Внутренняя опись документов дела (образец заполнения)

Внутренняя опись документов личного дела: скачать образец

Внутренняя опись документов дела (образец заполнения)

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования.

Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. �х соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться.

В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок.

Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле.

Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Регистрационный индекс.
  3. Дата составления.
  4. Заголовок.
  5. Номера листов дела.
  6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, РІ случае изъятия или возврата – причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле.

Рљ примеру, если РІСЃСЏ папка состоит РёР· РѕРґРЅРѕРіРѕ многостраничного документа, РІ строке «Р�того» так Рё будет указано: 1 документ.

Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема.

Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы.

Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

  • отсутствие ошибок Рё исправлений;
  • внесение только достоверной Рё точной информации;
  • хранение вместе СЃ личным делом (можно либо прикрепить Рє обратной стороне первой обложки, либо просто вложить РІ папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует.

Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет.

Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

  • название организации;
  • данные сотрудника, РЅР° которого оформлено личное дело: его Р¤Р�Рћ Рё должность;
  • СЃРїРёСЃРѕРє вложенных бумаг, выполненный РІ РІРёРґРµ таблицы;
  • количество отдельных наименований, включенных РІ личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются.

Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли.

При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах.

Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики.

Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

РћСЃРЅРѕРІРЅРѕРµ требование Рє сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней РѕРїРёСЃРё, — владение информацией Рѕ РїРѕСЂСЏРґРєРµ ее заполнения. Р’ зависимости РѕС‚ масштабов предприятия, эти обязанности РјРѕРіСѓС‚ поручаться:

  • кадровому специалисту;
  • руководителю организации;
  • секретарю.

Чаще всего РЅР° крупных предприятиях составление внутренней РѕРїРёСЃРё поручается кадровикам. Ведение дел – обязательство кадрового отдела, поэтому Рё дополнение Рє нему поручается РёРј.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи.

В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

  • Рє личным делам;
  • Рє делам, которые требуют полного оформления: СЃРѕ СЃСЂРѕРєРѕРј хранения более 10 лет либо Рє тем, которые находятся РІ архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив.

Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются.

С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

​

Таким образом, внутренняя РѕРїРёСЃСЊ – это бланк, представляющий СЃРѕР±РѕР№ перечень наименований Рё реквизитов документов, содержащихся РІ личном деле.

В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов.

В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

​

Образец внутренней описи документов дела

Источник: https://paperdoc.ru/documents/personnel/obrazec-zapolneniya-vnutrennej-opisi-dokumentov-lichnogo-dela

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела (образец заполнения)

Внутренняя опись документов дела имеетунифицированную форму, предусмотреннуюОсновными правилами работы архивоворганизаций (одобрены решением КоллегииРосархива от 06.02.2002).

Обычно такая описьпомещается в дело, содержащее наиболееценные документы, при подготовке его ксдаче в архив. Однако личное дело являетсяисключением – опись документов ведетсясразу же при его заведении и подшиваетсяв самом его начале (приложение 2).

При ведении личного дела во внутреннююопись вносятся все документы, которыев него подшиваются.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – этоучетный документ, раскрывающий сведенияо личных данных работника, его трудовойдеятельности, поощрениях и др.Содержательная часть этого документа,как правило, представляет собой«вопросник» с заготовленным местом длявнесения ответов (приложение 3).

Личный листок содержит перечень вопросово биографических данных работника, обобразовании, о выполняемой работе сначала трудовой деятельности, семейномположении, пребывании за границей, обучастии в выборных органах и др.

Личный листок заполняет от руки припоступлении на работу сам работник водном экземпляре без помарок и исправлений,подписывает и ставит дату. Полнота иправильность заполнения личного листкасверяются сотрудником кадровой службыс записями в таких документах, какпаспорт, трудовая книжка, диплом, военныйбилет и т. д.

Анкета

Другая разновидность учетного документав личном деле – анкета, которая можетсодержать аналогичные вопросы.

Таким образом, иногда вместо личноголистка по учету кадров используетсяанкета, которая содержит в основном теже графы, что и личный листок, нозаполняется соискателем до приема наработу и включается в личное дело, толькоесли данный соискатель становитсясотрудником организации. В личное деломогут включаться и анкета, и личныйлисток.

Желательно, чтобы формы таких документов,как личный листок по учету кадров,анкета, были утверждены работодателемсамостоятельно с учетом специфики егодеятельности.

Ведение личного дела

В течение трудовой деятельности личноедело работника может дополнятьсяследующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями);

  • уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;

  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;

  • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике;

  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;

  • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);

  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);

  • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора;

  • копией приказа о прекращении трудового договора;

  • копией трудовой книжки;

  • другими документами, связанными с работой.

Обратите внимание!Поступающие в личноедело документы располагаются вхронологическом порядке

Помимо перечисленных, в личное деломогут входить и некоторыедругие документы(например, документы о прохожденииработником конкурса на замещениевакантной должности, копии документово награждении сотрудника (присвоенииему почетных званий, награждении грамотойи т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело помещается(но при этом не подшивается в него)фотография работника установленногов организации формата (обычно 4 х 6 см).На обороте фотографии указываютсяфамилия, имя, отчество работника.Рекомендуется обновлять фотографии нереже одного раза в пять лет или же подостижении работниками возраста 20 и 45лет.

Если в течение работы у сотрудникаменяются какие-то сведения, которыебыли указаны в личном листке по учетукадров, каким образом нужно изменятьэти данные в документах личного дела?Может быть, следует переоформить личныйлисток?

Работники кадровой службы, ответственныеза ведение личных дел, обязаны постоянноследить за их состоянием и своевременновносить изменения в учетные сведения.Обратите внимание: при этом не требуетсявносить какие-либо изменения илидополнения в личный листок по учетукадров или анкету, тем более не нужнотребовать от работника заново заполнятьэти документы.

Все изменения в учетных данных работникадолжны отражаться в отдельных,дополнительных листах. Как правило, этидокументы называются «Дополнение кличному листку по учету кадров»(«Дополнение к анкете»). Обычно они имеюттабличную форму (приложение 4) иразрабатываются по усмотрениюработодателя.

Дополнение к личному листку по учетукадров работник кадровой службы заполняетпосле того, как поступили документы,отражающие первое изменение признаковличного листка по учету кадров.

Всеизменения (награждение правительственныминаградами, присвоение ученых, воинских,почетных званий и ученых степеней,образование, знание языков, участие всоставе выборных законодательных ипредставительных органов) вносятся наосновании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередногоизменения сотрудник кадровой службыподписывает дополнение к личному листкупо учету кадров.

Если на бланке не остается места длявнесения последующих изменений, заполняютследующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения кличному листку по учету кадров являютсяотметки о проведении проверок наличияи состояния личных дел. На оборотнойстороне личного листка после всех другихсведений делают отметку: «личное делопроверено», ставят дату и подпись.

В следующем номере «Справочникакадровика» мы разберем особенноститекущего хранения личных дел сотрудников,а также правила подготовки их к длительномухранению и к сдаче в архив.

Приложение 1

Пример оформления книги (журнала) учеталичных дел

Приложение 2

Пример оформления внутренней описидокументов личного дела

Приложение 3

Пример оформления личного листка поучету кадров

Приложение 4

Пример оформления дополнения к личномулистку по учету кадров

Картотекаличных дел работников

Личные дела относятся к группе дел,которую подбирает в организации кадроваяслужба. Личные дела формируются в течениевсего периода работы данного лица ворганизации. Исключение может составлятьслучай, когда сотрудник уволился изорганизации в том же году, в которомпоступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов осотруднике, содержащая в себе, в томчисле, его персональные данные.

В личных делах группируются документы,представленные сотрудниками припоступлении на работу, а также образующиесяв период их профессиональной деятельностив данной организации.

Как правило, в состав личного делавходят:

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учетукадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании(в том числе все квалификационныесвидетельства), удостоверения личности;

– справки и другие документы,подтверждающие изменения анкетныхданных работника (копии свидетельствао браке, ИНН, страхового свидетельства,свидетельства о рождении детей);

– копии всех приказов о назначении,переводе, поощрениях, командировках,отпусках и т. д.;

– трудовой контракт;

– данные аттестаций;

– характеристики;

– план карьерного роста.

В течение периода работы сотрудника ворганизации кадровая служба учитываеткаждый документ личного дела во внутреннейописи.

Во внутренней описи перечисляют вседокументы, которые подшиты в личноедело. Изъятие документов из личногодела, замену подлинников копиями отражаютво внутренней описи в графе «Примечание».В период работы сотрудника в организацииво внутренней описи учитывается каждыйдокумент личного дела.

Также сотрудникиотдела кадров ведут учет дополнительныхсведений о сотруднике и вместе с личнымлистком по учету кадров помещают вначале дела.

Закрывая личное дело, кнему подшивают заявление работника обувольнении по собственному желаниюлибо другие документы, которые служатоснованием для увольнения, и копиюприказа.

Внутреннюю опись подписывает составительс указанием должности, расшифровкиподписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахожденияличных дел в организации рекомендуетсясоставлять картотеку личных делработников.

Картотека – это справочник, в которомсведения о содержании документовотражены на карточках, расположенныхв соответствии с номенклатурой дел испециально разработанной схемойпостроения картотеки.

Необходимость создания картотекиопределяется потребностями организациив информации о составе и содержаниидокументов.

Картотека личных дел работников создаетсядля поиска необходимых документов,содержащих сведения о работнике и еготрудовой деятельности.

Карточки систематизируются в алфавитномпорядке по фамилиям, в пределах одинаковыхфамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются всоответствии с принятой схемойсистематизации. Разделы и подразделыотделяются друг от другакарточками-разделителями и указываютсяна ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных делработников должны обеспечивать надежнуюсохранность личных дел и помещенных вних документов (сведений) от хищения(разглашения). С этой целью картотекиличных дел работников следует хранитьв сейфах или плотно закрывающихсяметаллических шкафах.

Источник: https://studfile.net/preview/3000646/page:4/

Бланки и образцы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: