Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец заполнения)

Трудовая книжка – один из важнейших документов, необходимых для трудоустройства каждого человека.

В ней фиксируются сведения об образовании, квалификации и стаже сотрудника, а также о причинах его увольнения с предыдущих мест работы.

Она же является обязательным условием, дающим ему право претендовать на пенсионные выплаты. Именно поэтому к ведению данного документа необходимо относиться с особым вниманием.

Согласно Постановлению правительства РФ № 225, все бланки и вкладыши трудовой должны храниться в организации по основному месту работы ее владельца. При этом они представляют собой документы строгой отчетности.

Именно поэтому, как правило, за них отвечает уполномоченное лицо – инспектор по кадрам, начальник кадрового отдела или бухгалтер.

В данной статье мы расскажем, как правильно назначить сотрудника, ответственного за ведение книжек, а также рассмотрим, что будет входить в его прямые обязанности.

Порядок назначения

Работодатель, будь то индивидуальный предприниматель или руководитель крупной организации, обязан неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство.

В частности, на него возлагается ответственность за организацию порядка по хранению, ведению, учету и выдаче трудовых книжек  своих подчиненных.

Это значит, что руководитель должен назначить ответственного работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства всей компании. Что же следует сделать работодателю, чтобы принять на работу кадровика?

• Получить письменное согласие потенциального сотрудника;
• Договориться с работником о размере оплаты;
• Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору;
• Издать приказ о назначении на должность;
• Сделать запись в трудовой книжке сотрудника;
• Внести сведения в личную карточку работника;
• Ознакомить работника со всеми сведениями под его подпись.

Согласие будущего сотрудника в обязательном порядке должно быть оформлено в виде письменного заявления.

Более того, перевод подчиненного на новую должность должен осуществляться как по инициативе руководителя, так и по желанию самого сотрудника.

Это нужно для того, чтобы должностное лицо понимало, какую ответственность возлагает на нее работодатель. К примеру,  сотрудник кадрового отдела имеет обязанность по ведению важной документации, а также несет материальную ответственность.

Образец составления

Чтобы наладить работу компании и установить четкий порядок работы, важно разграничить зоны ответственности всех сотрудников, не нарушая при этом трудового законодательства.

Именно поэтому руководителю организации необходимо составить приказ о назначении должностного лица. Стоит отметить, что данный документ не имеет строго установленной формы.

При этом необходимо соблюдать все правила, установленные законодательством ко всем первичным бумагам. Так, бланк должен содержать:

• Название, фактический и юридический адреса организации;
• Номер документа и дату его составления;
• ФИО и должность руководителя или лица, уполномоченного составлять распоряжения;
• Цель приказа – назначение сотрудника на должность;
• Ссылку на соответствующую правовую норму – на статью Трудового Кодекса РФ;
• Суть распоряжения – обязанности будущего работника;
• Подпись работодателя;
• Подпись сотрудника.

Любые трудовые отношения особенно важно подкреплять соответствующими документами. Поэтому сразу после составления распоряжения нанимаемый работник приглашается для его подписи. Это необходимо для того, чтобы подтвердить факт его ознакомления с данным документом.

В случае отказа сотрудника следует составить соответствующий акт о нежелании подчиненного ознакомиться с приказом. Что касается срока действия приказа, то он длится на протяжении всего периода работы сотрудника на данной должности.

Издавать новый приказ следует лишь по одной причине – при передаче обязанностей по ведению, хранению и учету трудовых другому должностному лицу.

Обязанности работника

Сотрудник кадрового отдела – довольно ответственная должность, которая подразумевает правильный и грамотный учет работы всех остальных сотрудников компании.  К его должностным обязанностям обычно относят:

• Внесение записей в трудовые книжки сотрудников;
• Обеспечение учета и хранения книжек;
• Прием, перевод и увольнение сотрудников;
• Представление работников к поощрениям и дисциплинарным взысканиям;
• Учет личного состава компании;
• Подготовка необходимого материала для квалификационных комиссий;
• Выдача справок о трудовой деятельности работников;
• Подсчет трудового стажа.

Видео:Как хранить и вести трудовую книжку? Как делать записи о приеме и переводе на работу?Скачать

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: образец

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Основной документ, отражающий информацию о трудовом (страховом) стаже человека, то есть трудовая книжка, обычно заполняется кадровым сотрудником компании. Полномочия для таких действий прописываются в трудовом соглашении, должностной инструкции. В дополнение к этому нужно издать локальное распоряжение, закрепляющее ответственность. В статье описывается такая процедура, а также приводится образец приказа.

Кого и как можно назначить ответственным за ведение трудовых книжек

Такой документ, как трудовая книжка, регулируется ст. 66 Трудовым кодексом РФ, но нюансы хранения оговорены отдельными Правилами, утверждёнными Постановлением Правительства N 225. Нормативный акт указывает на обязанность руководства компании наладить внутри предприятия работу с трудовыми книжками (далее – ТК) сотрудников.

Документ устанавливает ответственность работодателя в целом. Но п. 45 говорит о персональной ответственности сотрудника, которому вменена обязанность работы с ТК.

Это говорит о том, что управленцу нужно издать внутренний документ, который бы закреплял конкретного сотрудника за данным видом работы. Обычно этим занимается отдел кадров.

Соответственно, документ лучше составить на начальника этого подразделения, т.к. сотрудник выполняет организационно-распорядительную деятельность.

Ещё на этапе собеседования стороны оговаривают обязанности, связанные с кадровым делопроизводством, где так или иначе должно фигурировать взаимодействие с ТК. Отдельные действия прописываются в соглашении или ДИ.

https://www.youtube.com/watch?v=YM7Q8PAN2u8

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек нужен как формальное закрепление обязанностей за конкретным работником, которого при случае можно привлечь к ответу за неправомерное отношение к работе с ТК.

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Законодатель не установил обязательную форму документа, поэтому разработать бланк должен работодатель. При формировании бланка нужно ориентироваться на локальные акты компании, включая положение о делопроизводстве.

Приказ должен содержать:

• Название компании. Если приказ выполняется на фирменном бланке, то этот пункт не понадобится. «Шапка» также должна содержать ИНН, ОГРН, КПП и другие коды компании, номер телефона, адрес и т.д.
• Поле для регистрации. Расположено в левой части листа, а в противоположной – населённый пункт, где находится офис предприятия.
• Заголовок, преамбула. Последняя содержит основания для составления приказа. В данном случае это необходимость выполнения п. 45 Правил, утверждённых Постановлением № 225.
• Основной текст. В приказной форме, по пунктам, вменяется ответственность с указанием Ф.И.О., должности, структурного подразделения. Этим или следующим пунктом рекомендуется указать замещающего работника на случай отпуска или болезни основного лица.
• Резолютивная часть. Согласие с решением компании ответственный сотрудник выражает письменно и ставит личную подпись напротив фамилии. Те же действия должны выполняться и нанимателем.

Документ оформляется в одном экземпляре. При желании сотруднику выдаётся ксерокопия.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Перечисленные нормы оформления стоит разобрать более подробно. В нижеуказанном образце управленец назначает ответственным лицом начальника отдела кадров. Когда он уйдёт отдыхать или заболеет, то отвечать за сохранность ТК временно будет инспектор.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек:

Общество с ограниченной ответственностью «Кинешма ЛТД»

123456, г. Кинешма, ул. Примерная 1, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

17 апреля 2018 г.                                                                                                                г. Кинешма

ПРИКАЗ №123

«О назначении ответственного лица

за работу с трудовыми книжками работников

ООО «Кинешма ЛТД»»

Во исполнение требований п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства Российской Федерации N225 от 16.04.2003 г.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Назначить начальника отдела кадров ООО «Кинешма ЛТД» Иванова Ивана Ивановича ответственным за ведение, учёт, хранение, выдачу трудовых книжек работников ООО «Кинешма ЛТД».
• В случае отпуска, болезни, командировки Иванова И.И., назначить ответственной старшего инспектора отдела кадров ООО «Кинешма ЛТД» Сидорову Светлану Сергеевну;
• Приказ вступает в силу с момента подписания;
• Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО «Кинешма ЛТД»                                                               Петров П.П.

Ознакомлены:

17.04.2017 г.                                                                                                            Иванов И.И.

                                                                                                                                  Сидорова С.С.

Документ обретёт юридическую силу при условии соответствия актуальному законодательству, наличия подписей и факта регистрации в журнале приказов. С этого момента кадровый инспектор должен выполнять приказ и нести ответственность за каждое действие с трудовыми книжками.

Отмечается, что для правомерности действий нужно опираться на наличие существующих оснований, подтверждённых документально. К примеру, перед тем как вносить в ТК запись о применении взыскания, нужно убедиться, что издан соответствующий приказ.

https://www.youtube.com/watch?v=xIE-yyDXvbs

Если работник потеряет или испортит документ, за который несёт ответственность, то за этим может следовать штраф, определенный ст.5.27 КоАП РФ.

Работник компании, обнаружив нарушение в оформлении ТК, может пожаловаться в трудовую инспекцию. Итогом проверки может стать предписание с теми же штрафными санкциями.

Известно, что с 1 января 2020 года российские организации могут перейти на целиком электронный формат ведения трудовых книжек. В настоящее время Правительством ведётся работа над соответствующим проектом закона.

Изменится ли порядок назначения ответственных лиц, нужно ли будет менять содержание приказов? Ответы на эти вопросы станут известны ближе к концу 2019 года. (36 голос.

, 4,50 из 5)
Загрузка…

Видео:Трудовая книжка: оформление, ведение, учет и хранениеСкачать

Приказ на право подписи трудовых книжек образец

Приказ
о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

[ число, месяц, год ]

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них [ должность, Ф. И. О. ] с [ число, месяц, год ].

2. На период отсутствия [ должность, Ф. И. О. ответственного ] обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на [ должность, Ф. И. О. ].

3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлен:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

Разработана: Компания «Гарант», август 2017 г.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности.

Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Читать еще:  Срок возврата автомобиля

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение документа.
3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

• название документа(с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Читать еще:  Приказ о перерасчете заработной платы образец

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Видео:Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

Приказ о возложении обязанностей по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (пример) — Помощь Юриста — 2020

О возложении обязанностей по ведению,

учету, хранению и выдаче трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

1. Ответственной за ведение, учет и выдачу трудовых книжек назначить инспектора по кадрам М.С. Сидорову начиная с 6 апреля 2009 г.

2. Установить, что во время отсутствия С.П. Сидоровой в связи с временной нетрудоспособностью, командировкой, отпуском или иного длительного отсутствия (свыше 1 дня) полномочия, связанные с ведением, учетом и выдачей трудовых книжек, передаются начальнику отдела кадров Е.С. Петровой.

Скачать образец документа

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

• Приказ: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Приказ» по всему сайту
• «Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример)».doc

Занесено в базу

https://www.youtube.com/watch?v=OqVZ_cDXAes

Внесены исправления в

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Хранение трудовых книжек

На сегодняшний день, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. В соответствии с требованием трудового законодательства на работодателя возложена обязанность, при ведении кадрового делопроизводства, обеспечивать хранение и учет трудовых книжек на каждого работника, за исключением сотрудников принятых по совместительству.

Также учету и хранению подлежат чистые бланки трудовых книжек и вкладышей.
С момента оформления трудового договора и до прекращения трудовых отношений с работником трудовая книжка, а также вкладыши в нее должны храниться в организации. Согласно п.

45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за нарушение обязанностей

Любой государственный инспектор из сферы контроля труда должен так же, как и другие документы, проверить журнал ведения трудовых книжек и условия, в которых они хранятся.

Кроме того, он может затребовать у директора предприятия приказ, согласно которому специалист был назначен ответственным за ведение и учет трудовых.

Также он может попросить о личной встрече с этим сотрудником, в том числе и до того момента, как ознакомится с приказом.

Если приказ отсутствует, должностное лицо, осуществляющее проверку, обязано вынести предписание, согласно которому данное нарушение должно быть устранено. В случае несвоевременного оформления такого документа, как приказ о возложении обязанностей по учету ведения трудовых книжек, или его отсутствия, для данного предприятия и его руководства будут применены соответствующие меры.

Так, за нарушение трудового законодательства предусмотрено следующее наказание,

• уплата должностными лицами штрафа от 5 до 50 минимальных заработных плат,
• отстранение от руководящей должности на срок от 1 до 3 лет, если данное должностное лицо совершало подобные правонарушения,
• наложение на организацию штрафа от 30 до 50 минимальных заработных плат.

Нюансы оформления приказа

Оформляя приказ о возложении ответственности за ведение трудовых книжек, желательно не распределять между несколькими сотрудниками ряд функций и обязанностей.

Бывают случаи, когда один специалист заполняет трудовые книжки, в то время как другой занимается их хранением и учетом. Кроме того, что это существенно ослабит контроль над выполнением этого приказа, данное решение противоречит законодательству.

Если ответственный за трудовые книжки увольняется, все его обязанности передаются другому специалисту или же на некоторое время – руководителю, пока он не найдет подходящую замену. Тогда директор предприятия должен составить новый приказ о возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Сам специалист по трудовым книжкам не может вносить и заверять записи в собственной трудовой. Эту обязанность берет на себя руководитель организации, в редких случаях – специально выделенный для этого работник.

Кроме того, прежде чем уволиться, кадровик должен передать все дела новому сотруднику, которым может быть совместитель.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

https://www.youtube.com/watch?v=i7HRWu2Sa2E

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

https://www.youtube.com/watch?v=oyUWlUrmdDU

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек,
2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

• Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками,
• Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни),
• Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Нужен ли приказ об электронных трудовых книжках?

Видео:Учет электронных трудовых книжекСкачать

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Видео:Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. ПономареваСкачать

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.

Кроме того, Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

https://www.youtube.com/watch?v=MIgZ8H9f0Nw

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

🌟 Видео

Новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжекСкачать

Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Правила работы с трудовыми книжками с учетом новых требованийСкачать

ВНИМАНИЕ! С 1 сентября 2021 новый порядок ведения и хранения трудовых книжекСкачать

Новые правила ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 годаСкачать

Вебинар "Заполнение трудовых книжек: от титульного листа до записи об увольнении" 11.11.2015Скачать

Выпуск № 1 от 01.02.2021. Новые правила ведения трудовых книжекСкачать

Как заполнять трудовые книжки (2023)Скачать

Запись в ТК при отказе от нее. Образец Минтруда - Елена А. ПономареваСкачать

Трудовая книжка. Не выдали трудовую книжку при увольнении? Как ее вернуть? Пошаговая инструкция!Скачать

Правила ведения трудовых книжекСкачать

Вебинар "Заполнение трудовой книжки" 11.11.2015Скачать

Как оформить отчет о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них - Елена А. ПономареваСкачать

Разбор проекта правил ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Трудовые книжки: особенности веденияСкачать