Акт о недостаче товара (приложение к договору о хранении на товарном складе (хранитель производит выгрузку и погрузку товара поклажедателя)) (3 видео)

Содержание

Договор оказания услуг по ответственному хранению продтоваров
1. Предмет договора
3. Обязанности Сторон
Договор ответственного хранения
Ответственность Поклажедателя
Ответственность Хранителя
Акт о недостаче товара при приемке и инвентаризации — форма бланка и образец заполнения
Как составить?
При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации
заполнения
При выявлении недостачи денежных средств в кассе
Пример оформления
Нормативное регулирование
Элементы
Использование
Таблица
Подготовка
Акт недостачи при приемке товара: бланк
💥 Видео

Видео:Счет фактура, УПД, транспортная накладная, товарная накладная, акт и договор | Краткий обзорСкачать

Договор оказания услуг по ответственному хранению продтоваров

г. Москва «__» _________ 2015г.

Открытое акционерное общество «Московский хладокомбинат № 14», именуемое в дальнейшем «Хранитель», в лице Генерального директора Ширшова А.В.

, действующего на основании Устава, с одной стороны, и __________________________________, именуемое в дальнейшем “Поклажедатель”, в лице ______________________________, действующего на основании __________, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Хранитель принимает на себя обязанность по оказанию услуг по хранению товара Поклажедателя (далее – товар, товары), а Поклажедатель обязуется оплачивать Хранителю вознаграждение за оказываемые услуги по хранению товара и возмещать расходы, связанные с услугами по осуществлению Хранителем погрузо-разгрузочных и иных работ с товарами Поклажедателя.

Все товарные операции по приему, складированию, хранению, учету, перемещению и отпуску товара осуществляются Хранителем. Погрузо-разгрузочные и иные работы выполняются средствами и силами Хранителя и оплачиваются Поклажедателем по расценкам Хранителя согласно нарядам, подписанным уполномоченными представителями Сторон.

1.2. Хранение товаров осуществляется в складском низкотемпературном помещении (морозильная камера), расположенном по адресу: г. Москва, ул. Рябиновая, д. 47.

1.3. Под товаром в настоящем Договоре понимается: замороженные продукты питания.

Ассортимент товара хранимого на складе не должен превышать 10 наименований.

1.4. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ) осуществляется путем просчета тарных мест (коробка, блок), по весу БРУТТО; вес НЕТТО отмечается согласно накладных Поклажедателя.

2. Порядок приемки и отпуска товара

2.1. Хранитель осуществляет прием товаров для оказания услуг по хранению непосредственно от Поклажедателя, в присутствии специально уполномоченного лица, имеющего на то надлежащим образом оформленные документы (доверенность и т.п.), удостоверенные подписью и печатью Поклажедателя.

2.1.2. Прием товара на хранение производится в присутствии полномочного представителя Поклажедателя по следующим документам:

-доверенности, оформленной надлежащим образом;

— накладной, имеющей следующие данные: количество, ассортимент, наименование грузоотправителя, наименование грузополучателя, их почтовые и банковские реквизиты; — двухстороннему акту приема-передачи товара на хранение.

В результате не соответствия фактической приемки товара с накладной составляется акт произвольной формы с участием представителя Поклажедателя и делается отметка в накладной.

2.1.3. Товар, поступающий на склад, должен быть растаможен в полном соответствии с требованиями таможенного кодекса РФ и отвечать ветеринарно-санитарным нормам и требованиям, установленным действующими нормативно-технической документации. Растаможивание груза Поклажедатель производит своими силами и за свой счет.

2.1.4. Упаковка товара должна соответствовать принятым международным стандартам и обеспечивать сохранность товара при перевозки и хранении. Не принимаются на хранения товар в нарушенной таре, без маркировке, с граневыми сроками хранения (менее двух месяцев) и истекшими сроками хранения.

2.1.5. На каждой тарной единицы должна быть нанесена маркировка на русском языке с указаниями всех требований технической документации.

2.1.6. Хранитель оказывает Поклажедателю услуги по хранению, приемке, отпуску продовольственных товаров, погрузо-разгрузочных работ.

2.1.7. Товар (замороженные мясопродукты) принимается на хранение только при наличии ветеринарного свидетельства ф. №2 или ф. № 4. Въезд и выезд автотранспорта Поклажедатель производит своими силами с обязательным оформлением ветеринарных документов за свой счет.

2.1.8.

Информация о продуктах питания, ввозимых в РФ должна содержать следующие сведения: наименование продукта, страна, фирма, производитель, вес нетто, условия хранения, срок годности (дата выработки и конечный срок реализации), наименование основных ингредиентов, входящих в состав продукта, пищевая ценность, способ приготовления, рекомендации по использованию. Информация на товарном месте и на потребительской таре должна быть на русском языке.

https://www.youtube.com/watch?v=05s7e7hcn9I

В случае поступления непаллетированного товара Хранитель осуществляет обработку полученного груза путем сбора на паллеты своими силами за счет средств Поклажедателя.

2.2. Хранитель осуществляет выдачу принятых на хранение товаров или их частей непосредственно Поклажедателю в присутствии специально уполномоченного лица, на основании надлежащим образом оформленных документов (доверенности и т.п.), удостоверенных подписью и печатью Поклажедателя.

2.2.2. Отпуск товара с хранения производится в присутствии полномочного представителя Поклажедателя, по доверенности оформленной в соответствии со ст.ст. 185,186 ГК РФ. Доверенность выдается сроком действия на один день на все количество товара, подлежащего отпуску в этот день.

2.2.3. Количество отгруженного товара оформляется товарно-транспортной накладной с указанием наименование товара, количества, цены, наименование грузоотправителя и наименование грузополучателя.

2.2.4. Прием мяса в полутушах осуществляется по весу и количеству, отгружается по принятому фактически весу, без учета естественной убыли.

2.2.5. Во всем остальном Стороны руководствуются условиями «Регламента работы секции ответственного хранения ОАО «Московский хладокомбинат № 14» (Приложение № 2 к настоящему Договору).

3. Обязанности Сторон

3.1.Хранитель обязан:

3.1.1. Осуществлять прием или выдачу товара по накладным, на основании которых составляются Акты о приеме или возврате ТМЦ соответственно. Указанные Акты подписываются представителями обеих сторон.

3.1.2. Обеспечивать погрузо-разгрузочные работы при приеме и выдаче товара Поклажедателя.

3.1.3. Не использовать самому и не предоставлять возможность использования третьим лицам товары Поклажедателя, переданные на хранение, без письменного на то разрешения Поклажедателя.

3.1.4. Осуществлять по письменному запросу Поклажедателя один раз бесплатную инвентаризацию его товара в период действия настоящего Договора.

3.1.5. Обеспечивать прием и выдачу товаров согласно условиям, указанным в п.2 настоящего Договора, в режиме — с 8.00 до 16.00 часов, кроме выходных и праздничных дней.

3.1.6. Осуществлять все товарные операции по приему, складированию, хранению, учету, перемещению и отпуску грузов.

3.1.7. Обеспечить подготовку договора оказания услуг, расчет вознаграждения за оказанные услуги, при изменении ее размера донести указанные изменения до Поклажедателя.

3.1.8. Поддерживать температурно-влажностный режим при хранении продовольственных товаров.

3.1.9.

В случае отсутствия оплаты от Поклажедателя в течение 2-х месяцев Хранитель имеет право комиссионно распорядиться товаром Поклажедателя, реализовать товар и оборудование по комиссионной цене, а также удержать сумму, внесенную на расчетный счет Хранителя, указанную в п.4.1. Договора в счет погашения задолженности по услугам. В этом случае некачественный или с истекшим сроком хранения товар уничтожается силами Хранителя за счет средств Поклажедателя.

3.1.10.

Хранитель не несет никакой ответственности за представителей работников Поклажедателя, включая ответственность за нарушение представителями и работниками Поклажедателя правил пожарной безопасности, охраны труда, паспортного режима в городе Москве и Московской области, правил движения транспортных средств Поклажедателя по территории Хранителя, контрольно-пропускного режима, а также при чрезвычайной ситуации.

3.2. Поклажедатель обязан:

3.2.1. Поклажедатель обязан заблаговременно сообщать Хранителю время прибытия или отгрузки товара, его количество и ассортимент, а также сообщить информацию о транспорте и лицах, получающих эти товары для вывоза.

В противном случае Хранитель имеет право товар не выполнять товарные операции, а также не несет ответственность за прогон и простой транспорта.

Поклажедатель обязан письменно известить Хранителя о проведении погрузо-разгрузочных работ во внеурочное время не позднее 12.00 час. дня, предшествующего выполнению указанных работ.

В случае отказа Поклажедателя в проведении погрузо-разгрузочных работ во внеурочное время согласно поданной заявке, Хранитель имеет право применить штрафные санкции в размере до 10000,00рублей.

3.2.2. В случае если Поклажедатель письменно известит Хранителя о своем намерении произвести отгрузку всего товара, находящегося на складе Хранителя, он обязуется заранее произвести взаиморасчеты с Хранителем за текущий месяц с учетом оплаченного аванса.

В противном случае Хранитель имеет право не выполнять товарные операции, а также не несет ответственность за прогон и простой транспорта.

Обязанность Поклажедателя о проведении взаиморасчетов считается исполненной с момента поступления денежных средств на расчетный счет Хранителя.

3.2.3. Подписывать для Хранителя оформленные им экземпляры Актов о приеме ТМЦ и возврате ТМЦ не позднее 4 (четырех) календарных дней с момента их получения.

3.2.4. Письменно известить Хранителя о продлении срока действия настоящего Договора или о его досрочном расторжении не позднее, чем за 30 (тридцать) календарных дней до момента окончания срока действия настоящего Договора или до момента желаемой даты его досрочного расторжения.

3.2.5. Вывезти свой товар, в том числе его отдельные части, с территории, указанной в п. 1.2. настоящего Договора, по истечении срока действия настоящего Договора или по его досрочному расторжению не позднее последнего дня окончания срока действия Договора.

https://www.youtube.com/watch?v=SHj8ANZ695Y

В случае невыполнения указанного требования Хранитель вправе действовать в соответствии со ст.899. ГК РФ.

3.2.6. Оплачивать Хранителю услуги по хранению товара, в соответствии с действующими расценками, и возмещать все расходы, связанные с услугами по осуществлению Хранителем погрузо-разгрузочных и иных работ с товарами Поклажедателя, в соответствии с условиями и в сроки, установленными настоящим Договором.

3.2.7. Осуществлять выгрузку товара в соответствии в п.2 настоящего Договора.

3.2.8. Не сдавать на хранение Хранителю товары без предоставления соответствующей информации об их свойствах, могущих нанести вред имуществу или персоналу Хранителя либо окружающей природной среде.

В случае выявления товароведческой службой Хранителя, контролирующими органами товара с отступлением от вышеперечисленных требований или товара с просроченным сроком годности, Хранитель оставляет за собой право применить штрафные санкции в размере до 5000,00 руб.(пять тысяч рублей 00 копеек), а также расторгнуть договор в одностороннем порядке.

3.2.9 Поклажедатель обязан выполнять требования таможенных органов, ветеринарной, санитарно-эпидемиологической, налоговой служб, Госторгинспекции города Москвы и других органов государственной власти. Поклажедатель несет полную ответственность перед государственными и контролирующими органами за свой товар.

Поклажедатель несет полную ответственность за наличие и предоставление Хранителю необходимых разрешений лицензий, оформленных в установленном порядке и надлежащие сроки. В случае отсутствия или непредставления вышеуказанного договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

3.2.10. Оплата ветеринарных сертификатов и сборов при ввозе и вывозе товара производится Поклажедателем на месте при оформлении соответствующей документации, либо включается в дополнительный счет, выставляемый Хранителем.

Видео:Поступление товаров и услуг в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0)Скачать

Договор ответственного хранения

СКАЧАТЬ В ФОРМАТЕ .DOC

Наша компания принимает договоры на экспертную оценку. Помогаем в составлении договоров любой из сторон.

ООО «____________________», именуемое в дальнейшем Хранитель, в лице——————————————————————, с одной стороны, и ООО «_____________________________», именуемое в дальнейшем Поклажедатель, в лице—————————————————————— , действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые Стороны заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. Поклажедатель передает, а Хранитель осуществляет складское хранение и обработку, а также погрузку и разгрузку товарно-материальных ценностей (далее по тексту — Товар) на условиях настоящего Договора.

1.2. Поклажедатель оплачивает произведенные работы и оказанные услуги в соответствии с условиями настоящего Договора.

2. Обязанности сторон

2.1. Хранитель обязуется хранить, обрабатывать и вести учет товара на складе, расположенном по адресу: складское помещение.

2.2. Поклажедатель письменно (по электронной почте), не позднее, чем за 24 часа до передачи Товара на хранение, передает Хранителю:

— Товарный справочник с Описанием товарных позиций (форма – Приложение №). В случае прибытия на склад новой товарной позиции Поклажедатель письменно (по электронной почте), не позднее, чем за одни сутки до поступления Товара на хранение, передает Хранителю Описание товарной позиции (форма – Приложение № );

— Заявку на приемку/отгрузку товара (форма — Приложение №).

2.3. Хранитель принимает Товар по количеству, номенклатуре, внешнему виду. Прием Товара осуществляется по Акту о приеме-передаче Товара на хранение МХ-1 (форма — Приложение № ).

2.3.1. При поступлении Товара с поврежденной упаковкой или без надлежащей упаковки, Хранитель составляет Акт отбраковки Товара при приеме (форма — Приложение №).

2.3.2. При недостаче Товара Хранитель составляет Акт недостачи товара при приеме поставки (форма — Приложение № ).

2.3.3. Хранитель несет риск случайной гибели или случайного повреждения товара с момента начала разгрузки при поступлении Товара на склад Хранителя и до момента, когда товар будет погружен в транспорт Поклажедателя при возврате товара.

2.4. Поклажедатель письменно (по электронной почте) не позднее 14.00 ч дня, предшествующего получения Товара с хранения, передает Хранителю Заявку на приемку/отгрузку Товара, по согласованной Сторонами форме (форма — Приложение № ) с ответхранения.

2.5. Хранитель отгружает Товар, указанный в Заказе на отгрузку, только уполномоченному представителю Поклажедателя. Полномочия представителя подтверждаются надлежаще оформленной доверенностью (с указанием номера заказа) и документом, удостоверяющим его личность.

При необходимости Поклажедатель направляет Хранителю оригиналы отгрузочных документов (оригинал отгрузочной накладной в двух экземплярах и счет-фактуру) для передачи указанных документов представителю Поклажедателя. В данном случае представитель Поклажедателя одновременно является представителем Грузополучателя — третьего лица.

Хранитель обязуется проверить полномочия Представителя по доверенности от Грузополучателя – третьего лица и получить оригиналы подписанных отгрузочных документов (отгрузочная накладная и доверенность от Грузополучателя — третьего лица).

В случае невыполнения или ненадлежащего выполнения Хранителем данной обязанности, Хранитель обязуется возместить Поклажедателю убытки, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением Хранителем данной обязанности. Поклажедатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие и вывоз Товара со склада Хранителя.

Отгрузка товара оформляется Актом о возврате Товарно-материальных ценностей, сданных на хранение МХ-3 (форма — Приложение № ). Акт передачи товара с хранения составляется и подписывается в 2-х экземплярах:

— первый экземпляр остается у Хранителя;

— второй экземпляр передается представителю Поклажедателя, непосредственно получающему Товар с хранения.

2.6. Прием и отгрузка товара осуществляется Хранителем на условиях first-in-first-out. В случае нарушения Хранителем данного условия, Хранитель обязуется возместить Поклажедателю убытки, связанные с порчей товара, возникшие у Поклажедателя в связи с неисполнением Хранителем данного условия, согласно стоимости товаров переданных на хранение, указанных в приложении №

2.7. Стороны самостоятельно ведут учет Товаров и в согласованные сроки производят сверку товарных остатков. Описание хранимого товара, требования к его хранению, отбраковке, обработке и учету, зафиксированы в Технических условиях (Приложение №)

2.8. Хранитель не принимает на хранение опасные, скоропортящиеся грузы, грузы с особым режимом хранения (в том числе требующие лицензий на хранение), грузы без товаросопроводительных документов, сертификатов и т.п.

2.9. Хранитель вправе отказаться от приемки товара, поступление которого нарушает Технические условия (Приложение №).

2.10. Хранитель обязан по требованию Поклажедателя, но не чаще одного раза в месяц, произвести инвентаризацию товара при участии представителя Поклажедателя и за счет Поклажедателя. Сроки, порядок и стоимость работ по проведению инвентаризации определяются по согласованию Сторон.

2.11. Хранитель имеет право выборочной проверки транспортных средств в целях обеспечения своей и Поклажедателя целостности имущества.

2.12. Поклажедатель обязуется соблюдать Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме Хранителя.

3. Цены и порядок расчетов.

3.1. Стоимость выполняемых по настоящему Договору работ определяется на основании тарифов, указанных в Приложение № .

3.2. Хранитель вправе в одностороннем порядке изменять тарифы на оказываемые услуги, но не чаще чем один раз в год и не более чем на 10% с обязательным предупреждением Поклажедателя не менее чем за 30 календарных дней до даты изменения.

3.3. В случае изменения характеристик грузопотока, указанных в Приложении №7, более чем на 20%, Хранитель вправе согласовать с Поклажедателем изменение тарифов на оказываемые услуги, но не ранее чем через 30 календарных дней от даты согласования.

3.4. Оплата услуг, оказанных по настоящему договору, осуществляется Поклажедателем в следующем порядке:

— до 5-го числа текущего месяца (при заключении договора в течение 3-х банковских дней с даты заключения договора) выплачивает ежемесячный аванс в размере стоимости минимального объема обработки товара в месяц, указанного в Приложении № .

— расчет за фактически оказанные услуги производится на основании Акта оказанных услуг и счета в течение 5 рабочих дней после получения счета Поклажедателем. Порядок подписания Акта установлен п. 3.6. настоящего Договора.

3.5. Датой оплаты услуг Хранителя считается дата списания средств с расчетного счета Поклажедателя. Фактом оплаты услуг Хранителя считается поступление денежных средств на расчетный счет Хранителя.

3.6. Стороны ежемесячно подписывают Акт оказанных услуг, передаваемый Хранителем Поклажедателю. Акт, счет и счет-фактура передаются Поклажедателю в течение первых 5-ти рабочих дней месяца, следующего за оплачиваемым.

Поклажедатель обязан подписать полученный акт в 3-х дневный срок, либо передать Хранителю мотивированный отказ.

Если Поклажедатель в указанный срок не передает подписанный акт либо мотивированный отказ, это свидетельствует о принятии выполненных работ и возникновении у Поклажедателя обязанности оплатить выполненные работы.

3.7. При вывозе всего остатка товара Поклажедатель производит полный расчет с Хранителем до момента отгрузки товара.

4. Ответственность Сторон

Ответственность Поклажедателя

4.1.1. При просрочке платежей Поклажедатель уплачивает штрафную неустойку в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки. Неустойка считается предъявленной, если на нее Хранителем выставлен счет.

При просрочке оплаты по настоящему Договору более чем на 20 дней, Хранитель, имеет право в одностороннем порядке расторгнуть настоящий Договор, письменно уведомив о расторжении Договора Поклажедателя. При этом письменное уведомление о расторжении Договора должно быть передано Поклажедателю за 14 дней до даты его расторжения.

Уведомление считается переданным с момента его отправки в адрес Поклажедателя (по факсу или электронной почте).

4.1.2. По прекращении или расторжении Договора Поклажедатель обязан забрать свой Товар со склада Хранителя до истечения последнего дня действия Договора, предварительно произведя расчет с Хранителем.

Если Поклажедатель не вывозит товар в течение более чем 15 календарных дней с даты прекращения Договора, и не оплачивает услуги Хранителя, Хранитель имеет право по истечении 15 календарных дней после письменного предупреждения Поклажедателя, самостоятельно продать Товар. При этом цена реализации на данный вид продукции должна быть не ниже отпускной цены, указанной в Приложении № .

Сумма, вырученная от продажи Товара, передается Поклажедателю за вычетом сумм, причитающихся Хранителю, в том числе неустойки, сумм задолженности за хранение и его расходов по продаже Товара.

4.1.3. Если у Поклажедателя существует задолженность по оплате работ более чем на 20 дней, Хранитель имеет право удерживать находящийся у него на складе Товар Поклажедателя до момента полного погашения задолженности.

4.1.4. В случае ареста, задержания либо наложения на товар каких либо взысканий государственными органами, Поклажедатель оплачивает все убытки Хранителя, вызванные этими действиями.

Ответственность Хранителя

4.2.1. Хранитель обеспечивает сохранность Товара на складе (в т.ч. при разгрузке и погрузке Товара), а также выполняет все необходимые действия, направленные на предотвращение порчи, случайной гибели и расхищения Товара. При не обеспечении сохранности Товара, Хранитель несет ответственность за Товар в пределах его стоимости, указанной в Приложении № .

4.2.2. Претензия о недостаче либо порче Товара вследствие его ненадлежащего хранения должна быть сделана Поклажедателем письменно при получении Товара со склада Хранителя, либо по подписанию Акта инвентаризации.

При отсутствии указанной претензии считается, что Товар возвращен Хранителю сохранным в заявленном количестве. Хранитель, получив претензию, обязан в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента ее получения либо удовлетворить ее, либо выдать письменный ответ.

Цена недостающего или испорченного Товара определяется из учетной стоимости Товара, указанной в Приложении №.

5. Порядок урегулирования разногласий

5.1. Все споры, возникающие при исполнении настоящего договора, решаются путем переговоров. В случае не достижения согласия или не получения ответа на письменную претензию в течение 15 дней спор передается на рассмотрение в арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

6. Ответственность за представляемую информацию

6.1. Стороны считают конфиденциальной всю деловую информацию, передаваемую ими друг другу в письменном виде в процессе работы по данному Договору.

6.2. Стороны не должны предоставлять такую информацию кому бы то ни было, за исключением случаев, когда:

— это необходимо для надлежащего выполнения их обязательств по настоящему Договору;

— такая информация является общедоступной;

— когда такая информация требуется уполномоченными государственными органами на основании закона;

— по взаимному согласованию сторон.

6.3. Стороны несут ответственность за достоверность информации, передаваемой ими друг другу в письменном виде в процессе работы по данному Договору.

6.4. Виновная Сторона возмещает потерпевшей Стороне прямые убытки, причиненные предоставлением недостоверной информации или разглашением конфиденциальной информации. Размер убытков подтверждается документально.

7. Общие условия

7.1. Настоящий Договор вступает в силу с даты его подписания. Срок действия Договора истекает «____»___________ 2008 года. Если за 1 (Один) месяц до окончания срока действия Договора ни одна из Сторон письменно не заявит о желании расторгнуть Договор, Договор считается автоматически продленным на один год.

7.2. Обязательства Сторон, возникшие в период действия настоящего Договора и неисполненные к моменту его окончания, подлежат исполнению независимо от того, прекращен ли настоящий Договор окончанием срока, на который он заключен или нет.

7.3. Настоящий Договор может быть расторгнут в одностороннем порядке любой из Сторон путем подачи письменного уведомления за 2 месяца до момента расторжения Договора.

7.4. Права и обязанности по настоящему Договору не подлежат цессии (переуступке) третьим лицам, за исключением случаев правопреемства.

7.5. В случае получения уведомления об изменении Тарифов Поклажедатель имеет право отказаться от продолжения настоящего Договора на новых условиях, письменно известив об этом Хранителя. При этом настоящий Договор будет считаться расторгнутым с даты вступления новых тарифов в действие.

7.6. Стороны освобождаются от ответственности за полное или частичное неисполнение своих обязательств в связи с обстоятельствами непреодолимой силы, как наводнение, землетрясение, война или военные действия, эмбарго, действия органов государственной власти и местного самоуправления, возникшие после заключения настоящего договора.

7.7. Настоящий договор составлен в 2 экземплярах — по одному экземпляру у каждой Стороны.

8. Реквизиты сторон

Видео:Поступление товара на ответственное хранениеСкачать

Акт о недостаче товара при приемке и инвентаризации — форма бланка и образец заполнения

Во время приема товара необходима бдительность принимающей стороны, так как нередко товар в процессе транспортировки может иметь повреждения, брак, неполную комплектацию и сама продукция может оказаться не в полном количестве.

Для правильного оформления такой некачественной поставки существует соответствующая документация, которую следует использовать.

Как составить?

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.
Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

https://www.youtube.com/watch?v=nw5JtdCtHOk

Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

заполнения

типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

При выявлении недостачи денежных средств в кассе

По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:

При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.

Пример оформления

акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе –word.

Нормативное регулирование

Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

Сотрудникам, ответственным за заполнение этих документов необходимо ознакомится с каждым из них и знать тонкости их заполнения. Так как это даст возможность избежать проблем с контролирующими органами в будущем.

О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

https://youtu.be/JikeHJPsn34

Элементы

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

https://www.youtube.com/watch?v=dEvm-AdJtU4

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

Первый пункт посвящен данным об организации.
Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.

Таблица

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Для того чтобы акт о недостаче товара при инвентаризации имел необходимую юридическую силу, поставить свои подписи должны все члены комиссии в количестве не менее трех человек.

Подготовка

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=oCxi6D9fk9s

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.