности.

  1. Ответственность.

  2. Взаимоотношения. Связи.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официаль­ное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует под­разделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем воз­главляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобожде­ния от должности руководителя подразделения, наличие у подраз­деления печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные пробле­мы, решаемые подразделением и определяющие характер и на­правления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных перед ним задач. Функции должны полностью отра­жать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение в лице его руководителя, а также обязанности.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисципли­нарной, административной, при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделе­ния в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения.

Связи» регламентируются ин­формационные и документационные потоки подразделения; ос­новные документы, создаваемые им, а также указывается, с каки­ми подразделениями и организациями осуществляется взаимодей­ствие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рас­сматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор­ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются ру­ководителем организации.

Бланки и образцы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: