Должностная инструкция заведующего архивом

Видео:Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Заведующий архива

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность «Заведующий архива» относится к категории «Руководители».

1.2. Квалификационные требования — базовое или неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист). Среднее профессиональное (техническое) образование. Стаж работы по ведению архивного дела — не менее 1 года. 

1.3.

Знает и применяет в деятельности:      — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;      — государственной системе делопроизводства, порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;      — структуру предприятия, учреждения, организации;      — основы организации производства, труда и управления;

      — основы трудового законодательства.

1.4. Назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Вместе с руководителями структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел текущего делопроизводства.

2.4. Руководит работой по упорядочиванию и систематизации, облегчающей учет и использование архивных документов.

2.5. Оказывает методическую помощь по поиску нужных документов, инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив, контролирует своевременное поступление в архив документов, ведение которых закончено.

2.6. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

2.7. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

2.8. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременным их восстановлением, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения хранения документов.

2.9. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, полученных в документах архива.

2.10. Составляет установленную отчетность.

2.11. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.12. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.13. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3. Права

Заведующий архива имеет право:

3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

Заведующий архива несет ответственность за:

4.1. Невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада «Завідувач архіву» відноситься до категорії «Керівники».

1.2. Кваліфікаційні вимоги — базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст). Стаж роботи з ведення архівної справи — не менше 1 року. 

1.3.

Знає та застосовує у діяльності:      — постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня та інших органів, які стосуються роботи архівів;      — державну систему діловодства;      — порядок оформлення документів, які надходять до архіву, та чинну систему їх класифікації;      — структуру підприємства, установи, організації;      — основи організації виробництва, праці та управління;

      — основи трудового законодавства.

1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки

2.1. Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі, організації.

2.2. Забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання, реєстрацію, систематизацію, зберігання і використання документів.

2.3. Разом з керівниками структурних підрозділів розробляє номенклатуру справ поточного діловодства.

2.4. Керує роботою з упорядкування довідкового апарату, який полегшує облік і використання архівних документів.

2.5. Надає методичну допомогу щодо пошуку потрібних документів, інструктує працівників структурних підрозділів підприємства про порядок формування, підготовки і здавання матеріалів до архіву, Контролює своєчасне надходження до архіву документів, ведення яких закінчено.

2.6. Забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи постійного та тимчасового зберігання.

2.7. Керує роботою із складання описів справ для передавання документів до державних архівів, складання актів про знищення документів, термін зберігання яких минув.

2.8. Здійснює контроль за станом документів, своєчасним їх відновленням, додержанням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення зберігання документів.

2.9. Організовує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видавання архівних довідок на основі даних, які є в документах архіву.

2.10. Складає встановлену звітність.

2.11. Бере участь у розробленні положень та інструкцій з ведення діловодства та організації архівної справи.

2.12. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.13. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

4. Відповідальність

Завідувач архіву несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

Видео:Должностная инструкция // Для чего нужна должностная инструкция и как составить этот документСкачать

Должностная инструкция заведующего архивом

1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению (заполнить).

1.4. Заведующий архивом должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива;

— Единую государственную систему делопроизводства;

— порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

— структуру предприятия;

— правила хранения бланков строгой отчетности;

— основы организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда;

— (заполнить).

1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

— положением об архиве предприятия;

— настоящей должностной инструкцией;

— (заполнить).

1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно [руководителю предприятия; иному должностному лицу].

1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом руководителя предприятия.

1.9. (заполнить).

Должностные обязанности

Заведующий архивом:

2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов и дела постоянного и временного хранения.

2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

2.11. Составляет установленную отчетность.

2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

2.17. (заполнить).

Права

Заведующий архивом вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.

3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:

— о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности;

— о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

— (заполнить).

Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Общий каталог описания должностей тут:  Список типовых должностей!

КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

Должностные обязанности заведующего архивом

1) Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Заведующий архивом должен знать

2) Заведующий архивом при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего архивом

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Права заведующего архивом

Заведующий архивом имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего архивом — образец 2020 года. Должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности Заведующего архивом определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Заведующего архивом и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Заведующий архивом:

— возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации;

— обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

— руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

— оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;

— инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

— контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

— обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

— руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

— осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

— организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

— составляет установленную отчетность;

— принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3. ПРАВА

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий архивом несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Заведующий архивом может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Заведующему архивом может выделяться служебный автотранспорт.

5.4. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности Заведующего архивом. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:

— _____________________;

— _____________________;

— _____________________.

Должностная инструкция разработана на основании _________________________________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения ___________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)»___»___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба ___________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)»___»___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) ___________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)»___»___________ ____ г.

🎬 Видео

Про должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Типовая должностная инструкцияСкачать

Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова Мария. РУНОСкачать

Должностная инструкцияСкачать

Должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Как составить должностную инструкцию?Скачать

Прием и передача дел на архивное хранение в системе «Архивное дело»Скачать

Вебинар "Архивный ликбез или как работать в архиве"Скачать

Как создать с «0» и организовать работу архива в организации. Эксперт Доронина Л.А.Скачать

Создание архива организации. Часть 1. Ознакомление с нормативно правовой базой. 28.09.2022Скачать

Должностная инструкция для исполнительного директора!Скачать

Формулировки в должностных инструкциях, правилах, стандартах работы сотрудниковСкачать

Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 1).Скачать

Паспортизация архива организации - источника комплектования РГАНТДСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Технический архив TDMS Фарватер по ГОСТ | Хранение технической документации | Управление проектамиСкачать