Справка об объеме документооборота организации

Как рассчитать объем документооборота

Количество сотрудников, занятых в делопроизводстве, зависит от объема документооборота.

Подробнее об этом в статье как организовать делопроизводство>>

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Чтобы рассчитать объем документооборота, посчитайте сколько документов проходит в каждом потоке за определенный период — месяц/год.

Статья про документооборот в организации>>

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

1. Сколько времени тратится на обработку и регистрацию документов.
2. Сколько сотрудников должно быть задействовано в делопроизводстве.
3. Как эффективно распределить нагрузку среди сотрудников службы делопроизводства.

4. Сколько необходимо техники для работы с документами.
5. Не пора ли внедрить СЭД.

Эти данные можно применить к каждому отделу в организации и оптимизировать документопотоки.

Например, объединить отделы или часть функций службы делопроизводства отдать в структурные подразделения.

Правила расчета объема документооборота

Расчет документооборота ведется по журналам регистрации в бумажном или электронном виде.

За единицу учета принимается экземпляр документа ー подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа.

Копии учитываются отдельно, чтобы узнать сколько бумаги, времени и трудозатрат уходит на копии.

Отдельно учитываются обращения, заявления, жалобы граждан. При этом они включаются в общий объем документооборота.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Формула для расчета документооборота

Теперь по шагам. Предположим, мы хотим рассчитать объем документооборота за май. Открываем журнал входящих документов. Из последнего номера, зарегистрированного в мае, вычитаем первый номер входящего документа, зарегистрированного в мае. Например, последний зарегистрированный номер 654. Первый — 402 от 5.05. Вычитаем из 654 402. Получаем 252 входящих документов поступило в мае.

Таким образом рассчитываем каждый вид документа в отдельном журнале регистрации. Затем складываем по формуле.Желательно рассчитывать объем документооборота каждый месяц, чтобы в конце года не тратить на это много времени.

Если у вас есть СЭД, то она рассчитает все автоматически. Нужно будет выбрать месяц, выделить документы, а в строке поиска появится нужная цифра. И так в каждой базе.

Справка об объеме документооборота

Общество с ограниченной ответственностью «РостOK»
ООО «РостOK»

СПРАВКА
об объеме документооборотаза 2019 год

МесяцВходящиеИсходящие ВнутренниеКопии

Январь	800	750	120	210
Февраль	950	800	100	76
Март	740	670	98	57
Апрель	830	790	150	81
…
Итого за год	10182	7996	934	2210

Справку подписывает начальник службы делопроизводства, затем ее направляют на ознакомление руководителю. После ознакомления подшивают в дело отчетов по делопроизводству.

Считайте правильно и успехов!

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2020-08-18T14:20:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-NHgIRbZT4No/XSBOMt9bB1I/AAAAAAAAEpY/vAQ3IV50aNgzj7BKbLCkyJ2nSFPoMtUxgCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2584%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25BC%25D1%2583%25D0%25BB%25D0%25B0.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2019/07/kak-rasschitat-obem-documentooborota.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»Ð—ачем рассчитывать объем документооборота; как рассчитать объем документооборота правильно; формула расчета объема документооборота; справка о расчете объема документооборота на docdelo.ru»,»word_count»:407,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

https://www.youtube.com/watch?v=IFTvlB5h-IQ

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
4. Положение о защите персональных данных работников.
5. Личные карточки работников по форме Т-2.
6. Штатное расписание по форме Т-3.
7. Графики отпусков по форме Т-7.
8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения

Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий	Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета,	75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых)	5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза	4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.

Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru

Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа…

Справка об объеме документооборота в Федеральном агентстве по образованию — Идеи для бизнеса

Для того, чтобы достичь большей эффективности в работе связанной с документацией, важно уметь правильным образом организовать, а также вести учет обороту документов, содержанию их в архиве и в применении деятельности компании.

Оборот документов на предприятии означает проведение процедур с помощью тех или иных документов, и прохождения ними пути от создания до достижения своей цели или же отправки на другой объект. Ля каждого документа имеется свое личное место, которое отводится ему в определенном потоке.

Это позволяет не путаться в разнообразной документации. Документы делятся на такие виды: регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние. Кроме этого есть отдельная категория документов, которые направляются или же поступают из уполномоченных на то управляющих органов, или организаций, подведомственных им.

Поток документов – это все документы, которые выполняют свою конкретную роль в рабочем процессе и помогают предприятию достичь поставленных целей.

Отличительная характеристика оборота документации заключается в его объеме. Объем документов исчисляется их количеством.

При этом общее число документов складывается как из поступающих бумаг извне, так и из документов, которые создает сама компания за какой-то отдельный промежуток времени, чаще все рассматривается количество документов за год.

Объем является одним из наиболее важных показателей, поскольку берет на себя роль одного из основополагающих факторов для решения вопросов связанных с производственными делами и тем, в какой организационной форме они будут решаться, Кроме этого, на основании объема документов решается организация информационно-поисковой системы, которая будет происходить по имеющимся документам на учреждении, принимаются решения о структуре службы делопроизводства, а также ее штатного состава. И это еще не весь перечень важных вопросов, на которых оказывает прямое влияние объем документации.

Характеристики и принципы организации оборота документации на территории учреждения

Понятие «документооборот» стало известно еще в советские времена, а точнее в 20-х годах.

Единая госсистема делопроизводства к 7о-ым годам прошлого столетия смогла сформулировать основные правила по которым происходит движение и оборот документации в разнообразных учреждениях.

Формулировка данного понятия является плодом многолетних трудов и многочисленных исследований, а также наблюдений со стороны экспертов в данной области.

Лаконичная формулировка понятия документооборота заключается в том, что каждый документ проходит свой путь от создания до достижения конечного пункта в системе и выполняет свою определенную роль в рабочем процессе и помогают предприятию достичь поставленных целей.

https://www.youtube.com/watch?v=1h33jd4dUSk

Чтобы организовать работу оборота документации на учреждении, необходимо следовать разработанным правилам того, по какому принципу будут двигаться и обрабатываться документы на учреждении, например:

• определить последовательность перемещения;
• принять поступающие документы, а затем рассмотреть их направленность, распределить по соответствующим назначениям, передать на исполнение соответствующим лицам или отправить по назначению на последующие объекты;
• подвергнуть документы технологической обработке. Это означает, что каждый документ, независимо поступил он извне или же был создан на самом предприятии, должен пройти регистрацию, а также поставлен на учет для осуществления контроля за теми сроками, в которые он должен будет достичь поставленных перед ним целей.

Единая госсистема делопроизводства определяет общие для всех правила и принципы, действуя в согласии с которыми будет происходить процесс оборота документации на предприятии. Правила и принципы состоят в следующем:

• соблюдение графика оперативного движения;
• соответствие стандартам в системе порядка и обработки каждой отдельной группы документов;
• исключить обработку документов, не связанных с профдеятельностью учреждения;

Данные правила существуют уже тридцать лет, однако их практичность сохраняется и по сей день. Почему данная система пользуется таким успехом? Потому, что она обеспечивает перемещение документации с наиболее меньшими затратами по времени, проходя кратчайшим путем к достижению поставленной цели. Хотя система со временем совершенствуется, основополагающие принципы остаются неизменными.

Для достижения лучшей работы по данной системе. Каждая организация должна поставить перед собой цель – основательно изучить оборот документации, технологию их обработки, соответствие стандартам и проложить лучшие маршруты, по которым документы будут проходить к своим целям.

Если рассматривать оборот документов с технологической точки зрения, то можно прийти к выводу, что данный процесс определяется по параметрам количества и качества.

Говоря о качественных характеристиках, подразумеваются следующие действия:

• распределение документации по соответствующим потокам, в зависимости от состава;
• определение движения;
• порядок, в соответствии с которым происходит обработка;
• определение маршрута движения каждой отдельной группы документации.

Аппарат управления внутри которого происходит управление документами, делиться на несколько потоков. Поток входящих документов – это бумаги, которые поступают в организацию извне.

Поток исходящих документов – это бумаги, которые отправляет сама организация.

Поток внутри организации – это те бумаги, которые не покидают территорию учреждения и используются исключительно во внутренних делах учреждения.

Маршрут, по которому происходит передвижение документов состоит из различных этапов от изначальной организации до партнера, клиента, заказчика или любого другого лица, или же то того момента, как документ будет подшит в архив, выполнив свою конечную цель.

С целью оптимизации маршрутов по продвижению бумаг используются организационные документы, к которым относятся: устав организации, положения об организации работы и ее функциональной структуре, положения о подразделениях, должностные инструкции, делегирование полномочий и распределение обязанностей.

Когда для каждой категории документации создается отдельный маршрут прохождения, в согласии с особенностями структуры и направленности самого документа, следующим этапом становится создание маршрутной карты. Маршруты такого типа содержат в себе особенности согласования, подписания, а также утверждения каждого отдельного документа.

Обязанность за разработку такого маршрута лежит на руководителе службы по деловому производству. Он разрабатывает схемы для следующих видов документации: входящих документов, бумаг, которые поступают в организацию извне.

Для исходящих документов, бумаг, которые отправляет сама организация.

Для документов находящихся внутри организации, тех бумаг, которые не покидают территорию учреждения и используются исключительно во внутренних делах учреждения, например: приказы, протоколы, акты, обращения граждан в письменной и в устной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=DbEgmbSFfgM

Самым сложным в разработке маршрутов, является маршрут внутренних документов, однако распределительные бумаги представляют собой исключение из данного правила.

Характеристики документации по ее количеству состоят в следующем:

• показатели объема потока документов как в общем. Так и по отдельности;
• время, за которое документ преодолевает весь маршрут движения.

Объем документов исчисляется их количеством. При этом общее число документов складывается как из поступающих бумаг извне, так и из документов, которые создает сама компания за какой-то отдельный промежуток времени, чаще все рассматривается количество документов за год.

В общее число входят также и копии документов. Чтобы составить достоверный отчет о количестве документов, нужно отображать наличие каждого документа по одному разу. Документы, имеющие несколько экземпляров, отображаются в виде дроби. Например ⅞, где в числителе «7» – это количество самих документов, а «8» в знаменателе – это количество копий каждого документа.

Для чего регулярно проводят учет объемов? Данная операция позволяет провести анализ и упорядочить систему работы с документами. Такой анализ помогает определить, какие из структурных подразделений и отдельных должностных лиц более загружены, а какие менее. По итогам анализа выбирается оптимальное решение для выполнения работ на учреждении.

Образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве по образованию

Скачать образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве по образованию в формате .doc

📽️ Видео