Инструкция по делопроизводству (образец заполнения)

Содержание
  1. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству: образец – Дело
  2. Для чего составляют приказ по делопроизводству
  3. Порядок утверждения локальных нормативных актов
  4. Как составить и оформить приказ по делопроизводству
  5. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
  6. Порядок разработки инструкции по делопроизводству
  7. Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба
  8. Какие виды приказа по основной деятельности бывают
  9. Как правильно оформить приказ
  10. Как составить шаблон приказа в MS Word
  11. Скачать Типовая инструкция. Делопроизводство Скачать бесплатно без регистрации
  12. Типовая инструкция
  13. Делопроизводство: образцы документов
  14. Движение документации
  15. Виды
  16. Стадии работы
  17. Стадии для внутреннего вида
  18. Стадии для внешнего вида
  19. Стадии для внутренних видов
  20. Стадии для всех типов документации
  21. Госты, регламентирующие движение документации 2018
  22. Основные понятия
  23. Гост 708/2013
  24. Новые главы гостов по делопроизводству
  25. Правки в существующих законодательных актах по делопроизводству
  26. Образцы документации
  27. Делопроизводство образцы документов
  28. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству: образец
  29. В чём заключается организация делопроизводства предприятия, нормативное регулирование
  30. Как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству: образец – Дело

Инструкция по делопроизводству (образец заполнения)

Расскажем, как правильно составить приказ и ввести в действие Положение или инструкцию по делопроизводству. В статье — образцы документов от эксперта.

Скачайте документы, которые могут пригодиться в работе:

Для чего составляют приказ по делопроизводству

Приказом по делопроизводству утверждают локальный нормативный акт — Инструкцию или Положение. Они регламентируют ведение делопроизводства в организации.

Инструкция по делопроизводству не является обязательным нормативным актом, но работодатель может принять его, чтобы установить единые требования:

  • к ведению делопроизводства;
  • к оформлению документов и форм учетной документации;
  • к порядку обработки всех видов документов в организации.

Внимание! Порядок оформления и утверждения локального нормативного акта единый, независимо от того, является ли акт обязательным или необязательным.

При поступлении на работу нового сотрудника под подпись знакомят со всеми локальными регламентами, которыми они обязаны будут руководствоваться в своей работе.

Несоблюдение требований локальных актов, в том числе инструкции по делопроизводству утвержденной приказом, чревато для работника дисциплинарным взысканием. Неоднократное нарушение дисциплины может повлечь за собой увольнение.

Поэтому важно, чтобы локальный регламент имел юридическую значимость, то есть, был оформлен и утвержден надлежащим образом.

О том, как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству и ввести ее в действие, расскажет эксперт «Системы Кадры» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. 

Порядок утверждения локальных нормативных актов

Принимать локальные нормативные акты, разработанные на предприятии, работодатель может двумя способами:

  • заполнив гриф «Утверждаю», который в этом случае является обязательным реквизитом акта;
  • издав приказ об утверждении локального регламента. 

Приказ по делопроизводству на предприятии можно составить по типовой форме, утвержденной в учетной политике как приложение к той же Инструкции по делопроизводству. Делает это секретарь или любой другой сотрудник, назначенный ответственным. Когда типовой формы такого приказа на предприятии нет, документ составляет специалист-делопроизводитель или кадровик, в чьи обязанности это входит.

На вопрос о том, нужно ли оформлять отдельную инструкцию по конфиденциальному делопроизводству, ответят эксперты журнала «Справочник секретаря».

Как составить и оформить приказ по делопроизводству

Чтобы приказ имел юридическую силу, в нем должны быть заполнены все обязательные реквизиты, перечень которых установлен ГОСТ Р 7.0.97-2016. В их число входит:

  • полное и краткое наименование организации в соответствии с уставными документами;
  • регистрационный номер приказа в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел;
  • наименование документа — «Приказ»;
  • дата издания;
  • заголовок приказа — его краткое содержание;
  • текстовая часть;
  • подписи руководителя и лиц, упомянутых в тексте приказа с указанием дат подписания. 

Текстовая часть состоит из вступления и поручительной части.

Во вступлении формулируется цель, поясняющая необходимость разработки и утверждения локального нормативного акта, например: «В целях организации работы по соблюдению единых требований ведения делопроизводства, оформлению, регистрации и обработке документов…». После этой фразы необходимо указать наименование предприятия, а также слово «приказываю». 

Образец приказа по делопроизводству (фрагмент)

Скачать образец в начале статьи >>> 

В поручительной части приказа по делопроизводству нужно указать дату, с которой Инструкция по делопроизводству будет введена в действие. В основном тексте документа также должно содержаться указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки этой процедуры, фамилии и должности лиц, на которых возлагается контроль над выполнением приказа.

Чтобы установить последовательность действий по введению локального акта в действие и разграничить зоны ответственности, текст поручительной части целесообразно разбить на пункты:

  • Первый пункт содержит указание об утверждении Инструкции по делопроизводству;
  • Второй – о сроках введения Инструкции в действие;
  • Третий – о необходимости ознакомления с Инструкцией всех заинтересованных сотрудников, в том числе тех, кто принимается на работу;
  • Четвертым пунктом назначают лицо, ответственное за контроль исполнения приказа по делопроизводству. Это может быть как руководитель предприятия, так и начальник службы делопроизводства или кадровой. 

Скачать образец в начале статьи >>> 

Инструкция по делопроизводству также упоминается в приказе в качестве приложения с указанием количества страниц. В дальнейшем и приказ о делопроизводстве, и сама инструкция по делопроизводству утвержденная приказом, хранятся и подшиваются в дело вместе. 

Итог: Чтобы избежать ошибок при оформлении и составлении приказа по делопроизводству, включите его образец в альбом бланков и форм, прилагаемых к инструкции по делопроизводству.

Источник:

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству — это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Источник: https://okarb.ru/kadrovyj-uchet/prikaz-ob-utverzhdenii-instruktsii-po-deloproizvodstvu-obrazets.html

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба

Инструкция по делопроизводству (образец заполнения)
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.

Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

 

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
 

  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;  
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;  
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;  
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;  
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;  
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;  
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.

Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;  
  • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;  
  • вид документа;  
  • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;  
  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;  
  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;  
  • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;  
  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;  
  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).

В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
 

  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.

Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.

В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.

Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Количество показов: 23953

Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/

Скачать Типовая инструкция. Делопроизводство Скачать бесплатно без регистрации

Инструкция по делопроизводству (образец заполнения)

Руководитедь организации

____ __________Ф.И.О.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Типовая инструкция

(номер)

Введена в действие приказом №______от___________

Введена взамен _________________

РАЗРАБОТАНО

(наименование организации)

1 Область применения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . .
2 Нормативные ссылки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Термины, определения, сокращения и обозначения . . . . . . . .. . . . . . . . . . .
4 Требования. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
6 Организация документооборота и исполнения документов. . . . .. . . . . . . .
7 Организация документов в делопроизводстве. . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . . .
Приложение 1 Формы бланков приказf … . . . . . . . . . . . .. . .
Приложение 2 Форма бланка распоряжения . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .
Приложение 3 Форма бланка письма . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 4 Форма реестра на согласование. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу(подразделению) . . . .. . . .
Приложение 6 Образец оформления распоряжения по отделу(подразделению). . .
Приложение 7 Образец оформления решения. . .
Приложение 8 Форма протокола . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 9 Форма выписки из протокола . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
Приложение 10 Форма акта . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 11 Образец оформления внешней докладной записки . … . .
Приложение 12 Образец оформления служебной (докладной) записки .. . . . . . . . . . . .. .
Приложение 13 Форма телефонограммы . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
Приложение 14 Форма акта о некомплектности входящейкорреспонденции
Приложение 15 Форма реестра . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .
Приложение 16 Форма журнала учета исходящих документов . . .. . . . . . .
Приложение 17 Форма журнала учета входящих документов. . . .. . . . . . .
Приложение 18 Форма номенклатуры дел . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Приложение 19 Форма акта ревизии документации . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения (делдолговременного хранения или дел по личному составу)
Приложение 21 Форма акта о выделении к уничтожению документов.. . .
Приложение 22 Образец оформления обложки дела. . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Приложение 23 Образец оформления листа-заверителя . . . . . . .. . . . . . . . .
Приложение 24 (рекомендованное) Перечень документов, неподлежащих регистрации . . . . .
Лист регистрации изменений . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Лист ознакомления . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1 Область применения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает единуюсистему делопроизводства в организации.

1.2 Настоящая инструкция обязательна дляруководителей, специалистов и служащих организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящей инструкции использованы следующиедокументы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов;

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти. Утверждена Приказом МинкультурыРоссии от 08.11.2005 № 536;

Источник: http://www.OpenGost.ru/iso/6466-tipovaya-instrukciya.-deloproizvodstvo.html

Делопроизводство: образцы документов

Инструкция по делопроизводству (образец заполнения)

В компаниях, подразделениях организаций в процессе осуществления трудовой деятельности образуется документация. Правила оформления, хранения, эксплуатации бумаг собраны в законодательных актах – гостах.

Летом этого года ожидали новый гост, выпуск которого перенесли на год.

Руководящие работники организаций изучают требования нового госта, приведенные в нем образцы документации, проводят работу по приведению к указанным стандартам.

Движение документации

Движение документов в пределах организации, структурных подразделений, передача от составителя адресату с целью предоставления информации, статистических сведений называется документооборотом.

Способ подачи информации, скорость перемещения документов оказывает влияние на продуктивность выполняемых организацией функций.

Выделяют несколько видов движения документации.

Виды

  1. Документы, поступающие в организацию.
  2. Документы, отправляемые из организации в различные инстанции.
  3. Образцы документов, образующиеся в результате деятельности сотрудников, отделов, подразделений.

Стадии работы

Стадии работы с документами выделяются в зависимости от вида движения.

Стадии для внутреннего вида

  • прием и первоначальный анализ;
  • начальное ознакомление получателем;
  • оформление образцов документации;
  • ознакомление руководителем учреждения, принятие к выполнению;
  • анализ, выполнение требований;
  • проверка исполнения.

Стадии для внешнего вида

  • создание, оформление образцов;
  • фиксация отправляемых бланков;
  • отправление.

Стадии для внутренних видов

  • создание, оформление;
  • учет образцов документов;
  • анализ, выполнение критериев;
  • проверка выполнения.

Стадии для всех типов документации

  • регистрация, оценка масштабов движения документов.

Темп прохождения всех стадий зависит от соблюдения правил оформления образцов.

Госты, регламентирующие движение документации 2018

Формат работы с бумагами, образцы документов по делопроизводству, критерии ведения, оформления собраны в Госте 630 от 2003 года. В нынешнем году приняты новые нормы издания, хранения, образцы заполнения бумаг по делопроизводству. Правила собраны в гост 7097/2016.

Для ознакомления с правилами, нормами законодательства изучите общие понятия, формулировки, которые собраны в госте 708/2013. Знание базовых терминов позволит понимать значение требований, написанных на языке профессиональных терминов.

Инструкция содержит термины, применяемые в гостах, определяющих правила ведения образцов документации по делопроизводству.

Основные понятия

  1. Бумага: сохраненные сведения на информационном накопителе с реквизитами, по которым информация расшифровывается.
  2. Заполнение бланков с проставлением требуемых реквизитов.
  3. Реквизиты являются частью документа.

Гост 708/2013

Содержит перечень терминов, применяемых в профессиональной лексике. Формулировки, собранные в законодательном акте, применяются для написания других гостов, разработки инструкций, образцов оформления бланков на рабочих местах. В документе собран полный перечень терминов, применяемых на различных стадиях делопроизводства.

Помимо формулировок, определений, положение содержит словарь, перечень законодательных актов, на основании которых составлен гост.

Новые главы гостов по делопроизводству

Новый гост, регламентирующий правила создания, оформления, хранения документов, содержащий образцы бумаг в зависимости от назначения, вида, составлен с применением терминов госта 708/2013.

Работодателям, руководителям структурными подразделениями, кадрам, ответственным за оформление бумаг, имеющих опыт,  знающих нормативную базу рекомендуется проанализировать принятые изменения.

Работникам, не осведомленным требованиями ведения, хранения документов по делопроизводству рекомендуется изучить главы госта, образцы бумаг.

Новый раздел «критерии заполнения бумаг. В данном разделе указана последовательность заполнения разных видов документов, представлены образцы документов.

В разделе указано нормы оформления:

  • нумерация листов;
  • величина, разновидность шрифта;
  • отступ красной строки;
  • междустрочный промежуток, расстояние между символами, словами;
  • вариант выравнивания текста;
  • критерии выделения отдельных фраз, участков текста;
  • оформление титульной странички.

Параметры указаны в зависимости от вида документации.

Правки в существующих законодательных актах по делопроизводству

Правки приняты с целью усовершенствовать существующие нормы, правила, образцы.

Внесены изменения в связи с расширением спектра возможностей: виртуальная роспись, название филиала, персональные данные составителя.

Новые пункты объединили в один несколько ранее указанных по отдельности: адресные сведения, индекс, факс, электронная почта, номер телефона.

В главу «Внесение реквизитов» добавлено требование составлять вводную и заключительную части, ставить образец виртуальной росписи, подпись лица, уполномоченного исполнять обязанности управляющего.

В главу «формы» добавлен формат А6, прописаны критерии составления бумаг на нескольких языках, установлены отступы для образцов бумаг долговременной сохранности.

В госте имеется приложение. В него вложены образцы титульника, формы филиала, отдела.

Образец стандартных документов по делопроизводству

Инструкция по заполнению трудовых бумаг состоит из нескольких разделов.

Разделы

  1. Общие правила, нормы.
  2. Термины, формулировки.
  3. Правила прохождения стадий работы с бумагами: прием, регистрация, изучение, оформление, отправка.
  4. Типовые нормы составления служебных документов.

В разделе приведены образцы бумаг по делопроизводству: договора с работником, приказ об увольнении, прекращении трудовых взаимоотношений, оформление приложений, сопроводительных листов, пояснительных записок.

  1. Порядок составления распорядительных листов (приказы, постановления).
  2. Оформление номенклатуры.
  3. Правила подготовки документации к применению, хранению.
  4. Правила хранения.

Образцы документации

Для рационального обращения с бумагами, наведения порядка, сортировки, их разделяют на группы.

Группы

1. Присланные извне:

  • письма (на бумажных носителях, электронные);
  • запросы;
  • распоряжения;
  • оповещения;
  • маркетинговая информация.

2. Отправленные из компании:

  • письма (на бумажных носителях, электронные);
  • запросы, предоставление сведений по пришедшим запросам;
  • счета;
  • договоренности;
  • отчетные бланки, и т.д.

3. Бумаги, циркулирующие внутри организации, отдела:

  • журналы регистрации;
  • приказы;
  • постановления;
  • соглашения;
  • уведомления, пояснения, и т.д.

Нарастает популярность ведения документов в электронном варианте. Это упрощает процесс передачи, фиксации, анализа информации.

Сотрудники, в перечень обязанностей которых входит, составление, оформление, ведение документов, руководствуются образцами.

Делопроизводство образцы документов

Образец оповещения

ОАО «Горизонт»______________________ИНН 8989865777КПП 7114509967Адрес: г. Саратов, ул. Ленинградская, 89№______«_»____ 2018 г.Заместителю директораООО «Вектор»Кривошапкину Л.Р.Информируем вас об истечении срока действия соглашения. Для продления срока действия просим прислать электронный вариант соглашения с образцом электронной подписи.Заместитель директора             (роспись)                               Чеботарев В.П.

Образец приказа о поощрении сотрудника

ОАО «Горизонт»______________________ Приказ№___                                                                                                       12.12. 2016 г.О выделении поощрительного материального вознагражденияПриказываю:Перечислить поощрительное материальное вознаграждение в размере 8 000(восемь тысяч) рублей мастеру фасовочного цеха Поляковой З.П. за выполнение двойной нормы за прошедший месяц.Директор                                      (роспись)                                   Куницын Р.А.Осведомлены:Гл. бухгалтер                                (роспись)                                   Витошкина К.В.Мастер фасовочного цеха        (роспись)                                   Полякова З.П.

Госты предназначены для стандартизации, упорядочивания, упрощения работы с документами по делопроизводству. Приведенные образцы оформления предназначены для составления бумаг различного значения, инструкции разъясняют закономерности движения документов, правила применения, хранения.

Делопроизводство: образцы документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://dokivse.ru/yuridicheskie-litsa/deloproizvodstvo-obraztsy-dokumentov

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству: образец

Инструкция по делопроизводству (образец заполнения)

Без оформления документов не обходится ни один факт хозяйственной деятельности предприятие.

Чтобы организовать деловое общение, систематизировать локальные акты, а также сформировать типовые формы, управленец использует положение о делопроизводстве.

Однако, прежде чем прибегать к этому локальному акту, нужно его утвердить. В статье будет рассмотрен этот процесс, а также приведён образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.

В чём заключается организация делопроизводства предприятия, нормативное регулирование

Распространено мнение, что такой вид документа, как инструкция по делопроизводству, не считается обязательным для каждой компании. И это действительно так.

В России действует национальный стандарт управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), который регулирует процессы делопроизводства государственных, коммерческих и общественных организаций.

Хотя действие стандарта распространяется на руководителей организаций, но обязанность неукоснительного соблюдения в нем не содержится.

Стандарт будет полезен для разработки и принятия внутренней политики по организации делопроизводства. Опираясь на прописанные требования, а также ст. 8 ТК РФ, управленец может разработать локальный акт, утвердить приказом и ввести на предприятии, что в будущем позволит оптимизировать работу компании.

Принимаемые акты не должны противоречить действующим законам и ухудшать условия труда работников.

Инструкция о делопроизводстве представляет собой локальный акт, регулирующий политику внутреннего и внешнего документооборота. Опираясь на ее положения, работники составляют служебные записки, приказы, распоряжения и прочие бумаги.

Инструкция нужна для:

  • Отладки управленческой деятельности в части оформления, хранения, передачи, уничтожения и других операций с официальным бумагами компании.
  • Упорядочивания передачи информацией между структурными подразделениями предприятия, делового общения с государственными органами, другими компаниями.
  • Защиты интересов сотрудников компании

Документооборот представляет собой постоянный процесс. Соответственно, инструкция должна способствовать непрерывности деловой деятельности, защищать целостность создаваемых документов в течение всего срока действия.

В инструкции должны быть отмечены:

  1. Перечни и образцы заполнения документов для каждого внутреннего и внешнего процесса компании.
  2. Правила оформления, параметры, расположение элементов локальных актов.
  3. Сроки и порядок хранения и утилизации официальных бумаг.
  4. Порядок использования и передачи деловых бумаг как внутри компании, так и вне нее.

Имея среди прочих локальных актов инструкцию по делопроизводству, можно упорядочить или вовсе запретить общение структурных подразделений с внешними организациями. Это актуально, если компания большая и имеет в своем составе несколько филиалов. С практической точки зрения, достаточно обязать работников согласовывать передаваемую корреспонденцию с центральным офисом.

Также к инструкции добавляют образцы составления локальных актов, схемы, оттиски печатей и штампов и др. Однако, одного ее создания будет недостаточно. Для обретения юридической силы документа нужно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству. Локальный акт подписывается первым руководителем предприятия.

Как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Подготовкой бумаги занимается служба делопроизводства предприятия при участии архивариуса, юрисконсульта. В структурных подразделениях положение используется как основной локальный акт, который специалисты будут применять при работе с корреспонденцией.

Нормативная база страны не располагает унифицированной формой такого вида документа. Управленец вправе придерживаться собственных правил, соответствующих внутренней политике и не противоречащих закону.

Приказ может издаваться на фирменном бланке. Вверху листа пишется полное наименование компании, юридический адрес, регистрационные коды. За этим следует поле для номера в журнале, даты подписания приказа. В правой части листа указывается название населённого пункта, где расположена компания.

Документ озаглавливается словом «ПРИКАЗ», далее пишется преамбула. Здесь исполнитель указывает основания для издания. В рассматриваемом случае таковым выступит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. На момент публикации статьи нормативная база страны могла претерпеть изменений, в связи с этим исполнителю стоит проверить официальные источники информации и привести проект в соответствие с правками.

Бланки и образцы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: