Форма годового плана работы архива (5 видео)

План работы архива на год

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

хранение документов;
учет документов;
комплектование архива;
обеспечение сохранности документов;
использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Содержание

Хранение документов
Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам
Комплектование архива
Обеспечение сохранности документов
Использование документов
Примерный план работы архива организации. План работы архивариуса на год образец. Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия
10.3. Контроль за состоянием хранения
10.4. Выполнение платных работ и услуг
🔍 Видео

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

Видео:Работа с учетными документами (общий учет)Скачать

количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

https://www.youtube.com/watch?v=4LKVuXTataQ

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

документы должны быть сброшюрованы;
листы в деле должны быть пронумерованы;
должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Видео:Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

для сотрудников организации – руководителем (заведующим) архива;
для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Месяц	Дополнительные виды работ
Январь	Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.). Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)**. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год
Февраль	Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов
Март	Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование
Апрель	Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))
Май	Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях
Июнь	Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.

Примерный план работы архива организации. План работы архивариуса на год образец. Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

10.2.1.В архиве составляются: годовой планработы (приложение 46),план-график приема дел в архив.

Видео:Четвертый выпуск обучающего видео на тему «Экспертиза ценности документов в архиве организации»Скачать

10.2.2.Годовой план составляется с указаниемконкретных видов работ.

10.2.3.План-график приема дел в архивсогласовывается со структурнымиподразделениями и утверждаетсяруководителем организации.

10.2.4.По итогам работы архивом составляетсяотчет о выполнении годового плана,планов-графиков, а также сведения овыполнении мероприятий, не включенныхв годовой план. Последние отражаются вконце отчета, при необходимостисамостоятельным разделом.

10.2.5.Учет труда в архиве ведется в табелеучета рабочего времени и в дневникахучета труда. При расчете норм временина основные виды архивных работ архивымогут руководствоваться Межотраслевымиукрупненными нормативами времени наработы по документационному обеспечениюуправления.

10.3. Контроль за состоянием хранения

документови их организацией в делопроизводстве

структурныхподразделений

10.3.1.Архив проводит проверки состоянияхранения документов и их организациив делопроизводстве структурныхподразделений не реже одного раза вгод, как правило, перед передачей дел вархив.

Организация проверок должнавходить составной частью в годовой планработы архива.

В целях осуществлениякачественного анализа состояния иконтроля за работой с документамиархивом ведется карточка учета работыс организацией (приложение47).

Руководителиорганизации или структурного подразделениядолжны быть заранее поставлены визвестность о проведении проверки.

https://www.youtube.com/watch?v=kEI0duk-YJs

Поитогам каждой проверки составляетсясправка или докладная записка на имяруководителя организации, в которойотражается существующее положение инамечаются меры по ликвидации недостаткови улучшению работы.

Видео:Работа архива от первого лицаСкачать

Свыводами проверки должны быть ознакомленынепосредственные исполнители ируководители соответствующегоструктурного подразделения.

10.3.2.Центральный архив федерального органавласти и органа власти субъекта РоссийскойФедерации, центральный отраслевойархив, отраслевой архив органа управлениясубъекта Российской Федерации всоответствии с положениями о нихосуществляют контроль за состояниемархивов и организацией документов вделопроизводстве подведомственныхорганизаций.

10.4. Выполнение платных работ и услуг

Архивдля привлечения внебюджетных средствимеет право в установленном порядкевыполнять платные работы и услуги,которые осуществляются без ущерба дляреализации его основных функций.

Номенклатураплатных работ и услуг, выполняемыхархивами, утверждается руководителеморганизации.

Архив на основе номенклатурыс учетом условий своей деятельности(состава и содержания хранящихсядокументов) может разрабатывать переченьплатных работ и услуг, более детальноопределяющий виды работ, производственныхопераций и исполнителей.

Данный переченьутверждается руководителем организациипо представлению руководителя архива.Виды и объемы платных работ и услугвключаются в план работы архива на год.

Привыполнении платных работ и услуг илисовместных работ отношения архива состоронними организациями и потребителями,в том числе зарубежными, должнызакрепляться договором.

Ценына платные работы и услуги утверждаютсяруководителем организации по представлениюруководителя архива.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

1.1. В целях улучшения физического состояния дел планируется:

1.1.1. Подшивка дел, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов — 24 ед. хр.;

1.1.2. Подшивка дел при проведении научно — технической обработки документов — 1 018 ед. хр.;

1.1.3. Подшивка описей — 120 описей.

1.1.4. Нумерация листов после проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов — 1 350 листов.

1.1.5. Нумерация дел с составлением листов-заверителей при научно-технической обработке документов — 33 075 листов.

1.1.6. Оформление обложек дел после проведения проверки наличия и физического состояния дел и при научно-технической обработке — 550 обложек.

1.1.7. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов — 10 ед. хр. (1 500 листов)

1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов — 5762 ед. хр.

Видео:Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать