Положение об архиве

Положение об архиве Положение
Содержание
  1. Положение об архиве
  2. 2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА
  3. 3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА
  4. Положение об архиве организации: проект
  5. I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  6. II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
  7. III ПРАВА АРХИВА
  8. IV ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА
  9. V ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА
  10. VI ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  11. Примерное положение об архиве организации
  12. III. Задачи Архива организации
  13. IV. Функции Архива организации
  14. V. Права Архива организации
  15. Об утверждении примерного положения об архиве организации , Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №42
  16. Примерное положение об архиве организации
  17. I. Общие положения
  18. II. Состав документов Архива организации
  19. Управление документацией и данными положение об архиве
  20. 2 Нормативные ссылки
  21. 3 Обозначения и сокращения
  22. 4.1 Система мер обеспечения сохранности документов
  23. 4.2 Требования к помещениям архива
  24. 4.3 Режимы хранения документов
  25. 4.4 Размещение документов в архиве
  26. 4.5 Средства хранения
  27. 🎦 Видео

Видео:Создание архива организации. Часть 1. Ознакомление с нормативно правовой базой. 28.09.2022Скачать

Создание архива организации. Часть 1. Ознакомление с нормативно правовой базой. 28.09.2022

Положение об архиве

Положение об архиве
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (должность руководителя организации, наименование организации) ___________/______________/ (подпись) (Ф.И.О.) «__»___________ ____ г. М.П.

1.1.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» (далее — Организация) создается Архив.

1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.

1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:

— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;

— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;

— повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;

— ___________________________________________________.

1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).

Заведующий Архива назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).

1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.

1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.9. Заведующий Архива:

— руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;

— осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;

— распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

— вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

— участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;

— принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;

— участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

— совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;

— осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.

1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.

1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования Архива.

2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. Планирование, организация и контроль деятельности Организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Организации о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).

2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.

2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Заведующим Архива, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Организации.

3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА

3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:

— получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

— запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;

— осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;

— вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;

— участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

— вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;

— участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

— контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования Архива.

3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

— выполнение возложенных на Архив функций и задач;

— организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

— рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

— состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

— соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

— ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

— предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;

— готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

— несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

— утрату и несанкционированное уничтожение документов;

— необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

— нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.

3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.

3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.

https://www.youtube.com/watch?v=wu4DtKw6OAM

С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/

———————————

Должностные обязанности Заведующего архивом регламентированы в Разделе I Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

Видео:Создание архива организации. Часть 2. Положение об архиве, долж. инструкции, штат архива. 30.11.2022Скачать

Создание архива организации. Часть 2. Положение об архиве, долж. инструкции, штат архива. 30.11.2022

Положение об архиве организации: проект

Положение об архиве

Представляю новую рубрику сайта «Новости партнеров«. Буду пополнять ее по пятницам. Сегодня с удовольствием представляю вам портал Архивное делопроизводство и любезно предоставленную им статью — положение об архиве организации. Конечно, это только проект, но он запросто может стать основой локального нормативного акта для каждой компании, в которой есть архив.

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в «Наименование организации» создается архив.

1.2. Архив создается в составе “службы делопроизводства”, и осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.

*как вариант архив может быть самостоятельным структурным подразделением.

1.3. «Наименование организации» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Должностные лица «Наименование организации» несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами работы архивов организаций.

1.5.

В состав документов архива «Наименование организации» входят документы, образовавшиеся в процессе деятельности: управленческие, бухгалтерские, финансовые, документы кадрового учета, личные дела и лицевые счета сотрудников, техническая и инженерная документация, планы и схемы; научно-справочный аппарат архива; так же в состав документов архива входят все документы организаций предшественников.

1.6.

Архив «Наименование организации» в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по вопросам архивного дела; нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива); Основными правилами работы архивов организаций, действующими в «Наименование организации» правовыми актами и методическими документами по вопросам организации работы с документами, а также настоящим Положением.

1.7. Положение об архиве «Наименование организации» утверждается руководителем «Наименование организации»

1.8. При смене ответственного за архив «Наименование организации», прием-передача документов, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем «Наименование организации».

1.9. При ликвидации «Наименование организации» или структурных подразделений, входящих в состав «Наименование организации», передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.

II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. Основными задачами архива организации являются:

Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве «Наименование организации»;

  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.2. В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:

  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

III ПРАВА АРХИВА

3.1. Для выполнения основных задач и функций архив «Наименование организации» имеет право:

  • требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив «Наименование организации» документов в упорядоченном состоянии;
  • контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива «Наименование организации»;
  • запрашивать от структурных подразделений и организаций — источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
  • участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

IV ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

4.1. Архив «Наименование организации» совместно с руководителем организации несет ответственность за:

  • несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
  • утрату и несанкционированное уничтожение документов;
  • необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
  • нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

V ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

5.1. В архиве составляются: годовой план работы и план-график приема дел в архив «Наименование организации».

5.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

5.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

5.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

5.5. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

5.6. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

5.7. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

VI ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Ответственным за архив «Наименование организации» назначается специалист с высшим профильным образованием, либо со стажем работы не менее двух лет в сфере архивного дела. Должность утверждается в штатном расписании «Наименование организации».

6.2. Ответственный за архив исполняет обязанности согласно должностной инструкции.

6.3. Ответственный за архив несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, обусловленных положением об отделе, его задачами и функциями.

__________

Это положение об архиве организации представлено в виде проекта. На его основе каждый может составить положение о собственном архиве. Еще раз спасибо партнеру!

Видео:Архивы учреждений организация работы экспертных комиссийСкачать

Архивы учреждений  организация работы экспертных комиссий

Примерное положение об архиве организации

Положение об архиве

  • Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  • Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

  • Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

  • Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    https://www.youtube.com/watch?v=pZf7IW0_rBw

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

  • Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст.

     2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

     19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.
     

  • Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения[2] (при их наличии);

    г) фонд пользования (архива)[3] (при наличии);

    д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
     

    III. Задачи Архива организации

  • К задачам Архива организации относятся:

    7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

    7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

    7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
     

    IV. Функции Архива организации

  • Архив организации осуществляет следующие функции:

    8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

    8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].

    8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

    8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

    а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

    в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

    г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

    8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

    8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

    8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

    8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

    8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

    8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

    8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

    8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

    8.17. Оказывает методическую помощь:

    а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

    б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
     

    V. Права Архива организации

  • Архив организации имеет право:

    а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

    б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

    в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

    г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

    д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
     

  • Видео:Как организовать архив компанииСкачать

    Как организовать архив компании

    Об утверждении примерного положения об архиве организации , Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №42

    Положение об архиве

    В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.

    5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

    N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),

    приказываю:

    Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

    Руководитель

    А.Н.Артизов

    Зарегистрировано

    в Министерстве юстиции

    https://www.youtube.com/watch?v=FnMAMY1fVto

    Российской Федерации

    15 августа 2018 года,

    регистрационный N 51895

    Примерное положение об архиве организации

    УТВЕРЖДЕНО

    приказом Федерального

    архивного агентства

    от 11 апреля 2018 года N 42

    I. Общие положения

    1. Примерное положение об архиве организации (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

    2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее — Архив организации).

    3.

    Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

    4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    https://www.youtube.com/watch?v=pZf7IW0_rBw

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

    5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.

    2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.

    19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

    ________________

    Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

    II. Состав документов Архива организации

    6. Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций — предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

    ________________

    Видео:Как создать с «0» и организовать работу архива в организации. Эксперт Доронина Л.А.Скачать

    Как создать с  «0» и организовать работу архива в организации. Эксперт Доронина Л.А.

    Управление документацией и данными положение об архиве

    Положение об архиве

    В целях своевременного приема документов от структурных подразделений предприятия, обеспечения их учета‚ сохранности, упорядочения создается архив.

    Настоящее положение разработано в соответствии с ГОСТ 2.501.

    В данном положении определены основные требования по организации работы архивов предприятия.

    2 Нормативные ссылки

    В настоящем положении использованы следующие руководящие и нормативные документы:

    3 Обозначения и сокращения

    • БУСК — бюро управления системой качества
    • ВП — Военное представительство
    • ГОСТ — государственный стандарт
    • ДСП — для служебного пользования
    • КД — конструкторская документация
    • НТД — нормативно — техническая документация
    • ОТК — отдел технического контроля
    • ОГТ — отдел главного технолога
    • ОГК — отдел главного конструктора
    • ОГЭ — отдел главного энергетика
    • ООТЭиН — отдел охраны труда _экологии и надзора
    • РСО — ремонтно-строительный отдел
    • СМК — система менеджмента качества
    • СТП — стандарт предприятия
    • СТО — стандарт организации

    4.1 Система мер обеспечения сохранности документов

    4.1.1 Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания фонда пользования.

    https://www.youtube.com/watch?v=JEcSpj9f9YM

    Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

    • комплекс мер по организации хранения документов, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (помещение архива, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и т.п.);
    • комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

    4.1.2. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении.

    4.1.3 Оптимальные условия хранения документов в архиве организации обеспечиваются в результате соблюдения определенных требований к помещению и оборудованию архивов, режиму хранения, порядку размещения документов.

    4.1.4 Архив должен размещаться в специально построенных или приспособленных и оборудованных в соответствии с законодательством помещениях. Требования к помещениям архива устанавливаются строительными нормами и правилами, а также санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами.

    4.2 Требования к помещениям архива

    4.2.1. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов отдельных помещениях здания.

    4.2.2. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административном здании предприятия (организации). Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы.

    Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем).

    Экспертиза проводится представителями служб ОГЭ, РСО, ООТиЭН.

    Результаты экспертизы оформляются актом.

    4.2.3.

    Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и подразделениями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии. Не допускается размещение архивов в подвальных помещениях.

    4.2.4 Архив должен размещаться в изолированных помещениях.

    Помещения архива должно соответствовать пожарным правилам и нормам.

    Помещение архива должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить быстрый вынос документации и имущества при пожаре, стихийном бедствии и т.д.

    В архиве необходимо иметь план эвакуации документации и имущества на случай пожара, стихийного бедствия и т.д., с указанием очередности выноса документации и имущества, путей выноса (основного, запасного), средств для выноса (мешки, ящики и т.д.), привлекаемых для выноса лиц.

    4.2.5 Хранение в помещениях без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции.

    4.2.6 Электропроводка в архиве должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений архива.

    4.2.7 Отделку помещений архива проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

    4.2.8 В архивах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

    4.3 Режимы хранения документов

    Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

    4.3.1 Световой режим

    Освещение в архивах может быть естественным и искусственным.

    4.3.1.1 Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи.

    В архивах с естественным освещением стеллажи и шкафы устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, не допускается размещение стеллажей, шкафов к наружным стенам здания и к источникам тепла.

    Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

    4.3.1.2 Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

    4.3.1.3 Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20 -50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).

    4.3.2 Температурно-влажностный режим

    4.3.2.1 В помещениях архива должны поддерживаться следующие оптимальные значения температуры и влажности:

    • температура 14-27 ⁰С
    • влажность 40-65%

    (температура воздуха измеряется обычными термометрами, относительная влажность — психрометрами или гигрометрами).

    4.3.2.2 Температурно-влажностный режим в архивах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях ОДИН раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно (в одно и то же время).

    4.3.2.3 Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

    4.3.3. Санитарно-гигиенический режим

    4.3.3.1 В помещениях архива должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день.

    4.3.3.2 В помещениях архива должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

    4.3.3.3 В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

    4.3.3.4 В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

    4.3.3.5 Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

    https://www.youtube.com/watch?v=1W_t6zD_wlw

    При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

    При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

    4.3.4 Охранный режим

    4.3.4.1 Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры.

    Помещения архива (при необходимости) оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ.

    4.3.4.2 Право доступа в архив ‚имеют заведующий и сотрудники данного архива, либо лица назначенные распоряжением по соответствующей дирекции (или приказом по предприятию).

    Посторонние лица допускаются в архив с разрешения сотрудника, ответственного за него.

    4.4 Размещение документов в архиве

    4.4.1 Документы в архиве размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

    Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

    В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

    4.4.2 В целях закрепления места хранения документов в архиве составляются указатели. Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (карточки по стеллажного указателя). Допускается карточки указателей составлять в электронном виде, в виде Журнала.

    4.5 Средства хранения

    4.5.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом. В качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.

    4.5.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

    Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

    • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
    • расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
    • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
    • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
    • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

    4.5.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

    Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения — в связках.

    Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в не разобранных кипах, транспортировочной таре.

    4.5.4 Подлинники следует хранить на металлических стеллажах, в металлических или деревянных шкафах, коробках, папках, переплетах. Документация должна быть защищена от воздействия естественного света и солнечных лучей.

    КТД и НТД ДСП (ГОСТы) и др. хранится в закрываемых металлических шкафах (а в шкафах — в папках и коробках).

    Право доступа к этой документации имеют только следующие работники: инженер по стандартизации, техник по стандартизации. Указанные работники несут ответственность за правильность хранения и выдачи КД и НТД ДСП.

    Категорически запрещается хранить подлинники конструкторской документации совместно с другими документами.

    https://www.youtube.com/watch?v=rtQ2wPL435E

    Аннулированные подлинники уничтожению не подлежат, а хранятся отдельно от действующих в специально отведенных ящиках или папках.

    4.5.5 Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями действующих инструкций

    4.6 Определение состояния хранящейся в архиве НД и выдача ее подразделениям предприятия

    4.6.

    1 Механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами. Степень повреждения оценивают визуально.

    4.6.

    2 Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления документов, требующих профилактической обработки и реставрации, периодически проводится проверка наличия и состояния НТД и соответственно условий ее хранения. Ответственным лицом является заведующий и сотрудники данного архива, либо лица назначенные распоряжением по соответствующей дирекции (или приказом по предприятию).

    Проверка проводится не реже одного раза в год.

    4.6.

    3 Документы из архива выдаются по заявке Ответственным лицам за документацию подразделений под роспись.

    🎦 Видео

    Сроки хранения документов в архивахСкачать

    Сроки хранения документов в архивах

    ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИСкачать

    ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

    Четвертый выпуск обучающего видео на тему «Экспертиза ценности документов в архиве организации»Скачать

    Четвертый выпуск обучающего видео на тему «Экспертиза ценности документов в архиве организации»

    Делопроизводство и архив организацииСкачать

    Делопроизводство и архив организации

    Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

    Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНО

    1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

    1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)

    Справка о гражданстве СССР из МВД РФСкачать

    Справка о гражданстве СССР из МВД РФ

    Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 1).Скачать

    Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 1).

    4 часть: Архивное хранение - АРХИВ КОМПАНИИ И СДАЧА ДЕЛ В ГОРОДСКОЙ АРХИВ, в т.ч. электронный архивСкачать

    4 часть: Архивное хранение - АРХИВ КОМПАНИИ И СДАЧА ДЕЛ В ГОРОДСКОЙ АРХИВ, в т.ч. электронный архив

    Паспортизация архива организации - источника комплектования РГАНТДСкачать

    Паспортизация архива организации - источника комплектования РГАНТД

    Почему в России пытают / Why They Torture People in RussiaСкачать

    Почему в России пытают / Why They Torture People in Russia

    Онлайн-экскурсия «Современное делопроизводство и архив»Скачать

    Онлайн-экскурсия «Современное делопроизводство и архив»

    Все ли организации обязаны иметь архив?Скачать

    Все ли организации обязаны иметь архив?

    Основные правила работы архива отдела кадров (Апанасенко О.Н.)Скачать

    Основные правила работы архива отдела кадров (Апанасенко О.Н.)
    Поделиться или сохранить к себе: