График документооборота кадровой службы

Видео:Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Организация кадрового документооборота

Кадровый документооборот в организации

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документфиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупностикорреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документальнооформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретногоработодателя;

— построить стройнуюсистему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентироватьвзаимоотношения работника и работодателя;

— создатьорганизационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так идля работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Виды кадровых документов

По основным кадровымпроцедурам различают следующие виды кадровых документов.

1. Документация поприему на работу:

— заявление о приеме наработу;

— контракт о назначениина должность;

— приказ о приеме наработу;

— протокол общегособрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация попереводу на другую работу:

— заявление о переводена другую работу;

— представление опереводе на другую работу;

— приказ о переводе надругую работу.

3. Документация по увольнениюс работы:

— заявление обувольнении;

— приказ об увольнении;

— протокол общегособрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация пооформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление опредоставлении отпуска;

— приказ опредоставлении отпуска.

5. Документация пооформлению поощрений:

— представление опоощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общегособрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация пооформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка онарушении трудовой дисциплины;

— объяснительнаязаписка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложениидисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основныхуправленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить ввиде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения иразличающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.

1. Организационно-правоваядокументация:

— правила внутреннеготрудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение оструктурном подразделении;

— график отпусков;

— должностныеинструкции.

2. Персональнаядокументация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточкаработника.

3. Договорнаядокументация:

— коллективный договор(соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительнаядокументация:

— приказы по личномусоставу.

5. Учетная кадроваядокументация:

— учетные формы (книги,журналы и др.) кадровой документации;

— документация по учетурабочего времени и расчетов с персоналом.

6.Информационно-справочная документация.

https://www.youtube.com/watch?v=KrckaId-y0Y

Причем к локальнымнормативно-правовым актам относятся:

— правила внутреннеготрудового распорядка;

— коллективный договор;

— штатное расписание;

— положение одолжностной инструкции;

— положение о защитеперсональных данных работников;

— положение по оплатетруда;

— положения оструктурных подразделениях и др.

Состав документовкадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другимисторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановуюдокументацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочнойдокументации.

Нормативная инормативно-справочная документация регламентирует единообразную практикуприменения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любойорганизации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планированиякакой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлениемпервичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственнойрегистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду сведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующемузаконодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающийорганизацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации даннойработы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой ворганизации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения,можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является созданиесистемы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административныхметодах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных насближение интересов работника и организации, достижение высокойпроизводительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачейкадровой политики служит обеспечение условий реализации действующегозаконодательства в области трудовых взаимоотношений.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровнюосознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когдаруководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношенииуправления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативныхпоследствий.

Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровыхпотребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство вданном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагированияна какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможныхпоследствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данномслучае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния вкадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимаетсвоевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин,которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е.данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либотрудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятияимеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятиясодержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах,сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. Осуществовании данной кадровой политики можно говорить,  когда руководство предприятия имеет не толькопрогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадроваяслужба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводитьрегулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степениоткрытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадроваяполитика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальныхсотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использованановыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка,ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Видео:ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА. ФСБУ 27/2021: ДОКУМЕНТООБОРОТСкачать

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

• Новости
• Трудовые отношения

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

2 июля Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму.

Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму.

Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года.

С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см.

«Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).

Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал» Подключиться к сервису

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

1. ИНН.
2. Основной вид деятельности.
3. Штатную численность работников.
4. Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
5. Наличие профсоюзной организации.
6. Место проведения эксперимента.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

• договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
• графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
• отдельное соглашение к трудовому договору;
• соглашение об изменении условий трудового договора;
• локальный нормативный акт;
• заявление;
• согласие;
• отказ;
• уведомление;
• извещение;
• объяснение.

Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Использование сервиса «Работа в России»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России» Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте.

Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

О чем сообщать в минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

• до 1 августа 2020 года;
• до 1 декабря 2020 года;
• до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению.

Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.

Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Видео:Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

Документооборот кадровой службы

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

• Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
• Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
• Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
• Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
• Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

• разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
• оформление кадровых приказов;
• заполнение трудовых книжек;
• ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

• Положения об оплате труда;
• Правил внутреннего трудового распорядка;
• Положения о персонале;
• Положения о премировании и иных поощрениях
• Положения о материальной ответственности работников;
• Положения о коммерческой тайне;
• Положение об отпусках;
• Положение о командировках;
• Положение о структурных подразделениях;
• Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

• Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
• Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
• Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
• Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

• на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
• на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

https://www.youtube.com/watch?v=MDtlARvhqwI

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

>Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

Видео:Схема создания кадрового документооборотаСкачать

Как перейти на кадровый ЭДО с сотрудниками? 6 шагов от Docsvision

« Назад

09.07.2020 12:25

Режим самоизоляции перевел многих сотрудников на удаленную работу и поставил на паузу ведение кадрового документооборота. Пусть новые условия уменьшили число командировок, но отпуска, больничные, увольнение и трудоустройство новых сотрудников на паузу не поставишь, документы с сотрудниками, в том числе и удаленными, нужно как-то оформлять.

По результатам опроса Gartner, после окончания режима самоизоляции 74% компаний планируют оставить часть сотрудников на удаленной работе. Значит, временный режим перейдет в обычный.

В новых условиях отдел по работе с персоналом будет вынужден адаптировать свои процессы и организовать работу с дистанционными сотрудниками.

Как перейти к кадровому электронному документообороту с сотрудниками, расскажем в этой статье.

Нормативная база в России для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) еще формируется. После введения электронных трудовых книжек в 2020 г. ожидаются поправки в Трудовом кодексе, соответствующий законопроект был оперативно подготовлен и
16 июня 2020 г. вынесен на рассмотрение в Госдуму.

Одна из целей этого законопроекта звучит так: «Максимальный переход на электронный документооборот в рамках регулирования труда дистанционных работников, снижения объёмов дублирования документов на бумажных носителях». И ранее также А.О.

Котяков, Министр труда и социальной защиты, на одном из совещаний предложил дать возможность работодателям с 2021 года вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Все это подтверждает то, что в ближайшее время кадровый документооборот полностью станет электронным и подготовиться к такому переходу лучше заранее — решить как организационные, так и технические вопросы.

Организационные вопросы заключаются в подготовке нормативных документов и регламентов по работе с КЭДО. К техническим вопросам относится то, в какой системе будет реализован КЭДО и как ее правильно выбрать.

Пройдя 6 основных шагов по подготовке к переходу на КЭДО вы получите максимальную отдачу от нововведений и избежите ошибок.

Шаг 1. Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов

Чтобы автоматизировать процесс, его нужно сначала описать. Поэтому процесс перехода на КЭДО начинается с внутренней оценки процессов и документов, используемых в компании. На первом шаге к КЭДО необходимо определить типовые формы взаимодействия и порядок согласования и работы с документами.

Например, опишем процесс подготовки графика отпусков в компании. Сотрудник кадровой службы отправляет по компании уведомление о начале формирования графика отпусков. Работник готовит заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах.

Его линейный руководитель собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. После многократных напоминаний и переписки сотрудник отдела кадров получает все данные для подготовки общего графика отпусков по компании.

В завершение с этим документом обычно требуется ознакомить всех сотрудников.

Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО

После описания процессов каждый кадровый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в КЭДО. Такой анализ или внутренний аудит позволит отказаться от избыточных и дублирующих документов.

Дополнительно на этом шаге на основании анализа трудового законодательства, нормативно-правовой базы и судебной практики рекомендуется проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

1. Законодательно перевод в электронную форму
   1. Разрешен
   2. Точно не указано
   3. Запрещен
2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись
   1. Нет, не указано
   2. Прямо не указано
   3. Да, требуется
3. Требования к срокам хранения
   1. Менее 10 лет
   2. Более 10 лет
   3. Постоянно
4. Требования к подписи:
   1. Простая электронная подпись
   2. Неквалифицированная электронная подпись
   3. Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
5. Судебная практика
   1. Положительная для работодателя
   2. Есть как положительная, так и негативная
   3. Судебная практика отсутствует
6. Требование предоставлять документ в сторонние организации
   1. Отсутствует
   2. Предоставляется в электронном виде
   3. Предоставляется в бумажном виде

Соотнесите каждый кадровый документ с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск его переноса в электронный вид.

Шаг 3. Аудит кадровых документов

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Теперь разделим операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

1. Низкий риск перевода к КЭДО — документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
2. Умеренный риск при переводе к КЭДО — группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

После составления списка документов, которые будут переведены в электронный вид, определите, какой вид электронной подписи для них необходим и кто в организации имеет право на соответствующие электронные подписи. Проведите аудит технического оснащения: есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам и порталам, имеют ли они соответствующие токены.

Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая используется для определения лица, подписывающего информацию в электронном документе. Она является полноценной заменой рукописной подписи и обладает полной юридической силой в России. Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» определяет три вида электронных подписей:

• Простая электронная подпись (ПЭП) позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует, что документ останется неизменным после его подписания. В корпоративных системах авторство пользователя определяют просто по учетной записи Windows, а также пользователь может быть идентифицирован, например, по логину и паролю на сервере госуслуг. ПЭП можно использовать только при наличии соответствующего соглашения с участниками электронного обмена.  
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет подтвердить авторство и доказывает неизменность информации, содержащейся в документе. В отличие от простой подписи она содержит криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документа. Для получения НЭП достаточно внутри компании настроить соответствующий сервер, где будут бесплатно формироваться подписи для сотрудников. Для признания юридической значимости НЭП также необходимо соглашение между организацией и сотрудником.  
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП), обладая всеми признаками НЭП, но может быть получена только в специальных удостоверяющих центрах, аккредитованных государством. Для использования КЭП также требуется специальное программное обеспечение на компьютере сотрудника. Эта подпись приравнивается к собственноручной подписи сотрудника и не требует заключения никаких дополнительных соглашений.

Шаг 4. Оптимизация процессов

После аудита операционных документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом — по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов.

Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допускают требования и регламенты. Разработайте и максимально используйте типовые формы.

В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.

https://www.youtube.com/watch?v=TlZi-V3I_Gc

Внедрение системы электронного документооборота позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге. Еще одним шагом может быть предоставление работникам доступа к информационным системам.

Вернемся к процессу подготовки графика отпусков, как может измениться работа с документами. Специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков.

Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части — дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель согласовывает заявку и не готовит отдельно сводный график по отделу.

Таким образом, электронный документооборот помогает избавиться от двух документов в процессе подготовки графика отпуска. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании.

Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе.

Шаг 5. Выбор платформы для КЭДО

После определения документов для перевода в КЭДО и описания процесса работы с ними, необходимо выбрать систему, в которой будет реализован новый подход кадрового делопроизводства. Универсального решения этой задачи не существует, как, например, в бухгалтерии, где 1С воспринимается как универсальное стандартное решение.

В каждой компании есть системы кадрового учета, но они не обладают функциональностью для длительного хранения документов и создания архивов. Такими функциями обладают системы электронного документооборота (СЭД), в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

СЭД позволяет создавать документы по шаблону, запускать их на согласование и ознакомление в электронном виде, подписывать документы электронной подписью.

Также на базе СЭД создается электронный архив кадровых документов, формируется досье по всем сотрудникам компании.

И важно чтобы система КЭДО быть гибкой в настройке и могла быстро изменяться, если в законодательных или нормативных актах произойдут изменения, то компания должна легко адаптироваться и отразить изменения в своей ИТ-системе.

Шаг 6. Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО

Когда компания определит, какие документы будут переведены в ЭДО, потребуется подготовить соответствующую нормативную документацию:

• Положение об электронном документообороте.
• Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
• Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
• Регламент по использованию электронной подписи.

Если вы пропустите этот шаг, а в компании возникнет судебный спор, то электронные документы не будут приняты в качестве доказательства в суде. Перед переходом к КЭДО требуется заключить соглашения с участниками процессов, обновить доверенности, издать внутренние документы для закрепления сформированного подхода.

В будущем рабочее место сотрудников кадровой службы будет цифровым. Насколько грамотно и удобно оно будет организовано, зависит от готовности компании трансформироваться, внедрять технологии и становится гибче в консервативных вопросах учёта.

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн».

Продвижение проектовРеклама мероприятий Корпоративные блоги

на NEO HR

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Предложить свою статью к публикации

Видео:Топ 6 фатальных ошибок в кадровой документацииСкачать

График документооборота для отдела кадров в 2019 году образец

Главные детали в контроле на бумаге Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов. С какой целью осуществляется Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба.

Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ. Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах. Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.

Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании.
Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению.

Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.

https://www.youtube.com/watch?v=B4p-6eUNnNw

К ним относятся: Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия.
Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. Правила распорядка труда (далее — Правила)

• Наличие документа предусматривают ст.
  189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
• Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа.
  В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий.

Человеческая память не может помнить абсолютно всё. Поэтому требуется специальный документ-график, в соответствии с которым и происходит документооборот в бухгалтерии.

График документооборота в бухгалтерии: его составление и особенности Составление графика документооборота в бухгалтерии – задача довольно серьёзная.

Необходимо учесть все документы, с которыми придётся работать финансовому отделу, предусмотреть сроки, в которые каждый документ должен быть обработан, рассчитать такой оптимальный режим, когда вся документация, так или иначе, имеющая отношение к бухгалтерии, будет своевременно рассмотрена.

Перед главным бухгалтером, в обязанность которого входит составление графика документооборота, ставится задача так распределить поток документации между подчинёнными, чтобы при максимальной загруженности отдела, все необходимые сроки обработки документов могли быть соблюдены.

Особенности кадрового делопроизводства

Внимание

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения. Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией.

Важно

Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем. Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства. Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Положение о кадровом документообороте

• Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
• Договор передачи, отчуждения
• Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки, контрактации
• Договор проката: бытового, строительного
• Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
• Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
• Договор страхования, перестрахования
• Трудовой договор с работником
• Договор уступки прав и перевода долга
• Ученический договор с работником
• Учредительный договор, договор о совместной деятельности
• Договор хранения, материальной ответственности
• Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Идеи у него в голове — как стекла в ящике: каждое отдельности прозрачно, все вместе — темны. (А.

Онлайн журнал для бухгалтера

Бухгалтер Бухгалтер 1 день 21 Расчетные листки 2 Расчетная группа БО Бухгалтер 1 день БО через руководителей подразделений До 15 числа Сотрудник Сотрудник 1 день 22 Ведомости распределения зарплаты по счетам и шифрам затрат по подразделениям и по предприятию 1 Расчетная группа БО Бухгалтер 1 день Бухгалтер в производственную группу БО До 15 числа Бухгалтер Бухгалтер 1 день 23 Данные на перечисление подоходного налога, алиментов, взносов в ПФ, ФСС, ОМС 2 Расчетная группа БО Главный бухгалтер 1 день Бухгалтер в ФО До 14 числа, бухгалтер Главный бухгалтер Бухгалтер До 15 числа в банк электронной почтой 24 Ведомости по перечислению зарплаты в сбербанки 1 Расчетная группа БО Главный бухгалтер 1 день Бухгалтер в ФО До 19 числа ежемесячно Главный бухгалтер Бухгалтер До 20 числа в банк электронной почтой Принятые сокращения: ОК — отдел кадров; БО — бухгалтерский отдел; ФО — финансовый отдел.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями. График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года.

Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники. Образец Т7 График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом.

На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.

Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

• Что нужно знать
• Образец графика документооборота для учетной политики в 2018 году
• Нюансы при составлении

Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений. Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Начальный этап составления В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

• главный бухгалтер;
• руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений. Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

🌟 Видео

График отпусков / Фрагмент курса "Кадровое делопроизводство"Скачать

Кадровый учет "с нуля"Скачать

Урок 27. Графики и диаграммы кадрового документооборота.Управление персоналом в КазахстанеСкачать

Кадровые документы в организации Основной переченьСкачать

Электронный документооборот в кадровой службе / вебинарСкачать

Переход на электронный документооборот: как уйти от кадровых документов на бумаге?Скачать

Организация работы отдела кадровСкачать

Открытый урок по кадровому делопроизводствуСкачать

Кадровое делопроизводство: обязательные и факультативные документыСкачать

График отпусков на 2024 годСкачать

Кадровый электронный документооборот в 2023 году: нововведения и практика переходаСкачать

Как принять и передать дела в кадровой службеСкачать

Рекомендации по организации кадрового делопроизводства для начинающихСкачать

Вебинар «Автоматизация кадрового документооборота практическое применение»Скачать

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) - Елена ПономареваСкачать