Смета расходов на проведение спортивного мероприятия

Слепцова М.С.,
главный бухгалтер, г. Ишим;

Шихов А.Ю.,
эксперт, г. Москва

 
    При проведении научных конференций, праздников, спортивных мероприятий очень важно грамотно их организовать, составить смету по каждому конкретному мероприятию и в целом по учреждению.
 

Подготовка к проведению спортивного мероприятия

 
    Подготовка массовых мероприятий должна начинаться заблаговременно. Грамотно составленный план подготовки и проведения мероприятия является гарантией благополучного его исхода.

    Финансовая составляющая подготовки массового мероприятия может включать в себя следующие этапы:    — составление плана мероприятий;    — составление локальной сметы мероприятия;     — расчеты с поставщиками, подрядчиками и подотчетными лицами;    — составление отчета о произведенных расходах.

    В бухгалтерию бюджетного учреждения поступают документы для оплаты работ или услуг либо подтверждающие произведенные расходы по выполненным работам и оказанным услугам.

Поэтому с работниками бухгалтерии следует обсудить возможные варианты оплаты той или иной работы (услуги), способа приобретения материальных ценностей, а также уточнить, какие документы будут служить основанием для подтверждения произведенных расходов.

    Кроме того, если к участию в мероприятиях предполагается задействовать физических лиц, не состоящих в штате учреждения, на встрече с работниками финансовых служб следует уточнить, как будут производить расчеты с ними. Особенно следует обратить внимание на возможные особенности налогообложения доходов, полученных физическими лицами, чтобы заблаговременно согласовать с ними суммы вознаграждений.
    Далее рассмотрим организацию массовых мероприятий на примере спортивных соревнований, проводимых учебным заведением.
 

Составление плана мероприятий

     Проведение массовых мероприятий — дело дорогостоящее. Поэтому необходимые финансовые ресурсы должны планироваться еще в период формирования бюджетной сметы учреждения на очередной финансовый год.

Видео:ГРАНД-Смета 2022.2 Расчёт перевозкиСкачать

    В это же время составляется план-график проведения мероприятий на соответствующий период (год, квартал, сезон).

Такой график необходим для определения источника финансирования предстоящих мероприятий, его сроков и длительности, ответственного лица, ожидаемого числа участников и т.д.

Все эти сведения нужны как экономистам для проведения более точных финансовых расчетов, так и бухгалтерам для отражения хозяйственных операций в бюджетном учете.

    План-график может выглядеть следующим образом:

План-график проведения спортивных мероприятий ГОУ «Горный ВУЗ» на 2010 год

    Составил:
    Зав. кафедрой физвоспитания Иванов И.И. Иванов     Проверил:

    Начальник планово-экономического отдела Гусева Н.Н. Гусева

    План-график проведения спортивных мероприятий согласовывается со студенческим профсоюзом или органом студенческого самоуправления и утверждается руководителем (ректором) учреждения.

    На основании утвержденного плана-графика отдельно на каждое мероприятие издается приказ по образовательному учреждению, в котором предусматриваются конкретные сроки его проведения, назначается ответственный, устанавливаются сроки выполнения поручений и т.п.

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

Как составить смету расходов

Расходы всегда нужно планировать! Именно для этой цели составляются сметы, в которых отражаются предварительные статьи затрат.

Без этого документа, который может подвергнуться корректировке не один раз, правильно организовать расходы невозможно.

Для чего нужен этот документ?

Видео:Как правильно проводить спортивные мероприятия?Скачать

Скачать образец сметы расходов для проведения культурно-массового мероприятия.

Прежде всего, смета представляет собой предварительную верстку расходов, которые необходимы для проведения какого-либо мероприятия.

Даже простая деловая встреча не обходится без этого! И это правильно:

• смета позволяет предусмотреть все расходы;
• с ее помощью вычитаются те затраты, без которых можно обойтись;
• она помогает выявить причины отклонений в произведенных расходах по итогам  прошедшего мероприятия.

В общем виде смета – это документ, в котором перечисляются виды расходов, указывается их денежная оценка постатейно и выводится итоговая стоимость трат. Кроме того, смета дополнительно дает информацию о характере и объеме необходимых работ.

Какой-либо строгой унифицированной формы для составления сметы не существует.

https://www.youtube.com/watch?v=xCXApWEaxAI

Поэтому предприятия эту форму разрабатывают сами, опираясь на федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ и руководствуясь его требованиями к реквизитам первичных документов.

Но это можно и не делать, поскольку смета не является первичным документом – она лишь план расходов, который требуется утвердить приказом по предприятию. Поэтому ее можно представить в какой угодно форме.

Подтверждением же самих расходов по смете будут служить именно первичные документы – акт выполненных работ, счета-фактуры, накладные и т.д.

Однако смета и сама служит косвенным подтверждением расходов – их целевой направленности.

Для этого при оформлении сметного документа в его названии указывается мероприятие, с которым связаны перечисляемые расходы. Например, «Смета на обслуживание переговоров по поставке товаров».

Такая привязка помогает правильно классифицировать затраты и отнести их на бухгалтерские счета, и принять для целей налогового учета.

В каких случаях ее составляют?

Смета составляется всегда и на любом предприятии независимо от правовой формы и формы собственности, а также от вида его деятельности:

Видео:Организация спортивных мероприятийСкачать

• на любые виды мероприятий, которые планирует организовать  предприятие для собственных непроизводственных нужд (например, корпоративный праздник) и для производственных потребностей (например, деловая встреча для заключения договора);
• на любые виды работ или услуг, которые предприятие собирается выполнять в отношении своего потребителя.

Во втором случае сметный документ носит официальное подтверждение:

• объема и видов работ, которые реализуются в рамках договора;
• себестоимости готового продукта или иного конечного результата;
• времени, которое затрачивается на достижение конечного результата.

В случае составления сметы на проведение какого-либо мероприятия ее назначение в том, чтобы перечислить будущие расходы и указать причину их возникновения. Т.е. за что производится оплата.

Например, на участие в переговорах переводчика, банкетное обслуживание, доставку гостей на место встречи, и т.д. Но очень часто именно в этом виде смет присутствует строка «Источник оплаты», в которой указывается источник финансирования мероприятия.

Как правило, необходимость в этом возникает:

• когда мероприятие проводится сразу несколькими компаниями и в смете указывается объем тех расходов, которые каждая из них согласна оплатить;
• если мероприятие организует город, а оплата его осуществляется из разных источников – спонсоров, в качестве которых может выступить даже частное лицо;
• если, наоборот, мероприятие проводится компанией, но источник финансирования – государственный, региональный или муниципальный бюджет, и т.д.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Правила составления

Видео:Сметная прибыль и накладные расходы в сметеСкачать

Смета составляется тем лицом или лицами, которые назначены для этой цели приказом по предприятию. Как правило, в этом качестве назначаются те, на какого возложена ответственность по организации и проведению мероприятия. И, как только данный приказ издан, приступают к составлению самой сметы.

https://www.youtube.com/watch?v=vdL693HlpOY

Состав расходов, входящих в смету, в отдельных случаях может быть регламентирован. Например, очень часто представительские расходы поименно указываются и закрепляются в учетной политике компании. Но в основном перечень расходов зависит от характера мероприятия и обычно несколько раз изменяется, прежде чем быть окончательно утвержденным.

Что касается источников доходов, если их необходимо указывать, они обычно появляются после составления сметы расходов, которую утверждают все участники-инвесторы.

Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов. Именно поэтому после того, как обозначены основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.

Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:

• аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
• снятие зала непосредственно в ресторане;
• использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).

В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.

Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день и даже не на одну неделю.

Как только смета готова, она подается на утверждение руководителю компании или лицу, которое ведает финансами компании. И уже после него – высшему руководству. Для окончательного утверждения сметы часто к ней прикладывается сравнительный отчет по каждой статье расходов. Этот отчет наглядно показывает, почему был выбран именно такой вариант и такая величина расходов.

После ознакомления со сметой ее либо утверждают приказом, либо направляют на доработку с замечаниями.

При утверждении сметы в приказе назначаются лица, на которых возлагаются функции по выполнению конкретных видов работ, предусмотренных в смете.

Например, в тексте приказа это может выглядеть так: «Назначить Иванову В.В. ответственной за организацию банкетного обслуживания».

Кроме того, в приказе обязательно указывается, из каких источников происходит финансирование той или иной части сметы.

Какие расходы входят в смету на проведение мероприятий?

Видео:Урок 1. Как читать смету или вид локальной сметы // How to read a Local estimateСкачать

Условно все сметные расходы можно разделить на две части:

1. основные – это те расходы, которые связаны с непосредственной организацией и проведением мероприятия:
   • аренда помещения или территории на проведение самого мероприятия и на банкетное обслуживание;
   • транспортные расходы – на доставку гостей до места назначения и обратно, оборудования, промышленных образцов, и т.д.
   • само банкетное обслуживание (кофе-брейк, деловой обед, завтраки, угощение зрителей, и т.д.);
   • Интернет, электроэнергия и связь – эти затраты могут и не входить в аренду;
   • оплата труда собственных сотрудников и внештатного персонала, участвующего в мероприятии или помогающего его организовать и провести;
   • оформление помещения или площадки для приема гостей;
   • награды, премии или иные вознаграждения;
   • изготовление полиграфии – визитки, программки, приглашения, и иное;
   • погрузочно-разгрузочные работы;
   • расходные материалы – канцтовары, и т.п.
2. накладные расходы – это издержки, которые связаны с мероприятием, но без которых можно было бы и обойтись. Например, сувениры, цветы, и т.д.

Состав всех этих расходов зависит от характера мероприятия и его масштаба. Кроме того, к любой смете обязательно добавляется некий процент на непредвиденные расходы, чтобы не выбиться из плана. Его величина тоже индивидуальна.

Методы составления

Индексный метод – в расчете используются нормативные показатели, которые корректируются на индекс текущих цен. Этот способ можно использовать при условии, что есть точные нормативные величины расходов. Как правило, они предусмотрены для строительных целей.

Аналоговый метод – когда расценки берутся из смет по аналогичным мероприятиям. Но данный метод приблизительный, а значит, остается риск не уложиться в смету.

Ресурсный метод основан на планировании расходов, исходя из реальной стоимости каждого вида расходов и последующего суммирования полученных оценок. Именно этот способ используется чаще всего: он дает точную и актуальную информацию об общей стоимости мероприятия.

документа

При составлении сметы на спортивные мероприятия важно указать:

• вид соревнования;
• дата и место его проведения;
• размещение участников в гостинице;
• аренду спортивного инвентаря;
• медицинское обслуживание на время соревнований.

При планировании расходов на праздничное мероприятие (любое) в смете отражают:

• стоимость подарков и угощения – для этого должно быть известно число гостей по приглашениям;
• стоимость концерта – услуги приглашенных артистов, аренда оборудования и площадки, и т.д.
• охрана мероприятия;
• праздничное оформление.

При  подготовке сметы с представительскими расходами важно указать:

• размещение деловых партнеров, если они иногородние;
• техническое обеспечение зала для переговоров;
• деловой обед;
• копировальные работы и услуги переводчика.

В общем виде любая смета у коммерческого предприятия, как документ, состоит из:

• названия – «Смета на проведение праздника», например;
• даты и места проведения мероприятия;
• таблицы расходов, которые рассчитываются в целом на праздник и на каждого приглашенного;
• источников финансирования;
• общей стоимости мероприятия;
• подписей лиц, составивших смету и ее утвердивших.

Видео:Новые требования к определению стоимости строительства в 2023 году. ГРАНД-Смета, версия 2023.1Скачать

У бюджетных организаций все сложней – они могут расходовать средства только на те направления, какие предусмотрены статьей 70 Бюджетного Кодекса РФ. Т.е.

на оплату труда бюджетных работников, на их командировки, оплату товаров и услуг для государственных нужд, на налоги и сборы, и возмещение вреда, причиненного бюджетным учреждением в ходе своей деятельности.

В сметах отражаются только эти расходы из расчета на финансовый год! Кроме того, сама смета составляется по правилам и в форме, какие утверждены Минфином РФ в его Приказе №112н от 20.11.2007г.

Отчет об исполнении

Этот отчет необходим для выявления отклонений от запланированного уровня расходов и их причин, и для передачи в бухгалтерию всех подтверждающих расходы документов с целью их дальнейшего принятия к учету.

https://www.youtube.com/watch?v=up4wFAGXjGE

О том, что такое смета расходов и как правильно ее составлять, рассказано в следующем видеоматериале:

📽️ Видео

ГРАНД-Смета 2022.2 Конъюнктурный анализСкачать

10 минут, чтобы узнать о профессии организатор мероприятийСкачать

Как учесть расходы на корпоратив?Скачать

Как сделать бюджет на мероприятие, чтобы утвердить его с первого раза [шаблон]Скачать

Прямые затраты в сметеСкачать

Как учесть расходы на фитнес и чай для работников?Скачать

Как сделать смету в программе Гранд смета?Скачать

ГрандСмета: накладные расходы и сметная прибыль. Новые методики определенияСкачать

АССК.pro 2021.Запись вебинара.Менеджмент спортивных соревнований. Классификация соревнований.Скачать

"pro.ССК" 2021 | Мастер-класс: "Организация спортивных событий"Скачать

Пошаговая инструкция составления сметы | Академия Сметного ДелаСкачать

Коммерческая смета. Подробный разборСкачать

Занятие №10 — Распределение общепроизводственных расходов — часть 1/2Скачать

Типовые ошибки при разработке сметной документацииСкачать