Номенклатура дел отдела кадров (образец заполнения) (7 видео)

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2020 года

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи«Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

приказы;
договоры;
учетные документы;
карточки;
трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Содержание

Заголовок дела
Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
Образец номенклатуры дел отдела кадров
Для чего нужна организации номенклатура дел?
Номенклатуры дел отделов
Бухгалтерия
Юридический
Отдел кадров
Как правильно составить?
Порядок составления и утверждения
Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения: образец
Что такое номенклатура дел и зачем нужна
Виды номенклатуры дел
Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров, нормативное регулирование процесса
Форма и содержание образца номенклатуры дел отдела кадров
Как согласовать, хранить и использовать номенклатуру дел
Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров
Как уточнить номенклатуру на следующий год
Номенклатура дел отдела кадров образец
Ее виды
Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?
🌟 Видео

Заголовок дела

Заголовок дела должен «четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела» {amp}lt;3{amp}gt;, например:

штатное расписание;
личные карточки работников;
приказы о внесении изменений в штатное расписание и служебные записки к ним;
приказы о направлении работников в командировку;
переписка с Федеральной службой по труду и занятости и т.д.

Для сравнения приведем примеры того, как нельзя формулировать заголовки дел:

входящие письма;
приказы;
разное.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке уменьшения значимости дел. Начать следует с таких фундаментальных документов, как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры с работниками, а закончить можно всевозможными копиями и материалами, присланными «для сведения».

Подчеркнем, что в номенклатуру вносятся только реально существующие дела подразделения. Те, что планируется завести в будущем году или те, к наличию которых организация пока еще только стремится, в номенклатуру не попадают. Например, должностные инструкции, которые молодая компания собирается разработать для своих работников.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

При увольнении работника в текущем календарном году его трудовой договор подлежит изъятию и помещению в дело «Трудовые договоры с уволенными работниками». С личными карточками уволенных поступают аналогично (их перемещают в дело «Личные карточки уволенных работников»).

Для наглядности приведем пример номенклатуры дел отдела кадров.

Общество с ограниченнойответственностью «Октябрь»(ООО «Октябрь»)НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ21.12.2010 1 УТВЕРЖДАЮ———— N ——- Директор ООО «Октябрь»г. Нижний Новгород Конев Р.Д. Конев——————— ——- ————(место составления) Подпись Расшифровкаподписи2011 21.12.2010На ———— год ———-Дата

Индексдела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок храненияи N статей поПеречню	Примечание
1	2	3	4	5
03. Отдел кадров
03-01	Законодательныеи нормативные акты в сфере трудовых отношений. Копии	До минования надобности
03-02	Приказы по основной деятельности. Копии	До минования надобности
03-03	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год, ст. 773	После замены новыми
03-04	Положение об отделе кадров	Постоянно, ст. 55
03-05	Должностные инструкции работников	75 лет, ст. 77
03-06	Приказы по личному составу(прием, увольнение, перевод и др.)	75 лет ЭПК, п «б» ст. 19
03-07	Приказы по личному составу(о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, взысканиях, краткосрочных командировках)	5 лет ЭПК, п. «б» (2)ст. 19
03-08	Штатное расписание и изменения к нему. Копия	До минования надобности
03-09	Трудовые договоры и соглашения	75 лет ЭПК, ст. 657
03-10	Трудовые договоры уволенных работников	75 лет ЭПК, ст. 657
…	…	…	…	…
03-17	Документы (анкеты, резюме, заявления и др.) лиц, не принятых на работу	3 года, ст. 663
03-18	Книга учета движения трудовых книжеки вкладышей в них	75 лет, п. «в»ст. 695
…	…	…	…	…
03-26	Протоколы заседания аттестационной комиссии	15 лет ЭПК, ст. 696
03-27	Табели учета рабочего времени	5 лет, ст. 586
…	…	…	…	…

Начальник отделадокументационного обеспеченияЛукшева /А.Д. Лукшева/19.12.2010Начальник архиваШлакова /Р.Л. Шлакова/19.12.2010СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПК архивногоучреждения18.12.2010 3 12.12.2010 18от ———— N ———- от ———- N ————
Т.В.Шадрина

Предлагаем ознакомиться Больничный уволившемуся сотруднику

Эксперт журнала

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236;

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=SeuVaj6_WjI

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

Простота поиска.
Индексация хранящихся документов.
Установленный срок хранения материалов.
Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
Составление актов на их уничтожение.

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.

Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.

Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

Составленные кадровиком.
Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

Должностные инструкции.
Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
Распоряжения, приказы по персоналу.
Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
Справки, служебная переписка.
Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.

Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.

Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.

Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.

Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.

Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.

Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.

Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

Читайте так же: Что делать при отказе зарегистрировать ип

Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

Устав организации.
Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
Номенклатура дел подразделений.
Штатное расписание.
Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

Номер (индекс) дела.
Наименование его.
Количество папок (единиц хранения) в деле.
Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

https://www.youtube.com/watch?v=pvSoWv0LG5o

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Также рекомендуем к прочтению:

Видео:Номенклатура дел. Часть 1 - Елена ПономареваСкачать

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения: образец

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Номенклатура дел отдела кадров

Масштабы деятельности компании предопределяют организацию её документооборота.

Если работа предприятия держится на достаточно большой численности сотрудников, то в обязанности отдела кадров входит довольно обширный перечень.

Ведь все внутренние приказы, распоряжения, заявления и прочие документы требуют постоянного учета и оперативного контроля, что предполагает систематизацию. В этом случае на помощь приходит составление номенклатуры дел отдела кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем нужна

В обязанность кадровых служб входит обеспечение и сохранение установленного порядка ведения, хранения и использования документации.

Чтобы не допустить нарушений правил, работники прибегают к формированию специального документа, отражающего перечень официальных бумаг по периодам – номенклатуры дел. Она заверена живой подписью должностного лица. В целом, потребность заведения номенклатуры обусловлена необходимостью совершенствования кадровой работы и стремлением к упрощению системы документооборота.

Номенклатура дел позволяет:

Оперативно предоставить запрашиваемую информацию;
Своевременно отправить документацию в архив;
Учитывать приказы и распоряжения разного срока действия;
Оставлять акты на доработку или хранение;
Сохранять важные сведения при реорганизации или ликвидации компании;
Сконцентрировать данные из распоряжений высшего руководства в адрес подчиненных;
Уточнять хронологический порядок поступления бумаг;
Обеспечить должное хранение в рамках установленных сроков;
Составлять акты на уничтожение по наступлению случая.

Виды номенклатуры дел

Согласно стандартной классификации, проверенной многолетним опытом, в деловой практике используются несколько видов номенклатуры дел:

Общепринятая (составляется с расчетом применения её в нескольких подразделениях или организациях, осуществляющих свою деятельность в одной сфере или отрасли);
Примерная (отражается приблизительный список актов, что должны быть внесены в номенклатуру);
Индивидуально ориентированная (формируется специально для определенного предприятия с учетом его особенностей документооборота).

Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров, нормативное регулирование процесса

Поскольку для любой организации необходимо упорядочение документооборота, поступающий поток документации группируют по нескольким важным блокам (акты, касающиеся личного состава, договоры о труде, должностные инструкции). Формирование начинается исключительно после поступления приказа руководства.

На законодательном уровне не принято четких алгоритмов составления номенклатуры, однако процесс можно условно разбить на несколько этапов:

Изучение документального фонда компании с помощью журнала регистрации отдела кадров, данный этап приобретает особую значимость при формировании номенклатуры впервые (затем ежегодно пересматривается);
Если составляется не впервые, то первым шагом станет отслеживание последних изменений потока;
После исследовательского этапа осуществляется процедура заполнения образца;
Проставление по завершению календарного года итоговой записи по установленной форме (служит подтверждением того, что указанный блок передан в соответствующий отдел или архив)

В некоторых организациях собирается комиссия по согласованию формы документа. В этом случае в номенклатуре выделяется отдельная строка, которая заполняется на заключительном этапе. Обязательно в состав включатся:

Устав сообщества;
Штатное расписание;
Приказы, распоряжения руководителей подразделений;
Должностные инструкции;
Акты по регулированию трудовых процессов;
Трудовые договоры и заявления;
Документы дисциплинарных наказаний;
Копии личных данных сотрудников при трудоустройстве.

Нормативное регулирование по формированию номенклатуры осуществляется в рамках федеральных законов, связанных с обработкой персональных данных, конфиденциальной информацией, трудовыми нормами.

Форма и содержание образца номенклатуры дел отдела кадров

По правилам деятельности архивных служб, для заведения номенклатуры используется специальная форма. Однако при этом не установлено унифицированного варианта, что может привести к возникновению различных вопросов и ошибок. Чтобы их избежать, сотрудники отдела кадров должны обратить внимание на основные элементы оформления: преамбулу и табличную часть.

В преамбуле (шапке) прописываются ключевые данные:

Юридическое имя организации;
Число, месяц, год утверждения;
Фактический адрес расположения компании;
Ф.И.О. и должность лица-составителя и лица, принимающего решение об утверждении (обычно им является директор предприятия); их подпись;
Название документа по центру.

Таблица на практике включает 5 содержательных колонок:

Индекс дела или порядковый номер по факту регистрации;
Название дела согласно классификатору документации;
Количество дел, томов, частей;
Срок хранения и соответствующая статья законодательства, на которую опирается составитель;
Примечания (отмечаются важные дополнения к делу, его статус).

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров.

Как согласовать, хранить и использовать номенклатуру дел

Составление таблицы, упорядочивающей документооборот, подлежит согласованию. Сам процесс заключается в том, чтобы форма номенклатуры была одобрена архивной службой и экспертной комиссией.

https://www.youtube.com/watch?v=9Q2TC1eiAMM

Важно отметить, что для организаций государственной собственности рассматриваемая бумага подлежит хранению в государственных структурах, следовательно, согласование осуществляется только при помощи проверочной комиссии с сопроводительным протоколом.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения сопровождается следующими особенностями:

Акты одного типа относят в папку с равным временем актуальности;
Если документы различаются по периоду, но их необходимо поместить в одно дело, то срок определяется по максимальному из имеющихся;
Период закрепляется согласно фиксированному ежегодному перечню по архивной документации (выпускается Минкультом);
Положения о кадровых службах, трудовые договоры маркируются пометкой «бессрочное хранение», копии приказов и заявлений – «временное хранение».

Использование номенклатуры осуществляется в рамках инструкций, установленных заведующим архивом.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров

Каждая организация имеет право вносить корректировки в образец номенклатуры дел отдела кадров, рекомендованный актуальным законодательством в области документооборота.

Ниже представлены ключевые особенности порядка внесения изменений:

Периодичность исправлений, дополнений – не чаще раза в год;
Необходимость должна быть обусловлена появлением нового блока бумаг, если их невозможно отнести ни к одной группе по классификации;
Регламентация внесения зависит от способа согласования;
В ситуации, когда документ подлежит выходу, он исключается из номенклатуры, а в следующем году уже не отмечается.

Как уточнить номенклатуру на следующий год

Чтобы не было ошибок и неточностей в работе компании, сотрудники обязываются следить за своевременностью отражения записи данных в номенклатуру дел отдела кадров по примеру.

Ежегодно должностное лицо анализирует документацию по колонкам, опираясь на сроки хранения. При возникновении объективной потребности (например, переименовано структурное подразделение) работник имеет право изменить название разделов.

После пересмотра запускается процедура утверждения на будущий период, для чего оперативно издается приказ руководства.

Грамотно составленная номенклатура свидетельствует о квалифицированном подходе компании к организации документооборота. Правильность оформления значительно упрощает делопроизводство, не допускает простоя в работе. (7 голос., 4,80 из 5)
Загрузка…

Видео:Оформление номенклатуры дел. Практика | Альфия Левина. РУНОСкачать