Лист-заверитель личного дела работника (образец заполнения)

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

  Как заполнить табель учета рабочего времени

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Согласие на обработку ПД;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Заявления на отпуска;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

https://www.youtube.com/watch?v=bCmiSfri4Aw

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

  Личная карточка работника, форма Т-2

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

• Заполнение титульного листа (обложки);
• Оформление листа-заверителя дела;
• Заполнение внутренней описи;
• Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

• Литерные номера листов;
• Пропущенная нумерация страниц;
• Листы с фотографиями;
• Вшитые крупноформатные листы;
• Конверты с подшитыми вложениями в них;
• Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

  Личная карточка работника, форма Т-2

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

https://www.youtube.com/watch?v=G5XSdqMTggM

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

• По алфавиту;
• По структурным подразделениям;
• По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Важно! В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно.

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании.

Видео:Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Лист заверитель личного дела образец заполнения. Формирование и оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях. К стандартным реквизитам бланка относятся

На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь.

Лист-заверитель дела: разбираем форму

Форма листа-заверителя дела является приложением №8 к . Напоминаю: они обязательны для всех.

Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются. Затем указывают номера крайних листов дела, например:

с №1 по №204.

Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д. Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются). В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..

То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе.

Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки.

Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.

Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах. Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности. Фиксируем это.

Основные правила работы архивов организаций рекомендуют указывать здесь же:

• номера листов с наклеенными фотографиями;
• номера крупноформатных листов;
• конверты с вложениями и количество вложенных в них листов;
• наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены при общей нумерации листов дела.

Если, по счастью, дело не имеет никаких особенностей, перечеркиваем эту таблицу буквой Z.

Подписывает лист-заверитель тот, кто его составлял.

Куда и как помещается лист-заверитель

Лист-заверитель дела подшивается последним. Таким образом, том полностью оформленного дела выглядит так: обложка с титульным листом, затем – , потом документы дела, лист-заверитель, обложка.

https://www.youtube.com/watch?v=Q3TXDdmVjjk

Если до вас дела были оформлены без листов-заверителей, то расшивать тома ради них не нужно. Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Можно ли вносить изменения в лист-заверитель?

Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела. Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может. Яркий пример – , про которые мы говорили неделю назад.

Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела. Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке.

После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

• Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
• Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

1. Наименование документа — в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
2. Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
3. Далее указывается количество листов в описи дела;
4. Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 графия);
5. Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

• На лицевую часть обложки сшитого дела;
• На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

Видео:Личное дело работника - Елена А. ПономареваСкачать

Лист заверитель личного дела работника образец

Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки.

В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом: Обложка; Титульный лист; ; Подшитые в дело служебные бумаги; Лист-заверитель; Обложка; Действующие на данный момент Правила организации хранения архивных документов (Приложение №8) предлагают следующий образец оформления листа-заверителя: Данный образец действителен для всех дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. Дела по личному составу не являются исключением из этого правила.

Все дела, которые подготавливаются к передаче в архив учреждения после окончания календарного года, необходимо описать и оформить в установленном Правилами порядке.

Согласно данному нормативному документу, в конце каждого дела на бумажной основе должен быть подшит лист-заверитель. Его в общем случае имеет формат А4, в картотеках соответствует формату карточки. Лист запрещено выносить на обложку дела или оборот последней страницы.

https://www.youtube.com/watch?v=mXDdsbRVkJ0

Вложенные документы: При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма: Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел; Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается); Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”; Перечислить литерные номера.

Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.

Перечислить пропущенные номера; Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя. Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов.

Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.

Указать количество листов внутренней описи; Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела.

В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой — указать номера листов, на которых она встречается.

К подобным особенностям можно отнести:

1. Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
2. Наклеенные фотографии;
3. Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);
4. Нестандартный (крупный) формат;
5. Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);

Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

толщины;

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

1. На каждой папке проставляется учетный номер дела.
2. Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
3. Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
4. Количество страниц не должно превышать 250 шт.;

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов.

Строго утвержден он только для гос.

служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет. Список таков:

1. Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
2. Ксерокопия СНИЛС;
3. Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
4. Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
5. Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
6. Ксерокопия ;
7. Фотографии работника, которые периодически обновляются;
8. Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
9. Экземпляр ;
10. Автобиография;
11. Ксерокопия трудовой книжки;
12. Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
13. Материалы об аттестации (если проводилась);
14. Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=hFF_yN_tigg

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

1. Анкета для личного дела
2. Внутренняя опись личного дела
3. Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя. Этот процесс включает в себя:

1. Проверку личных дел на сохранность документации;
2. Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
3. Внесение записей в соответствующих разделах;
4. в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу.

Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой.

Тем не менее, больше нигде в законодательстве нет упоминания о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно. Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя. В пользу того, что карточку Т-2 удобнее включать в состав личного дела, говорят следующие факты:

1. В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
2. Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
3. Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).

Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.

Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках. Также необходимо утвердить порядок ведения личных дел, где прописать следующие аспекты:

1. Порядок передачи дел на хранение.
2. Утвердить перечень документов, которые будут входить в личное дело, и последовательность их расположения;
3. Утвердить оформление личного дела, то есть его титульный лист (обложку), бланк описи документов, лист-заверитель.

В личное дело могут быть включены как оригиналы документов (трудовой договор, заявления), так и их копии (копии паспорта, дипломов, приказов). Копии документов, находящихся в личном деле, заверять не обязательно, поскольку они в основном будут использоваться для внутреннего пользования.

В течение всего периода работы документы в дело подшиваются на скоросшиватель и лишь только после увольнения работника их оформляют надлежащим образом, сшивают и отправляют в архив на хранение.

Титульный лист для личного дела можно взять из Правил работы архивов организаций (Приложение 11), там же можно найти и другие документы, такие как опись и лист-заверитель.

Но работодатель может и самостоятельно разработать обложку для личного дела, поскольку Правила работы архивов обязательны к исполнению негосударственными организациями только в части сохранности, описания, учета и использования документов, но не оформления.

На титульном листе должны содержаться следующие сведения:

1. Номер дела, дата начала его ведения;
2. Полное наименование организации / ИП;
3. Дата окончания дела.
4. ФИО работника;

Чаще всего ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые действительно присутствуют в данном деле. Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

В ней перечислены все документы, которые согласно Положению о личных делах должны присутствовать в папке, а рядом отведена графа, где ставится отметка о наличии (отсутствии) документа и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил, забрали для работы с данным документом и т.д.).

Отличный секретарь

На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=KXeLytxBhAY

Скачать форму тоже можно здесь.

Форма листа-заверителя дела является приложением №8 к . Напоминаю: они обязательны для всех. Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том.

Листы внутренней описи при этом не считаются.

Затем указывают номера крайних листов дела, например: с №1 по №204. Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д.

Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются). В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой.

Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57….

То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе.

Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки. Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.

Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах.

Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности.

Фиксируем это. Основные правила работы архивов организаций рекомендуют указывать здесь же:

• номера листов с наклеенными фотографиями;
• номера крупноформатных листов;
• конверты с вложениями и количество вложенных в них листов;
• наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены при общей нумерации листов дела.

Если, по счастью, дело не имеет никаких особенностей, перечеркиваем эту таблицу буквой Z. Подписывает лист-заверитель тот, кто его составлял.

Лист-заверитель дела подшивается последним. Таким образом, том полностью оформленного дела выглядит так: обложка с титульным листом, затем – , потом документы дела, лист-заверитель, обложка. Если до вас дела были оформлены без листов-заверителей, то расшивать тома ради них не нужно.

Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.

Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке. После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела. Запись будет очень простая, вносится она от руки: Выдана трудовая книжка (лист 39), о чем составлена запись в Книге учета движения трудовых книжек.

Архивариус Кондратьева П.А. Кондратьева 04.10.2016 , docx, 15 kB , pdf, 357 kB : | , ,

Как оформить лист заверитель личного дела

Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Видео:Как оформить личное дело работника?Скачать

Состав личного дела работника

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется.

Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

В этом внутреннем нормативном акте определяется:

• какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
• порядок ведения;
• перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
• порядок доступа к информации;
• сроки и режим хранения;
• особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие.

Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

• резюме, составленное соискателем для вакансии;
• бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
• заявление о приеме на работу;
• характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
• копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки;
• служебные записки;
• различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

https://www.youtube.com/watch?v=wzz5pYjQbCM

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Видео:Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Лист-заверитель в личном деле при сдаче его в архив, надо ли?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.

2004 № 79-ФЗ.

В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают.

Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Распространенные ошибки при подготовке листа-заверителя

Ошибка 1. Нельзя размещать оформленный надлежащим образом лист-заверитель на лицевой главной стороне обложки сшитого дела. Также запрещается прикреплять его к последнему документу в деле даже к его обратной части, на которой ничего нет.

На практике применяется два способа размещения листа-заверителя, которые признаны правильными. Первый: его оформляют обособленно, на отдельном листе и подшивают в конце дела. Второй: в готовом виде подклеивают верхнюю часть листа-заверителя к обратной стороне верхней обложки. Последний вариант используется тогда, когда дело подшили, переплели без листа-заверителя.

Ошибка 2. Лист-заверитель к делам преходящего хранения оформлять не требуется. Как правило, такие дела не нумеруют, не сшивают. Их обычно подшивают в папках и в таком виде оставляют на временное сохранение в организации. После завершения срока хранения их уничтожают.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть.

Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.

Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

https://www.youtube.com/watch?v=bCDKmkK29CI

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Как оформить лист заверитель дела образец. Отличный секретарь. Личное дело сотрудника

Лист-заверитель дела

составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9

Правила заполнения листа-заверителя дела

И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.

🔥 Видео

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать

Состав личного дела - Елена ПономареваСкачать

Личная карточка работника Т-2: пример заполненияСкачать

Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 - Елена А. ПономареваСкачать

Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.Скачать

Подшивка делаСкачать

Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Видеоурок. сшив отчета касираСкачать

Порядок формирования дел - Елена А. ПономареваСкачать

2 часть: Архивное хранение документов - ДЕЛА, в т.ч. ЛИЧНОЕ ДЕЛО (новая запись, октябрь 2022)Скачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. ПономареваСкачать

Прошивка на 4 прокола дел по личному составу - Елена А. ПономареваСкачать

Аудит личных дел сотрудников | Ольга Федоренко. РУНОСкачать

Как оформить передачу дел при увольнении работника?Скачать