План подготовки совещания

Видео:Как проводить совещания?Скачать

Как провести планёрку эффективно с сотрудниками

23.01.2020

Планерка – это знакомый процесс, для тех, кто работает на наемной работе. Но при этом репутация его не так хороша. Руководители структурных подразделений, а также сотрудники, считают эти рабочие встречи бесполезными, неинтересными с отсутствием нужной информации. Но все же значение ее весьма существенно.

В статье разберем, как провести планёрку эффективно для сотрудников. Ведь современные способы общения в виде чатов, мессенджеров не смогут заменить общение в тесном деловом круге, при условии, что беседа будет краткой, иметь четкий план и ее результаты будут применяться на практике.

Как сделать ее именно такой, расскажет текст ниже.

В начале дадим четкоеопределение этому процессу.

Планерка – это непродолжительное собрание работников, с целью обсуждения текущих дел на предприятии, и планирования работы на будущее.

Самое главное в планерке – это ее непродолжительность. Оптимальное время такого собрания 15-30 минут. Конечно, иногда они могут затягиваться и длиться от часа до двух, но подобного рода беседы принято называть скорее совещаниями.

Во время планеркирешаются следующие вопросы:

• разбор рабочих процессов;
• рассматриваются текущие дела, предлагаются варианты действий;
• осуществляется взаимодействие отделов организации, что позволяет увидеть общее положение дел;
• делятся обязанности среди работников и назначаются ответственные за конкретные задачи;
• обсуждаются и анализируются трудности, рассматриваются способы их решения;
• премируются работники, проявившие себя в деле.

Типы и виды планерок

Прежде чем составитьрегламент планерки, нужно определитьсяк какому виду она относится.

Классифицируютсяпланерки по следующим признакам.

По временным критериям:

1. ежедневная – собрание работников перед началом трудового дня, где распределяются текущие задачи, по длительности занимает от (5-15 минут);
2. еженедельная, как правило, во время ее проведения подытоживаются проведенные мероприятия в течение недели, ставятся задачи на следующую;
3. ежемесячная – это встреча, на которой анализируются показатели, и подводятся итоги за весь прошедший месяц, ввиду ее глобальности время проведения может достигать около одного или полутора часов;
4. внеплановая планерка проводится в срочном порядке, когда ситуация кардинально изменилась, и требует оперативного вмешательства для ее стабилизации, время проведения определяется сложностью образовавшейся проблемы.

Какие темы разбирать на планерке с сотрудниками

По тематике планерки можно разделить следующим образом:

1. информационные, постоянное их проведение преследует основную цель, донести до сотрудников общее состояние дел на предприятии;
2. планерки, проводящиеся с целью выявления проблемы, и нахождения путей ее решения;
3. планирование, распределение задач, назначение ответственных лиц за их осуществление, мотивация сотрудников, отвечающих за конкретный проект, постановка конкретных сроков;
4. обучающие, планерки, на которых осуществляется разбор новых продуктов, методов работы, происходит обмен навыками.

Основные принципы проведения планерок

Эффективность планерок достигается путем соблюдения определенных стандартов и правил. При их отсутствии, участники данного процесса, как правило не получают нужной информации в результате чего у них нет понимания в нужности и необходимости ее посещения.

Важно:

1. Встреча должна бытьчетко регламентирована, на повесткудня должны быть поставлены вопросы,требующие рассмотрения. При отхожденииучастников от тематики собрания,прерывать их, и возвращать к обсуждениюпоставленного вопроса.

2. Довести до сведениявсех участников поставленный регламент,чтобы каждый понимал цель своего участияв этом событии.

3. Не нужно обсуждатьвопросы поверхностно. Лучше ежедневнопосвящать по 15-20 минут конкретнойпроблеме отдельно.

4. Строго отслеживатьвременные рамки проведения данногомероприятия, при необходимости назначитьответственное лицо за ведение этоговопроса.

5. Слушать мнение всехучаствующих в беседе, не допускатьвыступления одних и тех же сотрудников.

6. Для фиксированияосновных моментов совещания, необходимовыбрать секретаря, который в видепротокола запишет основные тезисы набумагу.

7. Итогом встречи должен быть четкий план действий, а также список ответственных лиц, назначенных за определенные процессы работы. Список поставленных задач должен быть доведен до всех участников процесса.

Порядок проведенияпланерки

Порядок проведенияпланерки зависит во многом от того, ктоявляется основными ее участниками. Длясотрудников одного подразделения – планбудет один. Для руководящего составаструктурных подразделений – другой.

Ненужно оставлять без внимания и тот факт,что специфика предприятия также влияетна данный процесс.

К примеру, планеркина предприятии, занимающимся производствомпищевой продукции и организации,изготавливающие металлоконструкции,проводятся в разном режиме.

Пример планерки для менеджеров отдела продаж

Приблизительный планможет быть таким:

• повестка дня, временные рамки собрания;
• анализ отработанного периода, обсуждение количества продаж;
• рассмотрение вопросов по эффективности продаж;
• поощрение сотрудников, отличившихся в отчетном периоде;
• выявление ошибок не справляющихся сотрудников;
• введение в работу новых изменений, способствующих привлечению клиентов;
• целеполагание на следующей период.

образец протокола планерки

https://www.youtube.com/watch?v=j8DJaU7wtcU

образец плана проведения планёрки:

• – повестка дня, временные рамки собрания;
• – анализ отработанного периода, обсуждение критериев и показателей деятельности предприятия;
• – рассмотрение и анализирование положения дел в каждом структурном подразделении;
• – нахождение ошибок, и выявление проблемных ситуаций, с целью их предотвращения;
• – совместный поиск решения выявленных ошибок, разработка алгоритма по их устранению;
• – утверждение поставленных вопросов на исполнение структурным подразделениям на следующий период.

В первом случае напланерке заостряется внимание наиндивидуальные показатели работников,во втором – на совместном планированиизадач и решении вопросов по основнойдеятельности предприятия.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок,где все сотрудники физически могутнаходится в одном кабинете, логическивсе объяснимо и понятно. Но что делать,когда необходимо провести мероприятиес сотрудниками из другого филиала,находящегося на большом расстоянии,либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильногоинтернета, увеличение скорости соединения.За 15-20 минут осуществить тестовуюпроверку связи, проверить техническиемоменты (звук, изображение).

2. При возникновениитехнических неполадок лучше перенестиплановое мероприятие до моментаустранения ошибок, если нет срочностидля проведения планерки.

3. При проведениисовещания, оптимальным вариантом будетиспользование презентации, с цельюболее наглядного преподнесенияинформации.

4. Проверять наличиеобратной связи от слушателей, с помощьювопросов, аний и прочих способоввзаимодействия с сотрудниками иучастниками беседы.

5. Для каждого вопросаотводить определенное время, с цельюболее плотного и эффективного проведениясовещания. Потому, как односторонниймонолог с экрана быстро утомляет и ведету слушателя к отвлеченности внимания.

Как выявить эффективность проведенной планерки

Перед руководящим составом стоит существенный вопрос о том, как убедиться в результативности проводимых мероприятий. Достигают ли проведенные планерки и совещания поставленных целей и задач?

Можно опираться на следующие показатели:

• – задания распределены между сотрудниками, сроки выполнения сформированы, каждый сотрудник понимает, что он должен делать;
• – к следующей встрече задачи выполняются, а не уходят в архив невыполненных дел;
• – сотрудники активно взаимодействуют друг с другом, вопросы обсуждаются и приходят к совместным решениям;
• – временные рамки собраний соблюдаются и вопросы, находящиеся на повестке дня удается рассмотреть;
• – сотрудники знакомятся с содержанием протоколов планерок и используют в своей деятельности полученную информацию, активно с ней работают.

пример постановки задач и целей сотрудникам на планерке

Для достижения наибольшей эффективности планерок, можно обратиться к работникам организации, с целью узнать их мнение, по поводу продуктивности проводимых собраний с конкретными пожеланиями. Сотрудники могут предложить интересные идеи.

Причины непродуктивности планерок

Во всех организациях свои основные моменты, провоцирующие отсутствие эффективности проводимого мероприятия. Но все же есть пункты, которые можно наблюдать непродуктивность в организации планерок:

1. Нет четкой системыи порядка, сотрудники непунктуальны, уних не сформировано осознание важностипроводимого мероприятия. Для устраненияэтой проблемы стоит ввести мотивациюдля своевременного посещения планерок,исключить беспорядок, лишние разговорыи наладить обратную связь от участниковсовещания.

2. На собрании присутствуютвсе работники предприятия. Чтобы встречапрошла максимально продуктивно, лучшевсего приглашать целевую аудиторию,чтобы каждый из участников понимал,зачем он здесь находится.

3. Подготовка к собраниюне проведена и повестка придумываетсяпо ходу совещания. У подобных планерокэффективность находится буквально нануле. Чтобы избежать этого, нужнапредварительная подготовка, отступленийот запланированных вопросов быть недолжно.

4. Монотонное, неинтересное и затянувшееся собрание, нет акцента на важных моментах, в итоге, участники не усваивают информацию. Протоколы мероприятия содержат большое количество страниц, которые никто не читает.

Как сделать планерку максимально полезной

Как улучшить процесс проведения планерок? Чтобы повысить качество проводимых мероприятий, можно воспользоваться следующими методами.

1. Встречи лучше проводитьв благоприятной обстановке. Не имеетсмысла искать виноватых в сложившейсякритической ситуации, оптимальноерешение в этом случае, искать выход изнее. Возможно сотрудники предложатинтересные способы.

2. Метод поощрения имотивирования сотрудников посещатьпланерки. Премирование работников задобросовестное посещение собранийможет дать положительный результат имотивировать других к дисциплинированности.

3. Строгий контроль завременными рамками совещания. Следитьза тем, чтобы каждый выступающийукладывался в строго отведенное дляего выступления время. Правило должнокасаться всех, в том числе и руководящийсостав предприятия.

4. Встречи лучше проводитьстоя. Так у работников будет меньшесоблазна отклоняться от поставленныхна повестке вопросов.

5. Количество, проводимыхмероприятий, должно определятьсясостоянием дел на данный момент. Еслинадобности в ее проведение нет, то неимеет смысла отвлекать сотрудников отработы. Ежедневная планерка актуальнадля компаний, где возникла напряженнаяситуация, которая требует оперативностипроведения мероприятий.

6. Не забывайте благодаритьучастников за проведенную работу. Такаяформальность имеет огромное значениедля участников процесса.

https://www.youtube.com/watch?v=ApQDvCty_uY

образец регламента планерки

Планерки – это нужное мероприятие для коллектива при условии, что оно проведено правильно. Скучные и излишние собрания съедают время работников, демотивируют их, в результате чего падает продуктивность всего коллектива. Многое зависит от плана, харизмы и ораторского мастерства руководителя.

Чтобы этого избежать, нужно продумывать четкий план проведения планерки, определиться с частотой ее проведения, мотивировать сотрудников к проявлению инициативы вынесения вопросов на совещание. Установить постоянный контроль за эффективностью проводимых встреч путем анализирования итоговой работы.

При выполнении всех условий, планерки приведут к сплочению коллектива и установлению дисциплины на предприятии, что в результате даст эффективность в достижении поставленных целей и задач. Только в этом случае такого рода мероприятия будут оцениваться по достоинству персоналом и приниматься, как необходимый инструмент для настройки работы всей компании или отдела в частности.

Видео:Как вести протокол совещания? План внедрения решенийСкачать

Проводим совещание правильно: рецепт успеха

Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени.

Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.

Почему совещания бывают неудачными

Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний. Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:

• Нет четких целей и вопросов, повестка дня неясна. Цели собрания нет вообще или она очень неясная. Например, «обсудить новый проект» не является целью. То же с вопросами для обсуждения на совещаниях. Если они абстрактны, плохо сформулированы, ответов на них не получите.
• Нет временных рамок. Когда нет четко очерченных временных рамок, совещание «растекается», может длиться несколько часов, при этом не становясь более результативным.
• Нет диалога. Если на совещаниях выступает и все время говорит один человек, не прерываясь ни на минуту, не давая высказаться другими, без призыва к конструктивному диалогу, продуктивной работы на собрании не получится.
• Неадекватное поведение участников. Сотрудники «спят» во время совещания, листают ленту в соцсетях, и вообще каждый занимается чем хочет. Или, наоборот, мешают говорить постоянными ремарками и шуточками. Эффективности так не достичь.
• Совещание ради совещания. Тот момент, когда рабочая встреча проводится лишь для того, чтобы всех собрать в одном месте, поговорить и разойтись по своим рабочим местам без целей и задач.
• Не назначаются ответственные. Даже если на совещании были намечены какие-то шаги по решению проблемы, но не назначен ни один ответственный за это, ожидать результата бессмысленно

Это самые распространенные ошибки, избежать которых можно, лишь грамотно подойдя к планированию и организации совещания.

Как подготовиться

Некоторым может показаться, что планировать заранее совещания это лишняя трата времени, можно набросать схематичный план и выступить экспромтом. Как правило, так не получается.

Во время публичного выступления перед сотрудниками, партнерами эмоции берут верх, и если не иметь под рукой плана проведения совещания можно легко сбиться с мысли, и фокус внимания может сместиться в сторону от решения насущной проблемы.

Вот почему стоит заранее планировать проведение совещаний, если хотите получить результат.

С чего начать планирование?

• Найти, подготовить место проведения и назначить время. Это может быть переговорка, кабинет, опен-спэйс, skype. Заранее стоит оповестить всех участников встречи о месте проведения и времени. Если совещание проходит в онлайн режиме, стоит позаботиться об исправности техники, проверить гарнитуру и наушники. Если в офисе — найдите то место, где вам не помешают посторонние.
• Продумать и прописать цель собрания. Это важный пункт. От цели будет зависеть ход совещания, его формат и результаты. В зависимости от цели можно выделить несколько форматов деловых встреч:
• Планерка — ежедневные или еженедельные встречи для постановки конкретных планов и задач на день/неделю, информирование о нововведениях в компании и пр.
• Оперативка — короткие (5-10 мин) собрания для решения определенной проблемы с людьми, которые имеют непосредственное отношение к ней.
• Совещания — преследует обычно более глобальную цель. Например, определить путь развития компании, продвижение нового продукта или услуги и пр.
• Брейнсторминг — проводится для генерации новых идей. Обычно приглашается как можно больше людей.
• Составить список вопросов. Вопросы должны соответствовать цели, быть конкретными и понятными. Не стоит составлять много вопросов, так может потеряться фокус внимания. Лучше, если вопросы будут адресованы не ко всем сотрудникам, а к конкретному человеку.
• Визуальные материалы. При запуске нового продукта или каких-либо внутренних изменений в компании лучше подготовить визуальные материалы. Используйте доску, флипчарт, маркеры или презентацию на проекторе, можно распечатать план совещания с целью и вопросами, чтобы сотрудники могли следить за ходом встречи.
• Установить регламент. Каждый формат совещания должен иметь четкое время начала и конца. К тому же стоит установить ограничения на выступление каждого сотрудника, например, 5 минутами. Это позволит избежать пустых слов и говорить только по сути.
• Назначьте референта. Обязанность референта фиксировать принятые решения на собрании. В дальнейшем это позволит оценить эффективность встречи.

Зачем вам кроме проектора флипчарт?
Почему флипчарт до сих пор остается эффективным инструментом для презентации и зачем его надо использовать.

Как провести совещание эффективно: рецепт успеха

Правильное планирование (подготовленный список вопросов, четко сформулированная цель) и организация совещания — это первый рецепт успеха. Дальше все будет зависеть от заданного тона и грамотного проведения совещания.

• Начните собрание с приветствия. Постарайтесь сразу настроить коллектив на рабочий лад и донесите до них важность совещания. Но не затягивайте вступительную речь. Говорите четко, ясно и по делу.
• Сразу обозначьте повестку дня.
• Придерживайтесь намеченного плана. Задавайте вопрос по проблеме, конкретному сотруднику, кто отвечает за это.
• Давайте высказаться другим, а не только отвечать на вопросы. На встречах каждый должен высказаться, так достигается большая продуктивность, коллеги чувствуют себя важными участниками процесса, что их мнение важно руководству.
• Прерывайте любые попытки внести хаос в совещание. Это могут быть неуместные разговоры, не относящиеся к повестке дня, бессмысленные пререкания и обвинения между коллегами. Особенно часто такое случается, когда никто не готов брать на себя ответственность за какую-то ошибку.
• Назначайте конкретного человека, кто будет курировать решение проблемы, обсуждаемой на совещании.
• Решения, принятые на совещании, лучше зафиксировать в письменном виде с указанием ответственного и сроков выполнения.
• Завершайте собрание на позитивной ноте. На совещаниях часто ведутся горячие споры и заканчивать встречу стоит на положительных эмоциях. Постарайтесь разрядить атмосферу, пошутить и подбодрить сотрудников.

Что в результате

Продуктивное совещание — это когда сотрудники четко понимают, что им делать после его завершения, как решать проблему. А руководство знает – кто за что несет ответственность, и ответы на подготовленные вопросы уже получены.

https://www.youtube.com/watch?v=nm5G-1Et0LE

Каждый участник собрания должен вернуться к работе с положительным впечатлением, бодрым настроем и пониманием поставленных задач. Тогда, совещание можно считать результативным.

Видео:Этапы подготовки совещанийСкачать

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы совещания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

https://www.youtube.com/watch?v=hPkxUlfGrFg

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты.

Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Видео:КАК ЭФФЕКТИВНО ПРОВОДИТЬ СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ НА РАБОТЕ?Скачать

Виды совещаний: протокол проведения, структура и содержание

Немыслимо представить работу какой-либо организации без деловых коммуникаций. Правильно выстроенная коммуникативная связь между сотрудниками позволяет слаженно и быстро решать поставленные задачи.

Существует множество видов совещаний в организациях, и каждый из них имеет свои особенности и задачи. Знание таких нюансов поможет облегчить обсуждение деловых вопросов. Данная статья расскажет о видах проведения совещаний, поможет понять, для чего они проводятся и каким образом фиксируются в делопроизводстве.

Цели деловых совещаний

цель проведения любого вида собраний и совещаний – выработка конкретных конструктивных решений актуальных проблем и рассмотрения насущных рабочих вопросов. А также во время коллективного сбора персонал имеет возможность поделиться с вышестоящими руководителями мнениями, идеями или внести предложение по наилучшему решению проблем.

Любой вид служебных совещаний позволяет увидеть комплексную картину происходящей в организации ситуации, определить ее слабые и сильные стороны. Стоит отметить, что при участии в таком формате деловых коммуникаций происходит быстрая адаптация новых сотрудников компании или предприятия.

Задачи

Можно выделить следующие задачи всех видов совещания:

• решение текущих проблем и вопросов;
• интеграция действий подразделений в соответствии со стратегической целью фирмы;
• оценка деятельности компании и ее отдельных структурных подразделений;
• поддержание и развитие политики компании.

Для того чтобы понять, в каком формате провести такое деловое мероприятие, необходимо определиться, какая из вышеперечисленных задач будет ему соответствовать, а уже после этого можно понять, к какой классификации оно будет относиться.

Виды и классификация

Совещание, как вид делового общения, может иметь различную форму проведения, от чего зависит его тематика и перечень присутствующих должностных лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=-icjIeMQohc

Следует выделить основную классификацию совещаний:

1. Область принадлежности. Здесь можно выделить такие виды совещаний, как административные (которые предусматривают обсуждение проблемных вопросов), научные (семинары и конференции, целью которых является обсуждение актуальных научных вопросов), политические (предусматривающие собрание членов каких-либо политических партий и движений) и смешанные типы.
2. Масштаб. Здесь выделяют международные, где привлекаются специалисты из других стран или зарубежные партнеры, национальные, региональные, а также городские.
3. Регулярность. В любом формате совещания могут быть постоянно действующими или же периодическими.
4. По месту дислокации — местные или выездные.

А также все виды совещания можно поделить следующим образом:

1. Инструктивные, предусматривающие директивный формат проведения, где вышестоящий руководитель доносит информацию непосредственно своим подчиненным, которая далее расходится и передается по вертикали власти. Чаще всего в ходе такой деловой коммуникации доносятся распоряжения генерального директора, которые могут значительным образом влиять на ход работы предприятия, а также это могут быть нормы поведения или важные нововведения.
2. Оперативные (диспетчерские). Цель проведения этого вида совещания – получение информации о положении дел в организации или на предприятии. Поток сведений в этом случае направлен от нижестоящих подчиненных к руководителям подразделений или генеральному директору. В основном на оперативных совещаниях рассматриваются вопросы о выполнении дорожных карт, плановых мероприятий, стратегических и оперативных планов. Важным отличием оперативного (диспетчерского) совещания от всех остальных является то, что проводятся они регулярно и имеют неизменный список участников. А также стоит отметить, что в ходе его проведения возможно отсутствие повестки дня.
3. Проблемные. Такое совещание созывается в случае экстренной необходимости принятия решения для выполнения задач в короткие сроки или для решения возникшей глобальной для предприятия проблемы.

Помимо всего вышеперечисленного, можно отдельно выделить один самый популярный вид производственного совещания – планерку. Как правило, такое мероприятие проводится ежедневно или один раз в неделю, на котором присутствует руководитель подразделения и непосредственные исполнители, которые получают задания на день и обсуждают ход их выполнения.

Темой собрания персонала предприятия на совещание может являться любой вид вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия, а также ход обсуждения может быть посвящен изменениям внешней среды, в которой функционирует конкретная организация.

Организация совещания

Любой вид совещания, независимо от его формата, требует тщательной подготовки к нему, так как от этого момента зависит его эффективность. Изначально необходимо определить следующие моменты:

• цель;
• обсуждаемые вопросы;
• постановка задач персоналу (исходя из функционала и подчиненности);
• этапы выполнения задач.

На сегодняшний день большинство совещаний проводится весьма посредственным образом, из-за чего теряется их смысл, а поставленные задачи могут выполняться некачественно. Поэтому крайне важно продумывать весь ход таких деловых встреч и выстраивать рабочее обсуждение таким образом, чтобы оно не просто отнимало время, а имело обратную реакцию со стороны коллектива.

Проведение совещаний

Следует отметить, что большие фирмы и организации, стремящиеся завоевать определенную долю рынка и развить свою компанию с целью получения большой прибыли делают большую ставку на обсуждение важных вопросов именно посредством совещаний. Из практики успешных менеджеров можно сформировать следующий свод правил, на тему как необходимо подготовиться к совещанию:

Для начала определяется список участников. Следует четко понимать, кого приглашать на совещание и какую роль он будет на нем выполнять. Часто случается, что приглашенные лица могут не разбираться в вопросе, и приглашены «на всякий случай», однако в этот момент они бы могли заниматься своими должностными обязанностями и не тратить время зря.

https://www.youtube.com/watch?v=0OyNnUi0t-w

Важно подготовить повестку дня. Если совещание имеет плановый характер, то заблаговременно разрабатывается повестка дня, в которой указываются обсуждаемые вопросы, а также определяются основные докладчики.

Важно помнить, что данный документ необходимо направить ответственным за подготовку информации и тем, кто будет присутствовать для того, чтобы все участники смогли подготовить отчеты, предложения и дополнительные вопросы.

В случае необходимости повестка дня может корректироваться.

На первый план совещания следует выносить главные и стратегические вопросы. Докладчиками таких вопросов обязательно должны вялятся лица (руководители подразделений, участков, цехов), несущие персональную ответственность за выполнение каких-либо стратегических мероприятий компании.

Важные моменты

Важно запомнить, что любое совещание имеет два главных этапа – это подготовка к нему и само его проведение.

Первый этап включает определение актуальности проведения делового сбора, обозначаются задачи, главные и второстепенные цели, формируется перечень участников и докладчиков, подготавливаются доклады, презентации и отчет согласно тематике или ранее определенной повестке дня. Второй этап предполагает реализацию ранее намеченного хода проведения совещания, заслушивание докладов и обсуждение текущих и стратегических вопросов.

Если во время такого делового общения необходимо решить, что и кому делать из сотрудников, то можно выделить третий этап – принятия решений. Как правило, решения определяет председатель, возглавляющий совещание, исходя из своих усмотрений или же путем обсуждения или коллективного ания.

Пример плана проведения совещания

Имея перед собой четко прописанный план, любой руководитель может качественно и эффективно провести совещание, что позволит получить обратную реакцию от персонала и поставить перед ними правильные задачи. Данный план может включать следующие аспекты:

• приветственное слово;
• заслушивание докладов и подведение итогов за определенный временной промежуток (квартал, неделя, полугодие, месяц);
• освещение текущих проблем, актуальных для фирмы;
• заслушивание предложений по поводу устранения проблем (мозговой штурм);
• оценка предложенных вариантов и обсуждение их выполнения;
• аккумулирование вариантов;
• ание за принятие того или иного варианта;
• определение границ во время решения проблем (определение ответственных, сроков, методов и способов).

Протоколирование

Большая часть видов совещаний нуждается в фиксации их на бумажном носителе (документе), который именуют протоколом. Ведение такого рода документации позволяет узаконить принятые решения. А также благодаря протоколу можно всегда отследить ход выполнения мероприятий, а в случае невыполнения поставленных задач определить, кто несет за это ответственность.

Прокол, как правило, ведет секретарь того руководителя, который является председателем совещания. Однако часто такая функция может быть исполнена и другими работниками.

Функции и задачи секретаря

Перед началом проведения деловых совещаний секретарь должен быть ознакомлен со списком приглашенных и перечнем обсуждаемых вопросов. Однако стоит отметить, что если совещание проводится на регулярной основе, то именно это должностное лицо собирает всю документацию (списки, планы, повестку дня и т. п.) и помогает руководителю подготовиться к проведению совещания.

Поначалу и при необходимости секретарь может попросить явившихся лиц заполнить регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. и должность. Это понадобится при составлении протокола. Далее секретарь оглашает повестку дня, что обозначает начало совещания.

Далее, когда присутствующие начинают обсуждение вопросов, секретарь фиксирует ход проведения данного мероприятия.

По окончании совещания данное должностное лицо подготавливает готовую версию протокола, после чего подписывает его у председателя и направляет все причастным лицам.

https://www.youtube.com/watch?v=XCb5oWIsmK4

Секретарю крайне важно при составлении, уделить должное внимание внешнему виду протоколу совещания. Он обязательно должен включать в себя шапку, место проведения, список присутствующих, обсуждаемые вопросы и принятые решения.

Заключение

Из вышеизложенной информации становится понятно, что проведение совещаний на предприятиях имеет крайне большое значение. Однако всегда стоит помнить, что качественная подготовка к таким мероприятиям несет в себе больше 50% залога успеха при освещении информации, постановке задач и их качественном выполнении.

🔍 Видео

Собрания сотрудников: о чем говорить и как проводить? | Александр ВысоцкийСкачать

Чек-лист эффективного проведения рабочих совещаний и планерок. Главные ошибки совещанийСкачать

Как эффективно проводить собрания и встречи? Управление персоналом. Свой бизнес |Бизнес КонструкторСкачать

Как эффективно проводить собрания, совещания, оперативки с сотрудниками? Секреты проведения планерокСкачать

ВСЕ О СОВЕЩАНИЯХ: ПОДГОТОВКА. @user-ux9hp1sy3y 12+Скачать

Учитесь эффективно проводить совещания | Рита Джеймс | Фрагмент аудиокнигиСкачать

Захватывающие совещания: 4 варианта check-inСкачать

Как начать выступление? 3 приема начала публичной речи как в TED | Даниил ОсиповСкачать

ТОП-7 ошибок при проведении совещанийСкачать

8 вопросов будущему руководителю / Как провести собеседование на должность руководителя?Скачать

Проведение результативного совещанияСкачать

Нескучное совещание: как не скатиться в зачитывание докладов и найти общее решениеСкачать

Организация эффективных совещаний в форматах офлайн и онлайнСкачать

Деловое совещание: подготовка и проведениеСкачать

2. Составление и оформление протоколаСкачать

Эффективные совещания - дополнение к теме «Эффективные практики лидерства»Скачать